Tijdregistratie voor freelancers in eigen hand

Tijdregistratie voor freelancers is een werkoverzicht dat je kunt meenemen. Leg vast voor wie het werk was, wat je deed, hoelang het duurde en welk tarief geldt. Het is geen factuurpakket.

Je bewaart het om te factureren, een doorlopende opdracht te beoordelen of nieuw werk te prijzen op basis van echte uren. Je bestaande factuur-app, spreadsheet of boekhouder verstuurt nog steeds de rekening.

Hier is een voorbeeld van een dinsdag met vier kleine opdrachten die je op vrijdag gemakkelijk vergeet:

Het voorbeeld gaat ervan uit dat je tijdens het werk de tijden registreerde. Reconstrueer je de week uit je geheugen, dan loop je het risico af te ronden op gevoel. Het totaal vertelt je niet of die schattingen elkaar opheffen.

Houd het werk van elke klant bij elkaar om het totaal te zien, inclusief werk dat je niet wilt factureren. Begin- en eindtijden die je tijdens het werk vastlegt, geven je meer houvast dan een duur die je later schat.

Een notitie moet bij het factureren nog duidelijk zijn. Laat onbetaald werk van de factuur af, maar bewaar het bij de klant of het project waar het bij hoort. Het kostte nog steeds tijd, en het totaal moet dat laten zien. Houd algemene bedrijfsadministratie apart van klantwerk.

Waarom tijdregistratie nuttig is voor freelancers

Deel bij een afgerond project met vaste prijs de vergoeding door alle bestede uren. In een fictief voorbeeld komt een prijs van 2.400 voor 40 uur werk, inclusief gesprekken en wijzigingen, uit op 60 per uur. Dit effectieve tarief is bruto-omzet per uur vóór kosten, geen richttarief om in je volgende offerte te kopiëren.

Gebruik de uren om de volgende vergelijkbare opdracht te schatten. Je zou de prijs kunnen baseren op een tarief dat bedrijfskosten, onbetaald werk en je inkomensdoel dekt. Liep deze opdracht uit, kies dan of de volgende meer uren of een kleinere omvang nodig heeft.

Een telefoontje van tien minuten, een snelle wijziging, klantberichten en problemen na oplevering verdwijnen als ze nooit een regel krijgen. Schrijf ze op. Beslis later of je ze factureert, samenvoegt of bewust onbetaald laat.

Elke boodschap van vier minuten apart naar boven afronden kan de factuur opblazen. Met afronding op 15 minuten worden drie berichten van vier minuten 45 minuten op de factuur, voor 12 minuten werk. Je zou met de klant kunnen afspreken of je per taak of op een gecombineerd totaal afrondt.

Bevat een doorlopende opdracht een vast aantal uren, trek dan alleen de uren af die daarvoor meetellen. Laat werk dat je niet wilt factureren buiten die telling en vertel de klant wanneer je de grens nadert.

Wanneer een tijdregistratie-app in de weg zit

Projecten, taken, subtaken, budgetten, factuursjablonen, klantportalen en teamrechten kunnen meer instelwerk geven dan je nodig hebt.

Een budget helpt als een doorlopende opdracht een urenlimiet heeft. Bewaar alleen functies die je werkwijze gebruikt.

Kijk welke velden je moet invullen voordat je kunt beginnen en of je oude klanten kunt archiveren.

Een verplichte hiërarchie kan er netjes uitzien in een demo: eerst een klant, project, taak en subtaak kiezen voordat de timer loopt. Op een dinsdag met vier kleine opdrachten zit dat in de weg.

Een ingebouwde factuurfunctie kan prettig zijn als het formaat past bij hoe je al factureert. Controleer vóór een overstap of de tracker je dwingt tot een projectboom die niet bij je facturatie past.

Heb je al een factuurproces, dan kan een tweede systeem dubbele invoer en twijfel over de juiste versie opleveren. Een koppeling kan dat kopiëren wegnemen. Laat factureren op zijn bestaande plek als dat voor je werkt.

Export helpt als de volgende plek waar je factureert de uren, notities en projectnamen kan gebruiken die je al bijhoudt.

Accounts die altijd online zijn, opslag alleen in de cloud, activiteitsscores, schermafbeeldingen en teamtoezicht kunnen bij een werkpleksysteem passen. Ze passen slecht bij een privéoverzicht dat je zonder verbinding wilt gebruiken. Eist een klant of platform een werkdagboek, houd dat dan apart van je eigen logboek.

Houd het overzicht overdraagbaar

Factureer je al ergens anders, dan is een werkoverzicht dat je kunt exporteren nuttig. Bekijk de regels en neem ze op in je bestaande factuurproces.

De Library of Congress beschrijft CSV als een veelgebruikt formaat om tabelgegevens tussen systemen uit te wisselen. Het eenvoudige formaat is hier bruikbaar.

Probeer vóór je een tracker kiest een voorbeeldexport met de tool of persoon die je facturen verwerkt. Zorg dat het overzicht daar bruikbaar is.

Zo houd je het overzicht bij

Leg eerst vast. Werk dezelfde dag bij. Exporteer wanneer je factureert.

1. Begin wanneer het werk begint. Wacht niet op een perfecte projectboom. Stop de lopende timer als je van klant wisselt, zodat elk werkblok een duidelijke regel krijgt.
2. Groepeer werk per klant. Houd klanturen bij elkaar en splits projecten alleen als je hun afzonderlijke totalen wilt beoordelen.
3. Scheid werk dat je wilt vergelijken. Vergaderen, schrijven en ondersteuning zijn bruikbare groepen als je wilt zien wat de meeste tijd kost.
4. Schrijf een notitie die de klant kan lezen. ‘Concept voor de startpagina na het overleg’ zegt meer dan ‘uren’. Bij declarabele uren is de vraag of de regel over drie weken nog voor zichzelf spreekt.
5. Gebruik het overzicht bij facturatie. Bekijk het klantwerk voor de factuurperiode en neem de uren op die je volgens afspraak rekent.

Vergeet je een timer, gebruik dan agenda, verzonden bestanden en berichten om de ontbrekende tijd te schatten terwijl het werk nog vers is. Markeer onzekere schattingen.

Gebruik de afrondingsmethode die je met de klant afsprak. Factureren per uur bespreekt voorbeelden met zes en vijftien minuten. Bewaar opgeslagen tijd exact en rond een kopie voor de factuur af.

Waarop je bij een app kunt letten

Begin snel en herstel fouten later. Schrijf genoeg detail op om een regel bij het factureren nog te begrijpen.

Zoek een duidelijk totaal per klant en zicht op waar de uren naartoe gingen, zoals vergaderen of schrijven. Verschillende klanttarieven en eenmalige opdrachten moeten mogelijk zijn zonder het tarief van ander werk te veranderen.

Aanpassen moet eenvoudig zijn voor de keren dat je een timer vergeet. Als vastgelegde appnamen de klant of taak niet noemen, bekijk dan de automatische registratie voordat je ermee factureert. Je kunt die registratie als persoonlijke controle gebruiken terwijl je de factuur vanuit je bijgewerkte overzicht maakt.

Totalen per periode moeten je helpen uren en inkomsten te controleren zonder van de tracker boekhoudsoftware te maken.

Is een app gratis maar zitten je gegevens erin opgesloten, dan is het aanbod minder aantrekkelijk dan het lijkt. Kies een tool waarmee je je overzicht kunt meenemen. Werk je zonder betrouwbare verbinding, geef offline toegang dan voorrang.

Waar TimeRetain past

TimeRetain helpt je zonder account een eigen overzicht van klantwerk te bewaren. De hoofdregistratie blijft op je apparaat. Optionele synchronisatie bewaart een versleutelde kopie op de servers van TimeRetain.

Houd gesprekken, concepten en opvolging van een klant bij elkaar om vóór facturatie het volledige totaal te zien. Scheid vergaderen van schrijven als je wilt weten waar de uren naartoe gingen. Je kunt het overzicht in een spreadsheet meenemen om het daar te bekijken.

Begin met je volgende klanttaak. Bewaar een notitie bij de uren om bij facturatie een overzicht te hebben dat je kunt uitleggen. Geen account nodig.

App openen →