Vad är skillnaden mellan tidsregistrering och en tidrapport?

Tidsregistrering är att registrera arbetet, medan det pågår eller efteråt. En tidrapport är sammanställningen av timmar per dag och uppgift, ofta till en arbetsgivare eller kund. Du kan fylla i den från en timer som går eller senare ur minnet, kalenderinbjudningar och skickade mejl.

Fungerar tidsregistrering verkligen?

Registrerar du start och stopp medan du arbetar får du tidslängder som du kan använda för uppskattningar och fakturor. Anteckningar förklarar vad varje block omfattade. En timer behöver fortfarande rättas om du glömmer att starta eller stoppa den.

Är tidsregistrering bra för anställda?

Ett privat arbetsregister visar dina timmar och arbetet som de omfattade. Du kan använda det för att diskutera arbetsbelastning och prioriteringar eller förbereda exempel inför ett prestationssamtal. Att bara registrera timmar minskar inte arbetsbelastningen.

Vad är tidsregistrering? Registrera arbetstimmar

Q: Vad är tidsregistrering?

Tidsregistrering innebär att anteckna när du arbetar, hur lång tid arbetet tar och vilken uppgift du arbetade med. Registreringen kan finnas på papper, i ett kalkylblad eller i en timerapp.

Q: Vad är en tidmätare?

En tidmätare är ett verktyg som registrerar arbetstimmar, antingen från en timer som du startar och stoppar eller från datoraktivitet. Anteckningar och totaler per kund hjälper dig att se vart timmarna gick.

Tidsregistrering innebär att anteckna när arbetet börjar, när det slutar och vad du arbetade med.

Det är hela idén. Du kan registrera tiden med en anteckningsbok, ett kalkylblad, ett stoppur eller en app. Verktyget är mindre viktigt än själva registreringen: en lista med arbetsblock, verkliga klockslag och tydliga anteckningar.

Vad en tidspost innehåller

En användbar tidspost innehåller:

Datum: när passet ägde rum.
Start- och stopptid: arbetsblockets verkliga gränser.
Projekt eller kund: vem arbetet var för eller vilket projekt det förde framåt.
Tagg: typen av arbete, som Skrivande eller Administration. Valfritt, men användbart för att jämföra samma aktivitet mellan projekt.
Anteckning: vad du gjorde under blocket.

Här är en påhittad dag i en tydlig logg:

Datum	Start	Slut	Projekt	Tagg	Anteckning	Totalt
21 aug	09:00	10:30	Kund A	Design	Skissade wireframes för flödet i kassan	1 h 30 min
21 aug	10:45	12:00	Internt	Administration	Tömde inkorgen och hanterade leverantörskvitton	1 h 15 min
21 aug	13:00	14:45	Kund B	Utveckling	Rättade skriptet för databasmigrering	1 h 45 min
21 aug	15:00	16:00	Internt	Skrivande	Skrev ett utkast till ett nytt blogginlägg	1 h 00 min

Luckan från 12:00 till 13:00 är lunch. En privat logg kan lämna den luckan.

Fakturerar du kunder per timme lägger du till separata kolumner för debiterbar status och timpris. Behåll icke debiterbart kundarbete i kundens totalsumma, men lämna det utanför fakturan. Registrera även obetald administration. Vill du bara följa dina egna timmar kan tabellen vara enkel.

En tydlig anteckning gör posten användbar två veckor senare. ”Arbete” eller ”Kund A” lämnar uppgiften oklar om någon frågar om fakturan. ”Skissade wireframes för flödet i kassan” berättar vad passet omfattade.

Hur människor registrerar tiden

Här är tre sätt att bygga registret.

1. Manuell tidsregistrering

Du startar en timer när du sätter dig för att arbeta. Stoppa den när du byter uppgift eller går för att äta. Du kan också skriva start- och stopptider för hand på papper eller i ett dokument.

Med manuell tidsregistrering väljer du etiketten och markerar start och stopp. En tydlig anteckning beskriver senare vad arbetsblocket betyder. Glömmer du att starta eller stoppa timern behöver du rätta posten.

2. Automatisk tidsregistrering

Automatisk registrering skapar en logg av datoraktivitet, som aktiva fönster och öppna appar. Innan du använder ett verktyg kontrollerar du vad det registrerar, om det tar skärmbilder och var uppgifterna sparas.

En öppen redigerarflik bevisar inte fokuserad programmering. En fönstertitel kan ange kunden, men en allmän webbläsarflik kan lämna det oklart.

Om loggen inte anger arbetet behöver du lägga till sammanhanget innan du använder den för fakturering eller uppskattningar. Automatisk tidsregistrering behöver ditt omdöme när aktivitetsloggen inte beskriver uppgiften tydligt.

3. Tidrapporter i efterhand

Du tar inte tid på varje block. Efter arbetet fyller du i en tidrapport ur minnet, kalenderinbjudningar och skickade mejl.

Problemen börjar när dessa ledtrådar lämnar luckor. Anta att ett jobbigt samtal på 35 minuter känns som två timmar, medan spridd administration inte ger någon kalenderpost. Du behöver ett annat underlag för att återfinna de verkliga tidslängderna.

Varför registrera tiden?

Människor registrerar tiden av olika skäl beroende på sin roll.

För frilansare och konsulter

Registrering av debiterbara timmar ger dig daterade arbetsblock att hänvisa till när en kund frågar om en fakturarad. Den visar obetald administration, marknadsföring och offertarbete bara om du registrerar även de blocken.

För projektpriser och tidsuppskattningar

För ett färdigt projekt med fast pris delar du arvodet med alla timmar du lade på uppdraget. Anta att ett projekt på 1 000 dollar tar 10 timmar: det ger 100 dollar per timme före kostnader. Om tillkommande arbete gör att det tar 40 timmar sjunker det till 25 dollar per timme före kostnader.

Jämför registrerad tid med den ursprungliga uppskattningen för att upptäcka ett överskridande. Fråga om arbetet växte, uppskattningen var låg eller en uppgift tog längre tid än väntat. Om du själv bestämmer nästa offert kan du lämna tid för dessa uppgifter och ta med kostnaderna när du sätter arvodet.

För anställda med fast lön

Anställda med fast lön fakturerar inte per timme, men ett privat arbetsregister har praktiska användningsområden:

Underlag om arbetsbelastningen: en logg kan visa tiden för möten och supportärenden. Timmarna ger något konkret att diskutera när prioriteringar konkurrerar.
Prestationssamtal: en daterad lista med färdigt arbete kan stödja de punkter som du redan vill ta upp. Timmar i sig visar inte arbetets kvalitet. Loggen är din, inte en chefspanel.
Veckotimmar: anta att en planerad 40-timmarsvecka blir 55 timmar. Använd registret för att diskutera vilka uppgifter som ryms i den tillgängliga tiden.

Håll loggen privat och välj vilka detaljer du delar i samtalen. Att bara registrera timmar minskar inte arbetsbelastningen. Loggen ersätter inte lönehanteringen.

För en kort tidsanalys

Du behöver inte registrera tiden för alltid. En tredagars tidsanalys visar hur du använde timmarna du registrerade. Fem arbetsdagar låter dig jämföra måndag med fredag, även om en vecka inte fångar alla mönster.

Anta att inkorgen fyller den förmiddag som du ville använda för ett projekt. Om du själv bestämmer när du svarar på meddelanden som inte är brådskande flyttar du dem till ett senare block och ser om projektet får den tiden. Om inget behöver granskas närmare slutar du registrera efter analysen.

Vad är en tidmätare?

En tidmätare registrerar arbetet medan det pågår. Du slipper skriva varje start- och stopptid, och timmarna ligger intill arbetsanteckningarna.

Ett kalkylblad fungerar som logg om du föredrar att skriva tiderna själv. Välj metoden som kräver minst uppmärksamhet och ger ett register som du kan använda.

Så börjar du registrera tiden

Prova en liten rutin under en vecka:

Välj en fråga. Börja med något du vill förstå, som hur mycket tid en kund tar.
Registrera arbetsblock. Ange start, stopp och vad du gjorde. Håll pauser utanför arbetstiden.
Förtydliga anteckningarna samma dag. Ersätt vaga etiketter medan du fortfarande minns arbetet.
Använd registreringen. Jämför timmarna med planen och bestäm vad, om något, du vill ändra nästa vecka.

Där TimeRetain passar in

TimeRetain är en manuell timer som håller ett register du kan läsa vid veckans slut. Se hur lång tid varje kund eller projekt tog, med anteckningar som förklarar vad du gjorde.

Du behöver inte skapa något konto. Det primära registret stannar på din enhet. Aktiverar du synkronisering sparas en krypterad kopia på TimeRetains servrar.

Registrera ditt nästa arbetsblock och behåll en anteckning som du kan använda senare.

Öppna appen →