Zeiten runden: Wie es geht und wann besser nicht

Beim Runden auf einem Stundenzettel werden genaue Arbeitszeiten zu festen Blöcken. Eine Aufgabe, die 14 Minuten gedauert hat, kann dort als 15 Minuten erscheinen.

Erfasst du deine eigene Zeit, speichere sie genau. Braucht eine Rechnung Rundung, nutze eine Kopie und behalte die Originalstunden.

Runde, wenn die Abrechnungsmethode es verlangt, statt das Protokoll aufzuräumen. Die Rundung kann die berechnete Summe immer dann ändern, wenn die Zeit nicht bereits auf dieser Einheit liegt.

So funktioniert das Runden von Arbeitszeiten

Du kannst die Dauer jedes Eintrags zur nächstgelegenen Viertelstunde runden: Aus einer Aufgabe mit 14 Minuten werden 15 Minuten. Oder du rundest Start- und Endzeit und berechnest danach die Dauer.

Die beiden Methoden können für dieselbe Arbeit unterschiedliche Ergebnisse liefern. Ein 44-minütiger Block von 09:08 bis 09:52 wird beim Runden der Dauer zu 45 Minuten.

Rundest du stattdessen Start- und Endzeit, wird daraus 09:15–09:45. Das sind 30 Minuten, obwohl die Arbeit 44 Minuten gedauert hat.

Die folgenden Beispiele runden Start- und Endzeiten zur nächstgelegenen Viertelstunde. Sie verwenden ganzzahlige Minuten.

Innerhalb jedes Blocks werden Minuten 1–7 zum Blockanfang abgerundet und 8–14 zum Blockende aufgerundet. Hier ist ein Tag:

Der Unterschied zeigt, was das Runden an der Aufzeichnung verändert: − bedeutet entfernte Zeit, + bedeutet hinzugefügte Zeit.

Diese drei Einträge ergeben insgesamt zwei zusätzliche Minuten. Das bedeutet nicht, dass sich die Einträge eines anderen Tages ausgleichen.

Was das Runden an deiner Aufzeichnung verändert

Runden verändert die Aufzeichnung, nicht die Arbeit.

• Ein 22-minütiger Anruf von 10:08 bis 10:30 wird zu 10:15–10:30: Sieben Minuten fehlen.
• Fünf Minuten früher, von 10:03 bis 10:25, wird daraus 10:00–10:30: acht Minuten, die du nicht gearbeitet hast.
• Eine 7-minütige Korrektur von 10:12 bis 10:19 verschwindet: Beide Uhrzeiten landen bei 10:15.

Die gerundete Aufzeichnung verbirgt, was sich verändert hat. Verlorene Minuten sind weg, und hinzugefügte Minuten sehen wie Arbeitszeit aus.

Selbst wenn die Tagessumme stimmt, kann Runden Zeit zwischen Aufgaben verschieben. Die Summe eines Kunden kann steigen, während die eines anderen sinkt.

Das Runden zum nächstgelegenen Block ist nicht die einzige Methode. Beim Aufrunden von Dauern wird jeder angefangene Block bis zur nächsten Blockgrenze aufgefüllt.

Drei E-Mails mit jeweils 2 Minuten werden einzeln auf 15 Minuten aufgerundet: 45 Minuten für 6 Minuten Arbeit. Addierst du die Dauern zuerst, ergeben sich beim Aufrunden 15 Minuten.

Wann du darauf verzichten solltest

Runde nicht deine gespeicherte Aufzeichnung. Sind die genauen Zeiten erst weg, kannst du eine gerundete Summe nicht mehr prüfen und die Methode später nicht mehr wechseln.

Sei vorsichtig mit dem Runden je Eintrag, wenn du viele kurze Aufgaben erfasst. Rundest du jede Dauer zum nächstgelegenen Block, kann sich jeder Eintrag um bis zu einen halben Block verschieben. Aufrunden oder das Runden von Start- und Endzeiten kann ihn um fast einen ganzen Block verschieben, wie das Beispiel mit 44 Minuten gezeigt hat. Diese Abweichungen können sich ausgleichen oder aufsummieren.

Brauchst du einen gerundeten Wert, begrenzt einmaliges Runden der Gesamtsumme die Abweichung am stärksten. Beim Runden zum nächstgelegenen Block und mit ganzzahligen Minuten verschiebt sich die Summe um höchstens 7 Minuten bei 15-Minuten-Blöcken oder um 3 Minuten bei 6-Minuten-Blöcken (einer Zehntelstunde).

Bewahre die genaue Aufzeichnung

Ein manueller Timer erfasst, wann du startest und stoppst. Bewahre diese Zeiten auf, um später eine genaue Summe mit einer gerundeten Kopie zu vergleichen.

Wenn du Zeit für eine Rechnung rundest, könntest du die Rundungsmethode vor Arbeitsbeginn mit dem Kunden abstimmen. Lege Intervall und Richtung fest und ob du jede Dauer, jede Start- und Endzeit oder die gesamte Rechnungssumme rundest.

Der Rechner für abrechenbare Stunden kann aus deinen Stunden und dem Satz einen Betrag berechnen. Er wendet keine Rundungsregel an.

Wo TimeRetain passt

TimeRetain hält die Stunden hinter einer Rechnung fest, damit du die Originalzeiten später erklären kannst.

Braucht eine Rechnung gerundete Stunden, kannst du eine gerundete Kopie exportieren, während deine gespeicherten Einträge ihre genauen Zeiten behalten.