Afrunding på timesedler, og hvornår du bør undgå den

Afrunding på timesedler gør præcise arbejdstider til faste blokke. En opgave, der tog 14 minutter, kan blive til 15 minutter på timesedlen.

Hvis du registrerer din egen tid, så gem timerne præcist. Hvis en faktura kræver afrunding, så brug en kopi, og behold de oprindelige timer.

Brug afrunding, når faktureringsmetoden kræver det, frem for at få registreringen til at se pæn ud. Den kan ændre det fakturerede beløb, når den registrerede tid ikke allerede passer til intervallet.

Sådan fungerer afrunding på timesedler

Du kan afrunde hver posts varighed til nærmeste kvarter: En opgave på 14 minutter bliver til 15 minutter. Eller du kan afrunde start- og sluttiden og derefter beregne varigheden.

De to metoder kan give forskellige resultater for det samme arbejde. En blok på 44 minutter fra 09:08 til 09:52 bliver til 45 minutter, hvis du afrunder varigheden.

Afrunder du i stedet start- og sluttiden, bliver blokken 09:15–09:45. Det er 30 minutter, selv om arbejdet tog 44 minutter.

Eksemplerne nedenfor afrunder start- og sluttider til nærmeste kvarter. De bruger hele minutter.

I hver blok rundes minutterne 1–7 ned til blokkens start og 8–14 op til dens slutning. Her er en dag:

Forskellen viser, hvad afrundingen gjorde ved registreringen: − er fjernet tid, og + er tilføjet tid.

Disse tre poster tilføjer to minutter i alt. Det betyder ikke, at en anden dags poster vil udligne hinanden.

Hvad afrunding gør ved din registrering

Afrunding ændrer registreringen, ikke arbejdet.

• Et opkald på 22 minutter fra 10:08 til 10:30 bliver til 10:15–10:30: syv minutter væk.
• Flyttes det fem minutter tidligere, til 10:03–10:25, bliver det til 10:00–10:30: otte minutter, du ikke arbejdede.
• En rettelse på 7 minutter fra 10:12 til 10:19 forsvinder: Begge tidspunkter ender på 10:15.

Den afrundede registrering skjuler ændringerne. Tabte minutter er væk, og tilføjede minutter ligner arbejde.

Selv når dagens sum passer, kan afrunding flytte tid mellem opgaver. Den ene kundes sum kan stige, mens den andens falder.

Afrunding til nærmeste blok er ikke den eneste metode. Ved afrunding af varigheder opad flyttes hver påbegyndt blok til den næste blokgrænse.

Tre mails på 2 minutter hver bliver til 45 minutter efter 6 minutters arbejde, hvis hver mail rundes op til 15 minutter. Læg først varighederne sammen, og afrunding opad giver 15 minutter.

Hvornår du bør undgå det

Undgå at afrunde din gemte registrering. Når de præcise tider er væk, kan du ikke kontrollere en afrundet sum eller skifte metode senere.

Vær forsigtig med afrunding af hver post, når du registrerer mange korte opgaver. Afrunder du hver varighed til nærmeste blok, kan hver post flytte sig op til en halv blok. Afrunding opad, eller afrunding af start- og sluttider, kan flytte den næsten en hel blok, som eksemplet med 44 minutter viste. Ændringerne kan udligne hinanden eller hobe sig op.

Har du brug for et afrundet tal, giver afrunding af den samlede sum én gang den snævreste grænse for ændringen. Med afrunding til nærmeste blok og hele minutter flytter summen sig højst 7 minutter med blokke på 15 minutter, eller 3 minutter med blokke på 6 minutter (en tiendedel time).

Behold den præcise registrering

Et manuelt stopur registrerer, hvornår du starter og stopper. Gem tidspunkterne, så du senere kan sammenligne en præcis sum med en afrundet kopi.

Hvis du afrunder tid til en faktura, kunne du aftale metoden med kunden, før arbejdet starter. Angiv intervallet, retningen, og om du afrunder hver varighed, hver start- og sluttid eller den samlede fakturasum.

Beregneren til fakturerbare timer kan omregne dine timer og din timepris til et beløb. Den anvender ingen regel for afrunding ved fakturering.

Hvor TimeRetain passer ind

TimeRetain hjælper dig med at gemme timerne bag en faktura, så du senere kan forklare de oprindelige tider.

Kræver en faktura afrundede timer, kan du eksportere en afrundet kopi, mens dine gemte poster beholder de præcise tider.