Når automatisk tidsregistrering kræver din vurdering

Automatisk tidsregistrering registrerer aktivitet. Når samme app bruges til flere kunder eller opgaver, skal du stadig forklare, hvad tiden gik til.

Registrering af aktivitet og lagring på en server er separate valg. Et manuelt stopur lader dig navngive blokken fra starten, men glemte starter og stop skal stadig rettes.

En rapport fuld af detaljer kan stadig efterlade et helt enkelt spørgsmål: Hvilken kunde var det her til?

Aktivitet er ikke hensigt

Navnet på en app eller fane fortæller ikke altid, hvorfor du åbnede den.

Forestil dig, at værktøjet siger, du brugte 45 minutter på Facebook i går.

Det registrerede endda sidernes titler:

• Sarah Mitchell | Facebook
• Daniel Cho | Facebook
• Marta Alvarez | Facebook

Og 30 andre profiler som dem.

Navnene alene skelner ikke kundekontakter, mulige kampagnekunder og virksomhedsresearch fra gamle klassekammerater eller tilfældige klik i dit feed.

I dette eksempel registrerede softwaren aktiviteten uden nok sammenhæng til at placere den. Du skal stadig skille arbejdet fra den øvrige browsing, før du afgør, hvad der var fakturerbart.

Automatisk registrering kræver stadig et menneske

Tidsregistrering handler om mere end at samle minutter. Det handler om at give minutterne en betydning.

Samme browserfane kan bruges til forskellige kunder og projekter. Et møde i kalenderen kan være fakturerbart strategiarbejde eller ubetalt administration, selv når begge invitationer hedder »Opfølgning«.

Automatisk registrering kan fange aktiviteten. En generisk apptitel kan ikke skelne mellem de formål. Regler kan hjælpe, når en vinduestitel pålideligt angiver projektet, og automatisk registrering kan hjælpe med at genskabe aktivitet, du glemte at tage tid på.

Ved uklare blokke ender oprydningen stadig hos dig. Du gennemgår blokkene, giver dem nye navne og sletter støj. Så sidder du og forklarer dig selv, hvorfor en underlig del af dagen faktisk var arbejde.

Når det meste af dagen ser sådan ud, kan den »automatiske« del begynde at føles mindre nyttig.

Gennemgå AI-betegnelser, du ikke kan forklare

Hvis dit værktøj foreslår AI-betegnelser, så sammenhold dem med arbejde, du kan identificere.

En betegnelse, du ikke kan bekræfte, er ikke det samme som en registrering, du kan forklare. Står der »Kampagneresearch« på næste uges faktura, skal du vide, hvilket arbejde der ligger bag linjen.

Forslag hjælper, når de er rigtige og sparer mere besvær, end de kræver at gennemgå. Skal du skrive dem om, så sammenlign oprydningen med at navngive arbejdet fra starten.

Du kan lade et værktøj registrere aktiviteten, men du skal stadig forklare fakturaen. En AI-betegnelse afgør ikke i sig selv, hvad arbejdet var til.

Hvor loggen ligger, er et særskilt valg

Hvordan en blok registreres, og hvor den ligger, er separate valg.

Afhængigt af værktøjet kan en automatisk log rumme flere detaljer end det arbejde, du ville registrere, for eksempel sidetitler eller skærmbilleder. Tjek, hvad dit værktøj gemmer, og foretræk en log, der kun rummer de blokke, du selv valgte at navngive.

Undersøg derefter, hvor historikken sendes hen, og hvem der kan læse den. Automatisk registrering besvarer ikke i sig selv det spørgsmål.

Hvis du vil undgå at gemme historikken på en server, så vælg en registrering, der bliver på din enhed.

Start og stop med vilje

Har du allerede en automatisk log for denne uge, så behandl ikke hver appblok som fakturerbare timer. Behold de perioder, du kan forklare, skriv en note, du kan forstå om en uge, og læg uklare blokke til side. Brug beskeder eller kalenderen til at gennemgå dem før fakturering.

Hvis gennemgangen af uklare blokke tager for lang tid, så prøv en manuel log i næste uge:

1. Start, når blokken begynder. Angiv kunden eller projektet, så du kan finde tiden igen, når du gennemgår ugen.
2. Stop, når du skifter. En ny kunde, et måltid eller en anden slags arbejde får sin egen post.
3. Skriv én note. Beskriv arbejdet, mens du stadig ved, hvad fanen var til.
4. Ret glemte start- og sluttider. Brug noter, beskeder eller kalenderen som spor. Markér usikre varigheder som skøn, og lad dem stå som ukendte, når sporene ikke er nok.

Hvis de 45 minutter var ét sammenhængende stykke research i mulige kunder for en tænkt kunde, Hartwell, kunne Facebook-sessionen blive til denne post:

Hvis minutterne var spredt over dagen, eller kun nogle af profilerne var til Hartwell, så registrer kun de stykker, du kan navngive.

Hvor TimeRetain passer ind

TimeRetain er et manuelt stopur til en registrering, du kan forklare. Gem kunden og formålet ved siden af timerne, så du i næste uge stadig ved, hvad de 45 minutter gik til.

Du vælger selv indholdet af loggen. TimeRetain tager ikke skærmbilleder og overvåger ikke apps eller faner. Glemmer du en start eller et stop, kan du rette posten.

Du behøver ingen konto. Den primære registrering bliver på din enhed. Hvis du slår valgfri synkronisering til, gemmer TimeRetain en krypteret kopi på sine servere.