Mitä ajankäytön kartoitus on? Näe tuntisi

Ajankäytön kartoitus on lyhyt, yksityinen katsaus siihen, mihin tunnit menevät. Tee se kerran oppiaksesi jotakin. Siitä ei tarvitse tehdä ikuista tapaa.

Et tarvitse sovellusta, kaavoja täynnä olevaa taulukkoa tai hälytystä puolen tunnin välein. Yksi rivi tehtävää vaihtaessasi voi riittää, kuten tässä esimerkissä:

09:10-09:55 - sähköposti ja Slack - reagointia

Rivi kertoo jo jotakin: 45 minuuttia meni viesteihin. Muistiinpano nimeää jakson reagoinniksi. Kirjoita muutama rivi lisää, katso toistuvuutta ja olet tehnyt kartoituksen.

Kartoituksesta voi tulla oma työnsä. Jos jokaisen minuutin kirjaaminen keskeyttää työn, aloita laajemmista jaksoista.

Mitä eroa kartoitus selvittää

Kuvittele päivä, josta ajattelet: ”Käytin aamun projektiin.” Muistiinpanot sijoittavat projektin kolmen Slack-keskustelun, venyneen kokouksen ja sähköpostikierroksen väliin.

Juuri tämä ero on kartoituksen tarkoitus. Vertaat muistikuvaasi kirjanpitoon ja päätät, pitääkö jotakin muuttaa.

Kolme päivää on kevyt tilannekuva. Kokonainen työviikko mahdollistaa maanantain ja perjantain vertailun, kuten kokouspainotteisen maanantain ja raportointiperjantain.

Kevyt kolmen päivän kartoitus

Tässä on riittävän lyhyt versio loppuun tehtäväksi. Jos haluat valmiit rivit, käytä ajankäytön kartoituslomaketta.

Valitse kolme tavallista päivää. Jos haluat ymmärtää tavallista rutiinia, jätä julkaisupäivä, matkaviikko ja poikkeuksellisen hiljainen määräajan jälkeinen viikko väliin. Jos haluat tarkastella matkustamista, kirjaa matka.

Valitse viisi tai kuusi laajaa luokkaa. Pysähdy siihen. Lisäyksityiskohdat tuovat lisää päätöksiä joka vaihdossa.

Keskittynyt työ, kokoukset, viestintä, hallinto, tauot ja muu riittävät. Jos luokan valinta vie enemmän aikaa kuin muistiinpanon kirjoittaminen, kokeile laajempia luokkia.

Kirjaa jaksojen, älä kellon mukaan. Kun vaihdat tekemistä, kirjoita yksi rivi: likimääräinen alku ja loppu, luokka ja muutama sana. Jos unohdat rivit, kokeile muistutusta.

Likimääräiset ajat riittävät toistuvuuksien löytämiseen. Jos myös laskutat nämä tunnit, kirjaa tarkat alku- ja loppuajat työn aikana.

Pidä seuranta tarkoituksella kevyenä. Jos muistutus häiritsee työtä, harvenna sitä tai kirjaa luontevissa tauoissa.

Tehtävänvaihtojen muistiinpanoissakin on aukkoja. Saatat ohittaa vilkaisun Slackiin, jota et nimennyt vaihdoksi. Tässä tarkastelussa valmiit muistiinpanot voittavat tarkemman lokin, jonka jätät kesken.

Etsi kirjaamiesi päivien jälkeen toistuvuuksia. Kirjoita ennen yhteenlaskua arvauksesi kullekin luokalle. Laske sitten todelliset tunnit luokittain ja aseta luvut rinnakkain. Luokat, joissa ero on suurin, kannattaa katsoa tarkemmin.

Merkitse seuraavaksi jokainen jakso yhdellä sanalla: enemmän, vähemmän tai hyvä. Katso, mihin aika meni, mikä yllätti sekä mikä vei eniten tunteja ja mikä tuotti eniten hyötyä.

Päätä, mitä seuraavaksi

Päätä muistiinpanojen jälkeen, mikä tarvitsee edelleen tarkempaa tarkastelua.

Voit tehdä saman tarkastelun uudelleen muutaman kuukauden päästä. Se on myöhempi kartoitus, ei syy pitää ajastinta jokaisessa luokassa.

Tavoittele lyhyttä listaa. Tee jokaisesta luokasta yksi päätös: jatka seurantaa tai päästä irti.

Jos aamut katoavat reagointiin ja päätät itse aikataulustasi, varaa aamujakso keskittyneelle työlle. Seuraa aamuja kaksi viikkoa nähdäksesi, säilyykö jakso ja auttaako se.

Laskutettavan ajan seuranta on erillinen tapa, jota käsitellään freelancerin ajanseurannassa. Jos jatkat laskutettavan työn ajastinta kartoituksen jälkeen, kirjaa myös laskuttamaton oheistyö. Jos kirjaat vain laskutettavat tunnit, hallinto ei näy summissa.

Muun voi lopettaa. Lounasta ei tarvitse mitata jatkuvasti, jos sen pituutta ei halua muuttaa. Jos luokka ei enää opeta mitään, päästä siitä irti.

Jos päivittäinen muistiinpano on edelleen hyödyllinen, säilytä se.

Pidä kartoitus yksityisenä ja omanasi

Pidä yksityiskohdat, joita et halua jakaa, hallitsemassasi kirjanpidossa.

Jos muokkaat muistiinpanot esihenkilöä varten, kartoituksesta tulee raportti. Menetät sen, minkä jätät pois.

Esimerkiksi häiriöiden täyttämän tunnin nimeäminen keskittyneeksi työksi piilottaa ilmiön, jonka halusit nähdä.

Säilytä alkuperäinen muistiinpano, jotta tarkastelu vastaa edelleen kirjaamaasi.

Pidä kaksi kirjanpitoa erillään. Henkilökohtainen kartoitus on sinua varten. Se auttaa päättämään, miten haluat käyttää aikasi.

Jos työnantaja tarvitsee tunnit, toimita pyydetty kirjanpito. Omat havaintosi voivat pysyä erillään siitä.

Yksityiskohtainen loki sisältää valitsemasi tehtävät, tauot ja häiriöt. Jos sitä ei tarvitse jakaa, pidä kirjanpito omalla laitteellasi ja vältä jaettua kansiota.

Sovellusloki tai kuvakaappaus voi sisältää toimintaa, jota et nimennyt tehtävänvaihdoksi.

Kolmen päivän muistikirja voi ohittaa lyhyitä häiriöitä, mutta sinä päätät sen sisällön. Lue lisää siitä, milloin tallennettu otsikko tarvitsee vielä päätöksen.

Mitä muistiinpanot voivat näyttää

Nämä ovat kuvitteellisia esimerkkejä. Menetelmä pysyy samana, mutta seuraava askel riippuu siitä, mitä haluat muuttaa.

Lyhyt tarkistuslista

• Valitse päivät, jotka edustavat tarkasteltavaa rutiinia.
• Kolme päivää antaa tilannekuvan; työviikko sopii, jos maanantai ja perjantai eroavat.
• Valitse viisi tai kuusi laajaa luokkaa ja pidä niistä kiinni.
• Kirjoita rivi joka tehtävänvaihdossa; likimääräiset ajat riittävät toistuvuuksiin.
• Käytä muistutuksia vain, jos ne auttavat kirjanpidossa häiritsemättä työtä.
• Arvaa kirjattujen päivien jälkeen kunkin luokan summa, laske sitten todelliset tunnit yhteen ja vertaa.
• Etsi toistuvuuksia: mihin aika meni, mikä yllätti ja hyötyä suhteessa määrään.
• Päätä jatkettava seuranta: muuttamasi työ, laskutettavat tunnit ja muuten piiloon jäävä oheistyö.
• Pidä omat havainnot erillään jaettavista merkinnöistä.

Kun muistiinpanot ovat valmiit

Sinulla on nyt muutaman päivän kirjanpito muistiinpanoihin jääneine aukkoineen. Päätä, tarvitseeko jotakin muuttaa. Jos muistiinpanot vastaavat kysymykseesi, voit lopettaa. Jos ne jättävät aukon, valitse muutama tarkemmin seurattava asia.

Jos muutama asia kaipaa edelleen tarkempaa katsomista, TimeRetain auttaa jatkamaan toistamatta koko kartoitusta. Jos varasit aamut keskittyneelle työlle, mittaa jaksoja viikon ajan ja vertaa summaa suunnittelemiisi tunteihin.

Ensisijainen kirjanpito pysyy laitteellasi.

Valinnainen synkronointi tallentaa salatun kopion TimeRetainin palvelimille.

Se ei tarkkaile tyhjiksi jättämiäsi päiviä eikä ota kuvakaappauksia.