Wat is offline tijdregistratie?

Offline tijdregistratie betekent dat je werkuren kunt vastleggen zonder actieve internetverbinding.

Je kunt een overzicht bijhouden in de trein, bij een klant of waar de verbinding wegvalt. Begin de sessie, maak het werk af en bewaar de uren voor later.

Het doel is hetzelfde als bij gewone tijdregistratie: weten hoelang het werk duurde en wat het omvatte. Je hoeft de reis niet uit je geheugen op te bouwen zodra je weer verbinding hebt.

Waarom offline tijdregistratie nuttig is

Offline registreren klinkt misschien zeldzaam als je meestal op wifi werkt. Een goede verbinding is geen zekere verbinding.

Treinen rijden door tunnels. Vliegtuiginternet is niet altijd beschikbaar. Hotelwifi kan op een inlogpagina vastlopen en mobiel bereik valt tijdens gewoon werk weg.

Bij declarabel werk kan een ontbrekend begin of einde tijd ongeregistreerd laten of facturatie moeilijker maken. De app moet een weggevallen verbinding als normaal behandelen, niet als crisis.

Een urenstaat kan klanten, tarieven en werkgewoonten tonen. Alleen op je apparaat bewaren voorkomt een serverkopie.

Offline toegang en privacy beantwoorden verschillende vragen. De ene is of je het werk kunt vastleggen. De andere is wie het overzicht kan zien.

Een tracker die je scherm bekijkt vormt een apart risico. Offline opslaan voorkomt geen schermafbeeldingen.

Offline toegang en controle over je overzicht

Een app kan offline werken en de uren toch uploaden zodra je weer verbinding hebt. Wil je een overzicht dat op je apparaat blijft, zoek daar dan apart naar.

Eerst lokaal opslaan betekent dat de hoofdregistratie op je apparaat staat. Sommige apps bieden ook een optionele kopie elders. Bekijk daarom zowel waar je de uren bewaart als waar je ze wilt bekijken.

Dat heeft een keerzijde. Een overzicht dat op één apparaat staat, kan met dat apparaat verdwijnen: een kwijtgeraakte telefoon of gewiste browsergegevens kunnen de uren meenemen. Bewaar een back-up of een tweede kopie die je vertrouwt.

De praktische vragen zijn eenvoudig: kun je zonder wifi een sessie vastleggen, later lezen en een eigen kopie bewaren?

Waar TimeRetain past

TimeRetain helpt je ook zonder internetverbinding een werkoverzicht bij te houden. Je kunt een sessie in de trein afronden en de uren bekijken voordat je weer online bent.

De hoofdregistratie blijft op je apparaat. Optionele synchronisatie bewaart een versleutelde kopie op de servers van TimeRetain.

Wie heeft offline tijdregistratie nodig?

Offline registreren is vooral nuttig wanneer een ontbrekend overzicht echt iets kost.

Voor freelancers kan een verloren timer verloren declarabele tijd betekenen. Ga je als consultant naar klanten, dan kun je offline werk vastleggen voordat je hun netwerk gebruikt.

Studeer je in bibliotheken en treinen, noteer de sessie dan waar je bent. Bekijk het weektotaal wanneer je weer verbinding hebt.

Kies voor een persoonlijk werklogboek waar je het bewaart en welke details je deelt. Een werkgeverssysteem kan toegangsregels hebben waarop je geen invloed hebt.

Kies voor het werk dat je doet

Kies een tracker die de nodige delen van je dag buiten wifi dekt. Werk je onderweg, dan kan een timer starten en stoppen genoeg zijn. Maak je op reis klantoverzichten, dan moet je offline ook totalen kunnen lezen en regels kunnen verbeteren.

Test het voordat je erop vertrouwt. Zet wifi en mobiele data uit en probeer wat je op reis zou doen:

• Start een timer, sluit de app, open hem opnieuw en controleer of de timer nog loopt.
• Stop de timer en verbeter de begintijd.
• Bekijk het totaal van vandaag of deze week.

Mislukt een stap, dan weet je dat vóór de reis en niet erna. Een papieren notitie met begin- en eindtijden is een prima noodoplossing; je voert die in zodra je weer online bent.

Bewaar een back-up van uren die je niet kunt missen.