Tidsregistrering for freelancere: Bevar kontrollen

Tidsregistrering for freelancere er en arbejdslog, du kan tage med dig. Skriv, hvem arbejdet var for, hvad du lavede, hvor længe det tog, og hvilken sats der gælder. Det er ikke et helt faktureringssystem.

Du fører loggen for at fakturere, kontrollere en løbende aftale eller prissætte næste opgave ud fra faktiske timer. Den fakturaapp, det regneark eller den bogholder, du allerede bruger, sender stadig regningen.

Et eksempel på en tirsdag med fire små opgaver, der er lette at glemme om fredagen:

Eksemplet forudsætter, at du registrerede tiderne under arbejdet. Genskaber du ugen fra hukommelsen, risikerer du at afrunde efter oplevelsen af arbejdet. Summen fortæller ikke, om gættene udlignede hinanden.

Saml hver kundes arbejde, så du kan se summen inklusive arbejde, du vælger ikke at fakturere. Start- og sluttider registreret undervejs giver mere at kontrollere end en varighed, du gætter senere.

En note bør stadig give mening ved faktureringen. Hold ubetalt arbejde uden for fakturaen, men behold det under den kunde eller det projekt, det hører til. Det tog stadig tid, og det bør summen vise. Gem generel virksomhedsadministration adskilt fra kundearbejde.

Hvorfor freelancere har gavn af tidsregistrering

For et afsluttet fastprisprojekt dividerer du honoraret med alle de brugte timer. I et tænkt eksempel giver et honorar på 2.400, der tog 40 timer inklusive samtaler og rettelser, 60 pr. time. Den effektive timepris er bruttoomsætning pr. time før udgifter, ikke et mål at kopiere til næste tilbud.

Brug timerne til at anslå næste lignende opgave. Du kunne sætte prisen efter en timepris, der dækker udgifter, ubetalt arbejde og dit indtægtsmål. Tog opgaven for lang tid, så afgør, om den næste kræver flere timer eller et snævrere omfang.

Et opkald på ti minutter, en hurtig rettelse, kundebeskeder og fejlsøgning efter levering forsvinder, hvis de aldrig får en række. Skriv dem ned. Beslut senere, om du vil fakturere dem, samle dem eller lade dem være ubetalte med vilje.

Hvis du registrerer hver besked på fire minutter og runder hver enkelt op, kan fakturaen blive for høj. Med afrunding til 15 minutter bliver tre beskeder på fire minutter til 45 minutter på fakturaen for 12 minutters arbejde. Du kunne aftale med kunden, om hver opgave eller en samlet sum afrundes.

Hvis en løbende aftale omfatter et bestemt antal timer, så træk kun timer fra, som tæller med i aftalen. Udelad arbejde, du vælger ikke at fakturere, og fortæl kunden, når du nærmer dig grænsen.

Når en app til tidsregistrering står i vejen

Projekter, opgaver, underopgaver, budgetter, fakturaskabeloner, kundeportaler og teamrettigheder kan give mere opsætning, end du behøver.

Et budget hjælper, når en løbende aftale har et timeloft. Behold kun funktioner, din arbejdsgang bruger.

Undersøg, hvilke felter appen kræver, før du kan begynde, og om gamle kunder kan arkiveres.

Et påkrævet hierarki kan se godt ud i en demonstration. Du vælger kunde, projekt, opgave og underopgave, før du kan starte stopuret. På en tirsdag med fire små opgaver er det besvær.

Indbygget fakturering kan være god, når formatet passer til den måde, du allerede tager betaling på. Før du skifter, så undersøg, om værktøjet kræver et projekttræ, der ikke passer til din fakturering.

Har du allerede en faktureringsløsning, kan endnu et system give dobbeltindtastning og tvivl om den rette version. En integration kan fjerne kopieringen. Behold faktureringen, hvor den er, når løsningen fungerer for dig.

Eksport hjælper, når det næste sted, du fakturerer, kan bruge de timer, noter og projektnavne, du allerede gemmer.

Konti, der kræver konstant internetforbindelse, lagring kun i skyen, aktivitetsmål, skærmbilleder og teamovervågning kan passe til en arbejdsplads. De passer dårligt, når du vil have en privat log, der virker uden forbindelse. Kræver en kunde eller platform en arbejdsdagbog, så hold den adskilt fra din egen log.

Hold loggen flytbar

Når du allerede fakturerer et andet sted, er den nyttige tidsregistrering en arbejdslog, du kan eksportere. Gennemgå rækkerne, og læg dem derefter ind i den fakturering, du allerede bruger.

Library of Congress beskriver CSV som meget udbredt til udveksling af tabeldata mellem systemer. Det enkle format er nyttigt her.

Før du vælger et værktøj, så afprøv en prøveeksport med det værktøj eller den person, der håndterer fakturaerne. Sørg for, at loggen er brugbar der.

Sådan fører du loggen

Registrer først. Ret samme dag. Eksportér, når du fakturerer.

1. Start, når arbejdet begynder. Vent ikke på et perfekt projekttræ. Stop det aktuelle stopur, når du skifter kunde, så hver arbejdsperiode får sin egen tydelige post.
2. Saml arbejde efter kunde. Hold kundens timer sammen, og adskil kun projekter, når du har brug for deres egne summer.
3. Adskil arbejde, du vil sammenligne. Møder, skrivning og support kan være nyttige grupper, hvis du vil se, hvad der tager mest tid.
4. Skriv en note, kunden kan læse. »Udkast til forside efter gennemgang« er bedre end »Timer«. Prøven for fakturerbare timer er, om linjen stadig forklarer sig selv om tre uger.
5. Brug loggen ved fakturering. Gennemgå kundens arbejde i perioden, og medtag timerne, du aftalte at tage betaling for.

Glemmer du et stopur, så brug kalender, afsendte filer og beskeder til at anslå tiden, mens arbejdet er friskt. Markér usikre skøn.

Brug afrundingsmetoden, du aftalte med kunden. Timefakturering viser eksempler med 6 og 15 minutter. Behold præcise tider i loggen, og afrund en kopi til fakturaen.

Hvad du kigger efter i en freelanceapp

Begynd hurtigt, og ret fejl senere. Skriv nok detaljer til, at en post stadig giver mening, når du fakturerer.

Se efter en klar kundesum og en måde at se, hvad tiden gik til, som møder eller skrivning. Du skal kunne håndtere forskellige kundepriser og enkeltopgaver uden at ændre priserne for uvedkommende arbejde.

Rettelser skal være enkle til de gange, du glemmer et ur. Angiver registrerede appnavne ikke kunden eller opgaven, så gennemgå den automatiske log før fakturering. Du kan beholde den som privat kontrol, mens fakturaen bygger på din rettede log.

Summer for en periode bør hjælpe dig med at kontrollere timer og indtjening uden at gøre stopuret til et regnskabsprogram.

Hvis en app er gratis, men dine poster er fanget i den, er tilbuddet svagere, end det ser ud. Vælg et værktøj, der lader dig tage loggen med. Arbejder du steder med en ustabil internetforbindelse, så prioriter adgang uden internet.

Hvor TimeRetain passer ind

TimeRetain hjælper dig med at føre din egen log over kundearbejde uden konto. Den primære registrering bliver på enheden. Valgfri synkronisering gemmer en krypteret kopi på TimeRetains servere.

Saml kundens opkald, udkast og opfølgning, så du kan gennemgå den fulde sum før fakturering. Adskil møder og skrivning, når du vil se tidsforbruget. Du kan tage loggen med til et regneark, når du vil gennemgå den der.

Begynd med din næste kundeopgave. Gem en note sammen med timerne, så du har en log, du kan forklare ved faktureringen. Ingen konto nødvendig.

Åbn appen →