Timdebitering: registrera kundernas timmar

Med timdebitering betalar kunden för den tid du faktiskt lägger på arbetet till ett överenskommet pris. Om uppdraget växer betalar kunden för de extra timmar som kunden godkänner, inom en eventuell överenskommen gräns.

Registrera de debiterbara timmarna, tillämpa eventuell överenskommen avrundning, multiplicera med timpriset och skicka en faktura. Siffran ensam förklarar inte varför något tog längre tid än väntat eller vad en rad med ”efterforskning” innehöll. Där hjälper tydliga anteckningar och uppdateringar.

Fast pris eller timdebitering

Valet beror på vem som tar risken för oväntat arbete.

Ett fast pris är en bestämd ersättning för en definierad leverans. En design för 3 000 dollar som blir klar på tio timmar ger till exempel 300 dollar per timme före företagskostnader. Fast pris fungerar bra när uppdraget är tydligt och du har gjort liknande arbete tillräckligt ofta för att kunna uppskatta det väl. Om fler ändringar ingår i samma pris sjunker intäkten per timme.

Med timdebitering betalar kunden för godkänt extraarbete. Det passar när behoven ändras under arbetets gång:

• Rådgivning och konsultarbete: Teknisk vägledning, kodgranskning eller rådgivningssamtal utan en bestämd leverans.
• Förstudier: Inledande efterforskning och granskningar innan någon kan uppskatta projektets omfattning.
• Underhåll och felrättning: Buggfixar, serveruppdateringar och reparationer där felsökningen kan ta olika lång tid.
• Arbete med externa förseningar: Projekt där godkännanden, återkoppling och kundmaterial skapar extra samordning eller ändringar. Väntan i sig ger inga extra debiterbara arbetstimmar.

Registrera tiden för uppdrag med fast pris om du vill se vad ersättningen gav för din tid. När uppdraget är klart delar du priset på alla projekttimmar och jämför med ditt målpris. Guiden om debiterbara och icke debiterbara timmar förklarar hur du följer båda delarna av veckan.

Räkna fram ditt timpris

Du kan bygga ett årligt intäktsmål av den inkomst du vill ha, förväntade företagskostnader och en reserv som passar din situation. Dela det på kundtimmarna du räknar med att fakturera. Räkna bort ledighet, försäljning, fakturering och annat icke debiterbart arbete.

I ett tänkt exempel ger planerade intäkter på 120 000 dollar fördelade på 1 000 debiterbara timmar 120 dollar per timme. Det timpriset når bara målet om du fakturerar alla 1 000 timmar. Med 800 fakturerade timmar ger samma pris 96 000 dollar.

Resultatet är ett golv för dina egna siffror, inte ett marknadspris. Du kan jämföra det med vad kunder betalar för liknande arbete innan du lämnar en offert. Kalkylatorn för frilanspriser visar hur målet ändras med kostnader och tillgängliga timmar.

Debiteringsintervall och avrundningstabell

Timers registrerar minuter och sekunder, medan fakturor kan använda decimaltimmar eller avrundade timmar. Dela minuterna med 60 för att få decimaltimmar. Ett överenskommet intervall behövs bara om du avrundar fakturatiden.

Behåll den lagrade tiden exakt. Avrunda en kopia för fakturan, inte minuterna i tidsloggen.

Två exempel på intervall:

• Tiondels timmar, alltså sexminutersblock: Varje block om 6 minuter är 0,1 timmar. Vid avrundning uppåt, som alltid avrundar till nästa block, blir ett samtal på 14 minuter 18 minuter, alltså 0,3 timmar.
• Kvartstimmar, alltså femtonminutersblock: Varje block om 15 minuter är 0,25 timmar. Vid avrundning uppåt blir en granskning på 8 minuter 15 minuter, alltså 0,25 timmar.

Här är en tabell för avrundning uppåt på kundfakturor. Minuterna avrundas upp till nästa debiteringsblock:

Raderna delas vid 15, 30 och 45 minuter så att båda kolumnerna ryms i en tabell. Därför ger både 13–15 och 16–18 minuter 0,3 timmar i kolumnen för tiondelar. För att omvandla minuter för hand delar du med 60: 15 / 60 = 0,25 timmar, inte 0,15. 15 minuter i en tidrapport gör den omvandlingen.

Att avrunda varje liten uppgift uppåt kan ge mycket mer debiterbar tid än att avrunda summan. Tre separata mejl på 2 minuter som avrundas till 15 minuter vardera ger kunden 45 minuter att betala för efter 6 minuters arbete. Om kunden godkänner avrundning av dagens summa kan du gruppera relaterade uppgifter innan du avrundar summan.

Tillämpa intervallet en gång. Avrunda inte varje post och sedan dagens summa en gång till.

Före start kan du komma överens med kunden om intervallet, avrundningsriktningen och om ni avrundar varje post eller dagens summa.

Avrundning av tidrapporter jämför avrundning av tidslängder med avrundning av start- och sluttider.

Gör timfakturorna lättare att förklara

Ett överenskommet pris visar kunden vad en timme kostar. Det förklarar inte varför en uppgift tog längre tid än väntat.

De här vanorna förklarar arbetet bakom summan och ger kunden möjlighet att godkänna extra timmar:

1. Kom överens om uppskattningar och timgränser

Ge kunden ett uppskattat timintervall innan du börjar. För löpande arbete kan ni sätta en veckogräns, till exempel ”upp till 15 timmar per vecka utan skriftligt godkännande i förväg”.

2. Meddela kunden innan du når gränsen

Överraska inte kunden med en månadsfaktura som är dubbelt så stor som uppskattningen. Om oväntade systemfel eller extra ändringar får en uppgift på 10 timmar att närma sig 14 timmar meddelar du kunden vid timme åtta. Förklara vad som fördröjde arbetet och låt kunden välja mellan extra timmar och mindre omfattning.

3. Skriv anteckningar om resultatet

Skriv varje post för någon som inte var med. Nämn vad du blev klar med eller förklara hur långt du kom om uppgiften fortfarande är öppen.

• Svag anteckning: ”Efterforskning och kodning (3,5 h)”
• Tydlig anteckning: ”Lade till varningar för misslyckade betalningar och testade flödet för nya betalningsförsök (3,5 h)”

Använd ord som kunden känner igen.

4. Gör omarbetet synligt

Håll oväntade rättningar åtskilda från den testning och granskning du räknade med. Då har du ett tydligt underlag när du väljer vad som ska ingå på fakturan och vad du ska diskutera med kunden.

5. Fakturera regelbundet

Du kan komma överens om en faktureringsplan, till exempel varje vecka eller varannan vecka. Varje faktura ger kunden möjlighet att fråga om nyligt arbete innan projektet är slut. Med nya kunder kan du diskutera ett förskott eller förbetalda timmar om du vill minska arbetet före betalning.

Så passar TimeRetain in

TimeRetain håller varje kunds timmar och arbetsanteckningar tillsammans så att du kan förklara mer än en summa på fakturadagen. Behåll även obetalt omarbete i kundens tidslogg, även om du lämnar det utanför fakturan. Du behöver ändå veta hur lång tid uppdraget tog.

Den primära tidsloggen ligger på din enhet. Valfri synkronisering lagrar en krypterad kopia på TimeRetains servrar.

Om veckan redan finns i ett kalkylblad summerar kalkylatorn för debiterbara timmar raderna.

Behåll ett underlag som du kan förklara på fakturadagen. Prova TimeRetain med nästa kunduppgift.

Öppna appen →