Bør en tidsanalyse være privat?

Hold en personlig analyse privat, hvis den indeholder detaljer, du ikke vil dele. Hold noterne adskilt fra timer, du indberetter til en arbejdsgiver. Så kan du notere distraktioner uden at gøre dem til en del af en rapport.

Hvor længe skal en tidsanalyse vare?

Tre almindelige dage giver et hurtigt øjebliksbillede. En hel arbejdsuge omfatter både mandag og fredag, så du kan sammenligne dem.

Skal jeg bruge en app til tidsanalyse?

Nej, en notesbog eller en noteapp er nok. Skriv én linje pr. opgaveskift. Et stopur er valgfrit til analysen eller en vane, du vil følge bagefter.

Hvad skal jeg registrere efter analysen?

Efter de registrerede dage gennemgår du mønstre, overraskelser og forskellen mellem timer og værdi. Fortsæt med at registrere det, du ændrer eller fakturerer, og de øvrige opgaver, der knytter sig til det arbejde. Lad resten være.

Hvad er en tidsanalyse? Se, hvor timerne bliver af

Q: Hvad er en tidsanalyse?

En tidsanalyse er en kort, privat gennemgang af, hvor dine timer bliver af. I nogle få dage skriver du én linje, hver gang du skifter opgave. Derefter lægger du hver kategori sammen og sammenligner summerne med din oplevelse af dagene.

En tidsanalyse er et kort, privat kig på, hvor dine timer bliver af. Gør det én gang for at lære noget. Det er ikke en vane, du skal beholde for altid.

Den kræver ikke en app, et regneark med formler eller en alarm hver halve time. Den kan være én linje, du skriver, når du skifter opgave:

09:10-09:55 - e-mail og Slack - reaktivt

Linjen fortæller allerede noget: 45 minutter gik til beskeder. Noten kalder blokken reaktiv. Skriv nogle flere linjer, se på mønstret, og du har gennemført en tidsanalyse.

Analysen kan selv blive et arbejde. Hvis registrering af hvert minut afbryder dig, så begynd med bredere blokke.

Den forskel, analysen viser

Forestil dig en dag, der føles som: »Jeg brugte formiddagen på projektet.« Noterne viser, at projektarbejdet lå mellem tre samtaler på Slack, et møde der trak ud, og en omvej gennem indbakken.

Det er pointen med tidsanalysen. Du sammenligner hukommelsen med en registrering og beslutter derefter, om noget skal ændres.

Tre dage er et hurtigt øjebliksbillede. En hel arbejdsuge lader dig sammenligne mandag og fredag, for eksempel en mandag med mange møder og en fredag med rapporter.

En enkel analyse over tre dage

Her er en version, der er kort nok til at gennemføre. Vil du have rækker, der allerede er sat op, kan du bruge analysearket.

Vælg tre almindelige dage. Hvis du vil forstå din normale rutine, så spring en lancering, en rejseuge og en usædvanligt stille uge efter en frist over. Hvis det er rejser, du vil undersøge, så registrer rejsen.

Vælg fem eller seks brede kategorier. Stop der. Flere detaljer giver dig flere valg at træffe ved hvert skift.

Kategorier som koncentreret arbejde, møder, kommunikation, administration, pauser og andet er nok. Hvis det tager længere tid at vælge en kategori end at skrive noten, så prøv bredere kategorier.

Registrer i blokke, ikke efter uret. Når du skifter opgave, skriver du én linje: omtrentligt start- og sluttidspunkt, kategori og nogle få ord. Hvis du glemmer linjerne, kan du prøve en påmindelse.

Omtrentlige tider er nok til at finde mønstre. Hvis du også fakturerer timerne, så registrer præcise start- og sluttider under arbejdet.

Hold det bevidst enkelt. Hvis en påmindelse afbryder dig, så brug den sjældnere eller skriv ved naturlige pauser.

Noter om opgaveskift har også huller. Du kan overse et hurtigt kig på Slack, som du aldrig kaldte et opgaveskift. Til denne gennemgang er noter, du får skrevet færdig, bedre end en strengere log, du opgiver.

Efter de registrerede dage ser du efter mønstre. Før du lægger noget sammen, så skriv dit gæt for hver kategori. Læg derefter de reelle timer sammen pr. kategori, og stil de to tal side om side. De kategorier, hvor tallene afviger mest, er værd at se nærmere på.

Markér derefter hver blok med ét ord: mere, mindre eller fint. Find ud af, hvor tiden gik hen, hvad der overraskede dig, og forskellen mellem det, der tog flest timer, og det, der havde størst værdi.

Vælg, hvad der sker nu

Når du har noterne, skal du beslutte, hvad der stadig kræver et nærmere kig.

Du kan gentage gennemgangen efter nogle måneder. Det er en ny analyse, ikke en grund til at have et ur kørende på hver kategori hver dag.

Gå efter en kort liste. Se på hver kategori, og vælg: Følg den videre, eller giv slip.

Hvis morgenerne forsvinder i reaktivt arbejde, og du selv bestemmer din plan, så afsæt en blok om morgenen til koncentreret arbejde. Følg morgenerne i to uger for at se, om blokken holder og hjælper.

Hvis du fakturerer din tid, er det en særskilt vane, beskrevet i tidsregistrering for freelancere. Hvis du beholder et stopur til fakturerbart arbejde efter analysen, så registrer også de ikke-fakturerbare opgaver omkring arbejdet. Hvis du kun registrerer fakturerbare timer, fremgår administration ikke af summerne.

Andre ting kan du lade være. Du behøver ikke blive ved med at tage tid på frokost, hvis du ikke vil ændre dens længde. Hvis en kategori ikke længere lærer dig noget, så giv slip.

Hvis en daglig note stadig hjælper, så behold den.

Hold den privat og i dine egne hænder

Gem detaljer, du ikke vil dele, i en registrering, du selv råder over.

Hvis du redigerer noterne til en leder, bliver analysen en rapport. Det, du vælger at udelade, går tabt.

Omdøber du for eksempel en time med distraktioner til koncentreret arbejde, skjuler du et mønster, du ville undersøge.

Behold den oprindelige note, så gennemgangen stadig afspejler det, du registrerede.

Hold de to registreringer adskilt. En personlig analyse er til dig. Den hjælper dig med at vælge, hvordan du vil bruge din tid.

Hvis en arbejdsgiver har brug for timer, så aflever den registrering, der efterspørges. Dine personlige observationer kan holdes adskilt fra timesedlen.

En detaljeret log indeholder de opgaver, pauser og distraktioner, du valgte at notere. Hvis du ikke behøver dele den, så gem registreringen på din egen enhed, og undgå en delt mappe.

En applog eller et skærmbillede kan indeholde aktivitet, du ikke kaldte et opgaveskift.

En notesbog over tre dage kan overse korte distraktioner, men du vælger selv indholdet. Læs mere om, hvornår en registreret titel stadig kræver en vurdering.

Eksempler på, hvad noterne kan vise

Dette er tænkte eksempler. Metoden er den samme, men næste skridt afhænger af det, du vil ændre.

Hvis noterne viser	Hvad du kan gøre
Du løste øvelsesopgaver i to korte perioder før frokost. Andre studieblokke bestod af genlæsning med telefonen ved siden af.	Beskyt de perioder, hvis de hjælper dig med at lære. Giv genlæsning sin egen betegnelse, og sammenlign opgaveresultaterne sammen med tiden.
Møder og beskeder fylder dagen; koncentreret arbejde får resten af eftermiddagen	Hvis du selv bestemmer din plan, så afsæt en blok om morgenen til koncentreret arbejde. Følg den i to uger for at se, om den hjælper.
Et sideprojekt fik tyve minutter fordelt på tre dage	Hvis du vil give det mere tid og har plads i ugen, så læg en gentagen blok i kalenderen.

En kort tjekliste

Vælg dage, der repræsenterer den rutine, du vil undersøge.
Brug tre dage til et øjebliksbillede; vælg en arbejdsuge for at sammenligne mandag og fredag.
Vælg fem eller seks brede kategorier, og hold dig til dem.
Skriv én linje, hver gang du skifter opgave; omtrentlige tider er nok til at se mønstre.
Brug kun påmindelser, hvis de hjælper dig med at føre loggen uden at afbryde arbejdet.
Efter de registrerede dage gætter du på hver kategoris sum, lægger de reelle timer sammen og sammenligner.
Se efter mønstre: hvor tiden gik, hvad der overraskede dig, og værdi i forhold til tidsforbrug.
Beslut, hvad du vil følge videre: det, du ændrer, det, du fakturerer, og opgaver omkring arbejdet, du ellers ville overse.
Hold personlige observationer adskilt fra registreringer, du skal dele.

Når du har noterne

Nu har du en registrering af nogle dage med de huller, noterne efterlod. Beslut, om noget skal ændres. Hvis noterne besvarer dit spørgsmål, kan du stoppe. Hvis de efterlader et hul, så vælg nogle få ting, du vil følge nærmere.

Når nogle få ting stadig kræver et nærmere kig, hjælper TimeRetain dig med at følge op uden at gentage hele analysen. Har du reserveret formiddage til koncentreret arbejde, kan du tage tid på de sessioner i en uge og sammenligne summen med de planlagte timer.

Den primære registrering bliver på din enhed.

Valgfri synkronisering gemmer en krypteret kopi på TimeRetains servere.

Det holder ikke øje med de dage, du lader stå tomme, og det tager ikke skærmbilleder.

Se, hvor meget tid du giver den vane, du har valgt.

Åbn appen →