Kun automaattinen ajanseuranta tarvitsee harkintaa

Automaattinen ajanseuranta tallentaa toimintaa. Kun sama sovellus palvelee useita asiakkaita tai tehtäviä, sinun pitää edelleen selittää, mihin aika käytettiin.

Toiminnan tallentaminen ja sen säilyttäminen palvelimella ovat erillisiä valintoja. Manuaalinen ajastin antaa nimetä jakson alussa, mutta unohtuneet käynnistykset ja pysäytykset pitää silti korjata.

Yksityiskohtainenkin raportti voi jättää peruskysymyksen auki: kenelle asiakkaalle tämä tehtiin?

Toiminta ei kerro tarkoitusta

Sovelluksen tai välilehden otsikko ei aina kerro, miksi avasit sen.

Oletetaan, että seuranta kertoo sinun viettäneen eilen 45 minuuttia Facebookissa.

Se tallensi jopa sivujen otsikot:

• Sarah Mitchell | Facebook
• Daniel Cho | Facebook
• Marta Alvarez | Facebook

Ja 30 muuta samanlaista profiilia.

Nimet eivät yksin erottele asiakaskontakteja, kampanjan mahdollisia kohteita ja yritystutkimusta vanhoista luokkatovereista tai syötteen satunnaisista klikkauksista.

Esimerkissä ohjelmisto tallensi toiminnan ilman riittävää asiayhteyttä. Työ pitää edelleen erottaa selailusta ennen sen laskutettavuuden päättämistä.

Automaattinen tallennus tarvitsee yhä ihmistä

Ajanseuranta on enemmän kuin minuuttien keräämistä. Se on merkityksen liittämistä minuutteihin.

Sama välilehti voi palvella eri asiakkaita ja projekteja. Kalenteritapaaminen voi olla laskutettavaa strategiatyötä tai laskuttamatonta hallintoa, vaikka molempien kutsuissa lukisi ”Tilannekatsaus”.

Automaattinen seuranta voi tallentaa toiminnan. Yleinen sovelluksen nimi ei erota näitä käyttötarkoituksia. Säännöt voivat auttaa, kun ikkunan otsikko tunnistaa projektin luotettavasti, ja automaattinen tallennus voi palauttaa toimintaa, jonka unohdit mitata.

Epäselvien jaksojen siivoaminen jää sinulle. Tarkistat jaksot, nimeät ne uudelleen ja poistat kohinan. Sitten selität itsellesi, miksi kummalliselta näyttävä osa päivästä oli työtä.

Kun suurin osa päivästä näyttää tuolta, ”automaattisuus” voi alkaa tuntua vähemmän hyödylliseltä.

Tarkista tekoälyn luokitukset, joita et osaa selittää

Jos työkalusi ehdottaa tekoälyn tekemiä luokituksia, vertaa niitä tunnistamaasi työhön.

Luokitus, jota et pysty tarkistamaan, ei ole sama asia kuin kirjanpito, jonka osaat selittää. Jos ensi viikon laskussa lukee ”Kampanjatutkimus”, sinun pitää tietää, mikä työ tukee riviä.

Ehdotukset auttavat, kun ne osuvat oikein ja säästävät enemmän työtä kuin niiden tarkistus vie. Jos sinun pitää kirjoittaa ne uudelleen, vertaa siivoamista työn nimeämiseen heti aloittaessasi.

Voit ulkoistaa kirjaamisen, mutta lasku pitää edelleen selittää. Pelkkä tekoälyn luokitus ei osoita työn tarkoitusta.

Lokin sijainti on erillinen valinta

Jakson tallennustapa ja sen säilytyspaikka ovat erillisiä valintoja.

Työkalusta riippuen automaattinen loki voi säilyttää enemmän yksityiskohtia kuin aioit kirjata, kuten sivujen otsikoita tai kuvakaappauksia. Tarkista, mitä omasi säilyttää, ja suosi kirjanpitoa, jossa ovat vain valitsemasi ja nimeämäsi jaksot.

Selvitä sitten, minne historia päätyy ja kuka voi lukea sitä. Pelkkä automaattinen tallennus ei vastaa tähän.

Jos haluat välttää historian säilyttämistä palvelimella, valitse laitteellasi pysyvä kirjanpito.

Aloita ja lopeta tarkoituksella

Jos sinulla on jo tämän viikon automaattinen loki, älä pidä jokaista sovellusjaksoa laskutettavana aikana. Säilytä jaksot, jotka osaat selittää, kirjoita viikon päästä ymmärrettävä muistiinpano ja siirrä epäselvät sivuun. Tarkista niitä viestien tai kalenterin avulla ennen laskutusta.

Jos epäselvien jaksojen tarkistus vie liikaa aikaa, kokeile ensi viikolla manuaalista kirjanpitoa:

1. Aloita jakson alkaessa. Nimeä asiakas tai projekti, jotta löydät ajan viikon tarkastelussa.
2. Lopeta vaihtaessasi. Uusi asiakas, ateria tai erilainen työ saa oman merkinnän.
3. Kirjoita yksi muistiinpano. Nimeä työ vielä muistaessasi välilehden tarkoituksen.
4. Korjaa unohtuneet rajat. Käytä muistiinpanoja, viestejä tai kalenteria vihjeinä. Merkitse epävarmat kestot arvioiksi ja jätä ne tuntemattomiksi vihjeiden ollessa riittämättömiä.

Jos nuo 45 minuuttia olivat yksi yhtenäinen jakso potentiaalisten asiakkaiden taustatyötä kuvitteelliselle asiakkaalle, Hartwellille, Facebook-jaksosta voi tulla tämä merkintä:

Jos minuutit jakautuivat pitkin päivää tai vain osa profiileista oli Hartwellille, kirjaa vain ne jaksot, jotka pystyt nimeämään.

Mihin TimeRetain sopii

TimeRetain on manuaalinen ajastin selitettävän kirjanpidon pitämiseen. Pidä asiakas ja tarkoitus tuntien vieressä, jotta tiedät ensi viikollakin, mihin nuo 45 minuuttia menivät.

Sinä valitset kirjanpidon sisällön. TimeRetain ei ota kuvakaappauksia tai tarkkaile sovelluksia ja välilehtiä. Jos unohdat alun tai lopun, voit korjata merkinnän.

Tiliä ei tarvita. Ensisijainen kirjanpito pysyy laitteellasi. Jos otat valinnaisen synkronoinnin käyttöön, TimeRetain tallentaa salatun kopion palvelimilleen.