Planilha de análise do tempo para preencher

Copie a planilha abaixo para uma nota, ou baixe o CSV. Anote o início ao começar e o fim ao parar ou pausar. Use outra linha ao recomeçar.

Dia 1:
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Registro:
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Dia 2:
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Dia 3:
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Registro:
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Revisão:
Para onde foram as horas:

O que surpreendeu:

Horas e valor:

Continuar acompanhando:
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Deixar de lado:
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Esta página explica como preencher a planilha. Para o método, veja o que é uma análise do tempo. Não é uma folha de horas para enviar.

O que há na planilha

A primeira página tem três tabelas, uma por dia, com início, fim e nota. Uma linha a cada começo. Horários aproximados bastam.

Escolha dias da rotina que quer examinar. Para deslocamento, registre a viagem. Três dias são um retrato. Três dias úteis não mostram o fim de semana, e três dias talvez não revelem um padrão confiável entre segunda e sexta.

A segunda é a revisão: onde foram as horas, o que surpreendeu, horas e valor. Abaixo, duas listas: continuar acompanhando e deixar de acompanhar.

Não há valor por hora ou cliente. As linhas seguem trocas de atividade, não uma grade de meia hora.

Como preencher cada linha

Anote o início ao começar. Anote o fim ao parar ou pausar. Use uma nova linha ao recomeçar.

1. Início e fim. Use o horário que diria a um amigo. 09:10 a 09:55 basta.
2. Nota. Identifique o trabalho. “Emails e Slack” diz algo; “Ocupado” não. Poucas palavras valem mais que vazio.

Anote o horário a cada troca. Se continuar esquecendo, experimente um lembrete numa pausa natural; mude o horário dele se interromper seu trabalho. Se estimar depois, marque como aproximado.

Deixe linhas não usadas vazias. Uma linha em branco não precisa de tarefa. Se um dia cheio precisar de mais de seis linhas, acrescente outras.

Um dia preenchido

Um exemplo inventado:

Emails ocuparam os primeiros 45 minutos. A proposta recebeu 85, de 09:55 a 11:20. O alinhamento tomou os 40 antes do meio-dia.

A lacuna após 12:00 é uma pausa. A próxima linha começa ao retomar.

Guarde notas para si, inclusive diretas como “passou do tempo”.

Revise depois de três dias

Preencha a segunda página após ter três dias de linhas.

Antes de reler, faça uma nota separada estimando onde acha que gastou as horas.

Leia os dias uma vez e some os minutos aproximados de cada tipo de nota. Escreva:

• Onde foram as horas. O tipo de trabalho que tomou mais tempo. Uma frase.
• O que surpreendeu. Onde as linhas diferem do seu palpite, ou um bloco que parecia curto e não era.
• Horas e valor. O trabalho que consumiu o dia ao lado do que trouxe avanço.

Separe as descobertas. Continuar acompanhando é para hábito em mudança ou horas que precisa informar. Deixar de acompanhar é o restante.

Escolha uma mudança sob seu controle. Se mensagens interromperam um projeto, teste um bloco para respostas não urgentes e veja se o projeto recebe mais tempo. Se não pode mover as demandas, discuta prioridades com quem decide.

O diário de trabalho responde outra pergunta: o que terminou e o que atrapalhou. Escreva no fim do dia se quer um ponto de partida para amanhã. Separe reflexões longas para as entradas ficarem fáceis de ler.

Guarde no seu dispositivo

Salve a planilha final no dispositivo. Não coloque numa pasta compartilhada “para depois”. Se imprimir, não deixe numa pilha que outras pessoas leem.

Use um cronômetro de base local para o que continua observando. A análise pode ficar no papel.

Se continua acompanhando emails, o TimeRetain mostra quanto de cada manhã ocupam depois da análise. O registro principal fica no dispositivo. A sincronização opcional guarda uma cópia criptografada nos servidores do TimeRetain.

Mantenha um cronômetro privado para as poucas coisas que a planilha indicou acompanhar.

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Guarde o arquivo

Com as três tabelas e revisão preenchidas, feche. Deixe a lista de acompanhamento só com as poucas linhas que ainda precisam de cronômetro.