Avrundning av tidrapporter: när du bör undvika den

Avrundning av tidrapporter gör exakta arbetstider till fasta tidsblock. En uppgift som tog 14 minuter kan bli 15 minuter i tidrapporten.

Om du följer din egen tid behåller du de lagrade tiderna exakt. Om en faktura behöver avrundning använder du en kopia och behåller originaltiderna.

Använd avrundning när debiteringsmetoden kräver det, inte för att få underlaget att se prydligt ut. Den kan ändra den debiterade summan så fort den registrerade tiden inte redan ligger på intervallets gräns.

Så fungerar avrundningen

Du kan avrunda varje posts längd till närmaste kvart: en uppgift på 14 minuter blir 15 minuter. Eller så avrundar du start- och sluttiderna och räknar sedan ut längden.

Metoderna kan ge olika resultat för samma arbete. Ett pass på 44 minuter från 09:08 till 09:52 avrundas till 45 minuter som tidslängd.

Avrundar du i stället start- och sluttiderna blir passet 09:15–09:45. Det är 30 minuter trots att arbetet tog 44 minuter.

Exemplen nedan avrundar start- och sluttider till närmaste kvart. De använder hela minuter.

Inom varje block avrundas minut 1–7 nedåt till blockets början och minut 8–14 uppåt till dess slut. Här är en exempeldag:

Skillnaden visar vad avrundningen gjorde med underlaget: − är borttagen tid, + är tillagd tid.

De tre posterna ger totalt två extra minuter. Det betyder inte att en annan dags poster kommer att jämna ut sig.

Vad avrundningen gör med underlaget

Avrundning ändrar underlaget, inte arbetet.

• Ett samtal på 22 minuter från 10:08 till 10:30 blir 10:15–10:30: sju minuter försvinner.
• Flytta samma samtal fem minuter tidigare, till 10:03–10:25, så blir det 10:00–10:30: åtta minuter som du inte arbetade tillkommer.
• En rättning på 7 minuter från 10:12 till 10:19 försvinner helt: båda tiderna blir 10:15.

Det avrundade underlaget döljer förändringen. Förlorade minuter är borta och tillagda minuter ser ut som arbete.

Även när dagens totalsumma blir rätt kan avrundning flytta tid mellan uppgifter. En kunds summa kan öka medan en annans minskar.

Avrundning till närmaste intervall är inte den enda metoden. För tidslängder flyttar avrundning uppåt varje påbörjat block till nästa gräns.

Tre mejl på 2 minuter som avrundas uppåt till 15 minuter vardera blir 45 minuter efter 6 minuters arbete. Slår du först ihop tiderna ger avrundning uppåt 15 minuter.

När du bör undvika det

Undvik att avrunda ditt lagrade underlag. När de exakta tiderna är borta kan du inte kontrollera en avrundad summa eller byta metod senare.

Var försiktig med avrundning per post när du registrerar många korta uppgifter. Om du avrundar varje tidslängd till närmaste block kan varje post flyttas upp till ett halvt block. Avrundning uppåt, eller avrundning av start- och sluttider, kan flytta den nästan ett helt block, som exemplet med 44 minuter visade. De ändringarna kan ta ut varandra eller läggas på varandra.

Om du behöver en avrundad siffra ger en enda avrundning av den sammanlagda tiden den snävaste gränsen för ändringen. Med avrundning till närmaste block och hela minuter flyttas summan högst 7 minuter med kvartsblock, eller 3 minuter med sexminutersblock (en tiondels timme).

Behåll det exakta underlaget

En manuell timer registrerar när du startar och stoppar. Behåll tiderna så att du senare kan jämföra en exakt summa med en avrundad kopia.

Om du avrundar tid för en faktura kan du komma överens med kunden om metoden innan arbetet börjar. Ange intervall, riktning och om du avrundar varje tidslängd, varje start- och sluttid eller den sammanlagda fakturatiden.

Kalkylatorn för debiterbara timmar kan omvandla timmar och timpris till ett belopp. Den tillämpar ingen regel för debiteringsavrundning.

Så passar TimeRetain in

TimeRetain hjälper dig att behålla timmarna bakom en faktura så att du kan förklara originaltiderna senare.

När en faktura behöver avrundade timmar kan du exportera en avrundad kopia medan dina sparade poster behåller sina exakta tider.