Varför jag byggde ett tidverktyg, inte kalkylblad

Ett kalkylblad räcker om du bara behöver en liten manuell tidslogg. För mig började extraarbetet när jag ville att det skulle fungera som en timer.

Jag brukade föra timmar i Excel. Inte för att kalkylblad är dåliga.

Excel har formler, tabeller, diagram, format, filter, pivottabeller och automatisering. Det klarar mycket.

Det var problemet. Kalkylbladet misslyckades inte för att det var svagt. Det misslyckades för att jag hela tiden försökte göra det till ett tidverktyg.

Först var det några rader. Sedan behövdes dagssummor. Sedan veckosummor. Sedan tydligare anteckningar och bättre gruppering.

Sedan behövde jag rätta en glömd sluttid. Sedan ville jag ha en pausknapp. Då fyllde jag inte längre bara i celler. Jag underhöll en liten app.

Ett enkelt kalkylblad för tid

Om du vill ha kalkylbladsversionen är här en påhittad dag att kopiera:

Det är ett användbart underlag. En rad per arbetspass. Start, slut, etikett och en anteckning du kan förstå senare.

Om du bara behöver en tidrapport kan det räcka. Lägg en formel i Totalt, slut minus start, summera dagen och gå vidare. Skriv inte 1 h 15 min ur minnet. Formatera summorna som förfluten tid, till exempel [h]:mm i Excel, så att en vecka över 24 timmar inte slår om till ett litet tal.

Gör inte precision till ett självändamål. Lägg inte till tolv kolumner för att du kanske vill ha dem någon gång. Utelämna fält som inte hjälper dig att granska, fakturera eller förstå arbetet.

Om du behöver räkna bort en paus i ett arbetspass drar du av paustiden eller delar raden.

När ett kalkylblad räcker

Ett kalkylblad fungerar när underlaget är litet och dagen lugn.

Det passar för en kort tidsanalys. Registrera några dagar som representerar den rutin du vill undersöka och granska dem sedan.

Det passar för enstaka debiterbart arbete. Om du bara fakturerar några pass i veckan kan en liten tabell stödja fakturan.

Det passar när arbetet sker i tydliga block. Börja klockan 9, sluta 10:30, skriv raden, klart.

Kalkylbladet blir sämre när dagen gör det dagar brukar göra.

Du byter uppgift. Du blir avbruten. Du glömmer att stoppa. Du kommer tillbaka efter middagen.

Nu lagrar kalkylbladet tid och förväntas också förstå den.

Tidsinmatningen är det första irritationsmomentet

Att skriva tider är ett litet hinder som upprepas hela dagen.

09:10. 10:25. Projekt, anteckning, debiterbar, summa. Nästa rad.

Det är inte svårt. Det är irriterande. Det är en skillnad.

Om varje rad avbryter arbetet är det frestande att vänta till senare. Då får du frågor att besvara.

Var kundsamtalet 45 eller 70 minuter? Skedde uppföljningen före eller efter lunch? Hör den administrationen till Kund A eller var det bara inkorgsrensning?

Kalkylbladet skapade inte minnesproblemet. Det fångade inte arbetet medan det pågick.

När du trycker på start och stopp under arbetet registrerar timern tiderna åt dig. Du behöver inte skriva dem senare. Ett glömt knapptryck lämnar fortfarande en lucka att återskapa.

Med pausen blir kalkylbladet ett program

Pausknappen låter harmlös.

Du börjar arbeta 9:10. Någon ringer 9:35. Du pausar, fortsätter 9:48 och slutar 10:25.

I en timer är det normalt.

I ett kalkylblad behöver du nu en regel. Du kan lägga till en pauskolumn, dela raden eller ha en separat paustabell. Om du lägger till knappar som skriver tidsstämplar behöver du också kunna rätta feltryck.

Excel stöder det. Det gör det förstås. Beroende på hur långt du går kan du använda formler, tabeller, skript eller makron.

Det kan vara ett roligt projekt om kalkylbladet är projektet. Om underhållet avbryter det arbete du vill följa är en separat timer värd att prova.

När summorna blir en egen uppgift

En kort dag är lätt att summera. Ett sent pass eller en avbruten eftermiddag kan få dig att stanna vid siffrorna.

Om arbetet fortsätter efter midnatt vill du fortfarande ha en användbar dagssumma. En enkel formel med slut minus start blir negativ för det passet, så formeln behöver ytterligare en regel. Om du behåller både arbetssumma och fokustid överlappar de. Två fokuserade timmar i en åttatimmarsdag gör inte dagen tio timmar lång.

Ett kalkylblad klarar det. Men varje extra vy måste fortsätta stämma med de andra.

Det var mer kalkylbladsarbete än jag ville ha. Jag ville se vart veckan gick utan att granska formlerna innan jag litade på svaret.

Kalkylblad, tidverktyg och tidrapport

De tre sakerna blandas ihop och där börjar problemen.

Ett kalkylblad lagrar och räknar rader. Det är bra på tabeller.

Ett tidverktyg fångar arbetet medan det pågår. Det ger start, stopp och ett underlag du kan rätta senare.

En tidrapport är det ordnade underlaget som du granskar, lämnar in, exporterar eller fakturerar från.

Det är olika uppgifter.

Jag ville att ett kalkylblad skulle göra alla tre. Det var misstaget.

Varför jag byggde verktyget

Jag byggde inte TimeRetain för att slå Excel på kalkylblad.

Jag byggde det för att slippa underhålla en app i kalkylbladsform.

Jag ville ha en manuell logg. Jag ville behålla skälet till varje pass bredvid timmarna.

Automatisk registrering kan fånga minuter som du aldrig tog tid på. Jag ville ändå välja vad som ingick i loggen och rätta misstag senare.

Jag ville se ett slags arbete över flera kunder utan att tvinga varje post in i ett projekt. Nu kan du hålla Kund A

timmar åtskilda från Kund B och ändå se tiden för samma aktivitet hos båda.

Jag använder fortfarande ett kalkylblad när jag vill arbeta med timmarna där. Jag vill inte använda kalkylbladet som mitt verktyg hela dagen.

De debiterbara delarna kom senare efter ett funktionsönskemål. Ett tydligt underlag hjälper dig att förklara timmarna på en faktura. Du skickar fortfarande fakturan med verktyget du redan använder.

Och jag ville ha underlaget på min egen enhet först eftersom tidsdata är personliga. De visar kunder, vanor, priser, flaskhalsar, sena kvällar och arbetslivets mönster. Det är värt att skydda.

Använd kalkylbladet tills det är i vägen

Om ett kalkylblad fungerar för dig behåller du det.

Ett kalkylblad är flyttbart, välbekant, flexibelt och lätt att granska. Det är ofta en bra första version.

Men var tydlig med gränsen.

Om du skriver tider ur minnet i stället för att uppdatera nära arbetet läcker underlaget redan.

Om du vill att kalkylbladet ska kunna pausa och återuppta en timer som går bygger du ett program.

Om varje extra vy måste stämma med de andra får kalkylbladet dig att tänka på fel sak.

Om veckosummorna kräver en formelgranskning innan du litar på dem har verktyget blivit en del av arbetet.

Där gick min gräns. Kalkylbladet behövde inte en formel till. Det behövde sluta vara timern.

TimeRetain är den version jag ville ha när kalkylbladet började irritera mig.

Jag kan registrera arbetet medan det pågår och rätta misstag senare. Timmarna ligger bredvid anteckningarna som förklarar dem.

Se timmarna för varje kund, kurs eller uppdrag utan att bygga ännu ett ark. Du kan ta underlaget tillbaka till ett kalkylblad när du vill arbeta med det där.

Den primära loggen ligger på din enhet. Om du aktiverar synkronisering lagras en krypterad kopia på TimeRetains servrar.

Använd ett kalkylblad om det fungerar för dig.