Sådan registrerer du fakturerbare timer enkelt
Opdateret 6 minutter Af David fra TimeRetain
Registrer fakturerbare timer, så hver linje kan komme på en faktura og stadig forklares senere. Hold loggen enkel nok til, at den ikke overtager dagen.
Én måde at miste fakturerbar tid på: Du vil skrive dagen ned, men ender med at genskabe den fra hukommelsen. Når fakturaen skal laves, er halvdelen af arket tomt. Du gætter på, om et opkald varede fyrre eller halvfjerds minutter, og afrunder den vej, der føles rimelig.
For meget registrering er den anden fejl. Du logger hver fane, navngiver hver pause og skærer dagen i små stykker. Værktøjet kræver så lige så meget opmærksomhed som det arbejde, du ville fakturere.
Hvad den fakturerbare log skal bruges til
En produktivitetslog og en fakturerbar log kan ligne hinanden, men de besvarer forskellige spørgsmål. Produktivitetsloggen spørger, hvor tiden gik hen. Den fakturerbare log viser, hvilke timer du vil sætte på fakturaen, og hvorfor.
Det ændrer målet. Du prøver ikke at registrere hele dagen. Du prøver at skrive én linje, du kan forklare om tre uger, hvis kunden spørger: »Hvad var det her?«
Hvis posten kan svare på det, er den god nok.
Den mindste brugbare log
Skær en tidsregistrering ned til det, fakturaen kræver:
| Felt | Hvorfor det skal med |
|---|---|
| Kunde | Hvem du fakturerer. |
| Projekt | Hvilken opgave det gælder, hvis kunden har flere. |
| Dato | Hvornår arbejdet foregik. |
| Start og stop | Faktiske tidspunkter, ikke et tal skrevet fra hukommelsen. |
| Beskrivelse | Hvad du gjorde, med ord kunden kender. |
| Sats | Hvilken sats posten bruger, hvis du har flere. |
| Fakturerbar status | Om arbejdet hører til på fakturaen. |
Alt andet er valgfrit: humør, energi og en løbende fortælling om dagen. Hvis et felt hverken ændrer fakturaen eller hjælper dig med at forklare en linje, er det støj.
Her er en tænkt torsdag med noter, du kan forklare tre uger senere:
| Dato | Start | Slut | Kunde / projekt | Note | I alt |
|---|---|---|---|---|---|
| 3. sep. | 09:10 | 11:00 | Hartwell › Onboarding | Skrev udkast til velkomstmails. | 1 t 50 min |
| 3. sep. | 11:15 | 12:00 | Hartwell › Onboarding | Gennemgik og kommenterede kontraktens rettelser. | 45 min |
| 3. sep. | 13:00 | 14:30 | Northstar › Hjemmeside | Byggede fejlvisning ved betaling. | 1 t 30 min |
| 3. sep. | 16:00 | 16:25 | Administration | Bogføring og rettelser i tilbudsskabelon. | 25 min |
Lad os sige, at Hartwell betaler 120 $ i timen. Kundens to poster giver tilsammen 2 t 35 min, hvilket bliver 310 $ før eventuel afrunding. De 25 minutters generel administration tæller med i ugens tid, men hører ikke til på en kundefaktura.
Hvis du allerede har ugen i et regneark, kan beregneren til fakturerbare timer lægge linjerne sammen i din browser. Til arbejde, du endnu ikke har registreret, har du stadig brug for denne log.
En enkel arbejdsgang til fakturerbare timer
Registrer først, og ryd op senere. Gem den færdige fakturatekst til en daglig gennemgang, så den ikke afbryder hver opgave.
- Registrer, mens du arbejder. Start et stopur, når du begynder. Angiv kunde og projekt fra starten, og tilføj en foreløbig note. Stop ved opgaveskift.
- Gennemgå én gang dagligt. Gør uklare noter tydelige, og ret fejl, mens arbejdet er friskt. Hold kundernes timer adskilt.
- Gennemgå før fakturering. Medtag arbejdet, du aftalte at tage betaling for, til den aftalte pris. Saml beslægtet arbejde under beskrivelser, kunden genkender.
En ugentlig gennemgang er til summer, løbende aftaler og spørgsmålet om, hvorvidt satsen stadig dækker ugen. Det er ikke første gang, du læser noterne.
Hvor detaljerede skal noterne være?
En fakturerbar note bør vise værdien af arbejdet for en person, der ikke var til stede. Det sætter både en nedre og en øvre grænse.
Under den nedre grænse er noter for tynde til at forklare noget. »Arbejde: 2 t« fortæller ikke kunden noget og dit fremtidige jeg endnu mindre.
Over den øvre grænse ligger minut-for-minut-loggen: hver app og hvert tastetryk hele dagen. Detaljerne forklarer ikke nødvendigvis arbejdet. Angiver en app- eller vinduestitel ikke opgaven, afgør du stadig, om posten kan underbygge en faktura. Når en registreret titel stadig kræver en vurdering beskriver det tilfælde.
En nyttig note angiver resultatet eller forklarer fremskridt på ufærdigt arbejde. »Skrev udkast til velkomstmails« er bedre end »skrev i Google Docs«. »Gennemgik og kommenterede kontraktens rettelser« er bedre end »læste en PDF i 90 minutter«.
Tilfælde, der giver problemer
En enkel arbejdsgang dækker en normal dag. I de rodede øjeblikke forsvinder fakturerbar tid. Løsningen er en lille regel, du følger hver gang.
Afbrydelser deler loggen i små stykker. Hører en hurtig opfølgning til samme kunde, arbejde og pris, så lad den blive i posten omkring den. Gør den ikke, så giv den sin egen post, også selv om den er kort.
Beslægtede dele for samme kunde til samme pris kan blive til én fakturalinje. Bland ikke forskelligt arbejde i en generisk linje med »små opgaver«.
Gem faktiske start- og sluttider. Afrunder du, kunne du aftale interval, retning og faktureringsenhed, før arbejdet starter, og anvende reglen på en kopi. Afrunding på timesedler forklarer, hvorfor kildetiderne forbliver præcise. Timefakturering viser eksempler med blokke på 6 og 15 minutter.
Glemmer du start eller stop, så se efter spor i afsendte e-mails, gemte filer og kalenderaftaler. De kan afgrænse en arbejdsblok, men ét tidspunkt beviser ikke hele dens længde. Kan du ikke underbygge en blok, er det sikreste at holde den uden for fakturaen.
Registrer timer på et fastprisprojekt, hvis du vil gennemgå betalingen for din tid. Efter afslutning dividerer du honoraret med alle projekttimerne for omsætning pr. time før udgifter. Ligger den under dit mål, så se på, hvilke opgaver der tog længere end ventet. Kan du ændre næste tilbud, kunne du bruge oplysningerne til at justere overslag, pris eller omfang.
Hold generel virksomhedsadministration adskilt fra kundearbejde. Behold ubetalt kundearbejde i kundens log, også når det ikke kommer på fakturaen. Sætter du en timepris, så sammenlign fakturerbare timer med alle timer. Du kunne regne de ubetalte timer ind i prisen, så de fakturerbare timer dækker dem.
Sådan støtter loggen en faktura
En faktureringslog giver datoer, beskrivelser og timer bag fakturaen. Den garanterer ikke, at kunden er enig eller betaler.
Gruppér fakturalinjer efter leverance, ikke tilfældige tidsstykker.
Tilpas detaljeniveauet til kunden. Nogle vil have en linje pr. opgave, andre én linje pr. projekt. Brug deres ord, ikke dine egne forkortelser.
Hvis du kun har ét beskrivelsesfelt, er noten den tekst, kunden måske ser. Behold din egen kopi, som du kan eksportere. Så kan du besvare spørgsmål med den gemte log frem for at diskutere, hvad du husker.
Hvor TimeRetain passer ind
TimeRetain samler hver kundes timer og arbejdsnoter, så du har detaljerne bag en fakturalinje. Loggen giver noget at henvise til, når en kunde spørger, hvad opgaven omfattede.
Gennemgå projekttimer for at se opgavens tidsforbrug, eller se tilbage på kundens arbejde ved spørgsmål om en faktura.
Det virker uden konto. Den primære registrering bliver på din enhed. Valgfri synkronisering gemmer en krypteret kopi på TimeRetains servere.
Begynd med din næste kundeopgave. Gem timerne og den note, du får brug for ved fakturering.
Spørgsmål og svar
Hvad er registrering af fakturerbare timer?
Det er at registrere kundearbejde, så du kan fakturere det og forklare det senere. Medtag kunde, projekt, dato, faktiske start- og sluttider og en kort note om resultatet. Målet er én linje, du kan forklare flere uger senere, ikke en log over hele dagen.
Hvad bør en log over fakturerbare timer indeholde?
Registrer kunde, projekt, dato, faktiske start- og sluttider, beskrivelse, timepris og fakturerbar status. Hold generel virksomhedsadministration adskilt fra kundearbejde. Behold ubetalt kundearbejde i kundens log og sum, men ikke på fakturaen.
Hvor detaljerede bør fakturerbare poster være?
Skriv nok til at vise arbejdets værdi, men ikke mere. En god note angiver resultat eller fremskridt, som 'skrev udkast til indledende e-mail', frem for appen du brugte. En log app for app giver detaljer uden nødvendigvis at forklare, hvad kunden betaler for.
Bør jeg registrere tid på arbejde til fast pris?
Ja, hvis du vil gennemgå betalingen for din tid. Efter afslutning dividerer du honoraret med alle projekttimerne for omsætning pr. time før udgifter. Ligger den under din ønskede timepris, kunne du bruge loggen til at ændre næste overslag, pris eller omfang, hvor du selv kan vælge det.
Hvordan gør jeg fakturatimerne lettere for kunder at kontrollere?
Gruppér fakturalinjer efter leverance, tilpas detaljerne til kunden, og brug kundens egne ord. Afrunder du fakturatimer, kunne du aftale metoden, før arbejdet starter, og beholde kildetiderne præcise. Gem en log, der kan eksporteres, så du kan besvare spørgsmål senere.