O que é uma análise do tempo? Onde vão as horas

Uma análise do tempo é um olhar curto e particular sobre para onde vão suas horas. Faça uma vez para aprender algo. Não é um hábito que você precise manter para sempre.

Ela não exige um aplicativo, uma planilha cheia de fórmulas nem um alarme a cada trinta minutos. Pode ser uma linha escrita quando você troca de tarefa, como neste exemplo:

09:10-09:55 - e-mail e Slack - reativo

Essa linha já diz algo: 45 minutos foram para mensagens. A nota marca esse bloco como reativo. Escreva mais algumas linhas, observe o padrão, e você terá feito uma análise do tempo.

A análise pode virar um trabalho por si só. Se anotar cada minuto interrompe seu trabalho, comece com blocos mais amplos.

A diferença que uma análise do tempo revela

Imagine um dia que parece ter sido “passei a manhã no projeto”. Suas notas colocam esse projeto entre três conversas no Slack, uma reunião que se estendeu e um desvio pela caixa de entrada.

Essa diferença é o objetivo de uma análise do tempo. Você compara sua memória com um registro e depois decide se algo precisa mudar.

Três dias são um retrato leve. Uma semana de trabalho completa permite comparar segunda e sexta, como uma segunda cheia de reuniões e uma sexta de relatórios.

Uma análise leve de três dias

Esta é uma versão curta o bastante para terminar. Se quiser as linhas já organizadas, use a planilha de análise do tempo.

Escolha três dias comuns. Se quiser entender sua rotina habitual, evite um lançamento, uma semana de viagem e uma semana excepcionalmente tranquila depois de um prazo. Se o que você quer examinar é a viagem, registre a viagem.

Escolha cinco ou seis categorias amplas. Pare por aí. Detalhe extra significa mais decisões a cada troca.

Categorias como trabalho focado, reuniões, comunicação, administração, pausas e outros bastam. Se escolher uma categoria leva mais tempo do que escrever a nota, tente categorias mais amplas.

Registre por bloco, não pelo relógio. Quando mudar o que está fazendo, escreva uma linha: início e fim aproximados, a categoria e algumas palavras. Se esquecer de escrever as linhas, experimente um lembrete.

Horários aproximados bastam para encontrar padrões. Se você também cobra essas horas, registre os horários exatos de início e fim enquanto trabalha.

Mantenha a análise leve de propósito. Se um lembrete interrompe seu trabalho, espace-o ou registre nas pausas naturais.

Notas de troca de tarefa também têm lacunas. Você pode deixar passar uma olhada no Slack que nunca anotou como troca. Para esta verificação, notas que você termina valem mais do que um registro rigoroso que você abandona.

Depois dos dias registrados, revise em busca de padrões. Antes de somar qualquer coisa, anote seu palpite para cada categoria. Depois some as horas reais por categoria e coloque os dois números lado a lado. As categorias em que os dois mais diferem merecem um olhar mais atento.

Em seguida, marque cada bloco com uma palavra: mais, menos ou bom. Procure para onde foi o tempo, o que surpreendeu você e a diferença entre o que levou mais horas e o que teve mais valor.

Decida o que vem depois

Com as notas em mãos, decida o que ainda precisa de um olhar mais atento.

Você pode repetir a mesma verificação daqui a alguns meses. Isso é uma análise posterior, não um motivo para manter um cronômetro em cada categoria.

Procure uma lista curta. Olhe cada categoria e tome uma decisão: continuar observando ou deixar de lado.

Se as manhãs somem em trabalho reativo e você controla sua agenda, reserve um bloco da manhã para trabalho focado. Registre as manhãs por duas semanas para ver se esse bloco se mantém e ajuda.

Se você cobra pelo seu tempo, esse é outro hábito, tratado em controle de tempo para freelancers. Se mantiver um cronômetro para o trabalho faturável depois da análise, registre também o trabalho de apoio não faturável. Se registrar só horas faturáveis, a administração não vai aparecer nos seus totais.

Outras coisas podem parar. Você não precisa continuar cronometrando o almoço se a duração dele não é algo que você quer mudar. Se uma categoria parou de ensinar algo, deixe-a de lado.

Se uma nota diária ainda for útil, mantenha.

Mantenha em particular, e mantenha sob seu controle

Guarde os detalhes que não quer compartilhar num registro que você controla.

Se começar a editar suas notas pensando num gestor, a análise vira um relatório. Você perde tudo o que decidir deixar de fora.

Por exemplo, renomear uma hora distraída como trabalho focado esconde um padrão que você queria ver.

Guarde a nota original para que sua revisão continue refletindo o que você registrou.

Mantenha os dois registros separados. Uma análise pessoal é para você. Ela ajuda você a decidir como quer passar seu tempo.

Se um empregador precisar de horas, entregue o registro que ele pedir. Suas observações pessoais podem ficar separadas dessa folha de horas.

Um registro detalhado inclui as tarefas, pausas e distrações que você decidiu anotar. Se não precisa compartilhá-lo, mantenha o registro no seu próprio dispositivo e evite uma pasta compartilhada.

O registro de um aplicativo ou uma captura de tela pode conter atividade que você não marcou como troca de tarefa.

Um caderno de três dias pode deixar passar distrações rápidas, mas você escolhe o que entra nele. Leia mais sobre quando um título capturado ainda precisa de uma decisão.

Exemplos do que as notas podem mostrar

Estes são exemplos hipotéticos. O método é o mesmo, mas o próximo passo depende do que você quer mudar.

Uma lista de verificação curta

• Escolha dias que representem a rotina que você quer examinar.
• Três dias para um retrato; uma semana de trabalho se a segunda e a sexta forem diferentes.
• Escolha cinco ou seis categorias amplas e fique com elas.
• Escreva uma linha a cada troca de tarefa; horários aproximados servem para padrões.
• Use lembretes só se eles ajudarem a manter o registro sem atrapalhar o trabalho.
• Depois dos dias registrados, dê um palpite para o total de cada categoria, depois some as horas reais e compare.
• Procure padrões: para onde foi o tempo, o que surpreendeu você e valor versus volume.
• Decida o que continuar acompanhando: o que você está mudando, o que você cobra e o trabalho de apoio que, de outra forma, passaria despercebido.
• Mantenha observações pessoais separadas dos registros que você precisa compartilhar.

Depois de ter as notas

Agora você tem um registro de alguns dias, com as lacunas que suas notas deixaram. Decida se algo precisa mudar. Se as notas responderem à sua pergunta, você pode parar. Se deixarem uma lacuna, escolha algumas coisas para observar mais de perto.

Quando algumas coisas ainda precisarem de um olhar mais atento, o TimeRetain ajuda você a acompanhar sem repetir a análise inteira. Se você reservou as manhãs para trabalho focado, cronometre essas sessões por uma semana e compare o total com as horas que planejou.

O registro principal fica no seu dispositivo.

A sincronização opcional guarda uma cópia criptografada nos servidores do TimeRetain.

Ele não observa os dias que você deixa em branco nem faz capturas de tela.