Mitä ajanseuranta on? Näin kirjaat työtunnit

Ajanseuranta tarkoittaa sen kirjaamista, milloin työ alkaa ja päättyy ja mitä teit.

Siinä koko ajatus. Voit käyttää muistikirjaa, laskentataulukkoa, sekuntikelloa tai sovellusta. Työkalu on toissijainen itse kirjanpitoon nähden: tarvitset työjaksoja, todellisia kellonaikoja ja selkeitä muistiinpanoja.

Mitä aikamerkintä sisältää

Hyödyllinen merkintä kertoo:

1. Päivämäärän: milloin työjakso oli.
2. Aloitus- ja lopetusajan: työjakson todelliset rajat.
3. Projektin tai asiakkaan: kenelle työ tehtiin tai mitä projektia se edisti.
4. Tunnisteen: työn lajin, kuten Kirjoittaminen tai Hallinto. Tämä on valinnainen, mutta auttaa vertaamaan samaa tekemistä eri projekteissa.
5. Muistiinpanon: mitä teit jakson aikana.

Tässä on kuvitteellinen päivä selkeässä kirjanpidossa:

Väli 12:00–13:00 on lounas. Omaan kirjanpitoon voi jättää tämän aukon.

Jos laskutat asiakkaita tuntiperusteisesti, lisää erilliset sarakkeet laskutettavuudelle ja tuntihinnalle. Pidä laskuttamaton asiakastyö asiakkaan kokonaistunneissa, mutta jätä se pois laskusta. Kirjaa myös laskuttamaton hallintotyö. Jos haluat tarkastella vain omia tuntejasi, pidä taulukko yksinkertaisena.

Kuvaava muistiinpano tekee merkinnästä hyödyllisen vielä kahden viikon päästä. ”Työ” tai ”Asiakas A” jättää tehtävän epäselväksi, jos laskun rivistä kysytään. ”Kassapolun rautalankamallien luonnostelu” kertoo, mitä jakso sisälsi.

Miten aikaa seurataan

Kirjanpidon voi koota kolmella tavalla.

1. Manuaalinen ajanseuranta

Käynnistät ajastimen aloittaessasi työn. Pysäytät sen vaihtaessasi tehtävää tai lähtiessäsi syömään. Voit myös kirjoittaa alku- ja loppuajat käsin paperille tai tiedostoon.

Manuaalisessa ajanseurannassa valitset nimen ja merkitset alun ja lopun. Selkeä muistiinpano kertoo myöhemmin, mitä jakso tarkoitti. Jos unohdat käynnistää tai pysäyttää ajastimen, merkintä pitää korjata.

2. Automaattinen ajanseuranta

Automaattinen ajanseuranta kokoaa lokin tietokoneen käytöstä, kuten aktiivisista ikkunoista ja avoimista sovelluksista. Ennen työkalun käyttöä selvitä, mitä se tallentaa, ottaako se kuvakaappauksia ja missä tiedot säilyvät.

Avoin editorin välilehti ei todista keskittynyttä ohjelmointia. Ikkunan otsikko voi tunnistaa asiakkaan, mutta tavallinen selaimen välilehti voi jättää sen epäselväksi.

Jos loki ei kerro, mitä työtä teit, lisää asiayhteys ennen tietojen käyttöä laskutukseen tai arvioihin. Automaattinen ajanseuranta tarvitsee harkintaasi, kun tehtävä jää käyttölokista epäselväksi.

3. Jälkikäteen täytetty tuntikirjanpito

Et mittaa jokaista jaksoa. Työn jälkeen täytät tuntikirjanpidon muistin, kalenterikutsujen ja lähetettyjen sähköpostien avulla.

Ongelmat alkavat, kun vihjeisiin jää aukkoja. Vaikea 35 minuutin puhelu voi tuntua kahdelta tunnilta, kun taas hajallaan tehty hallintotyö ei jätä kalenterimerkintää. Todellisten kestojen selvittäminen vaatisi toisen kirjanpidon.

Miksi seurata aikaa?

Syyt vaihtelevat oman työn mukaan.

Freelancerit ja konsultit

Laskutettavien tuntien seuranta antaa päivättyjä työjaksoja, joihin voit palata asiakkaan kysyessä laskurivistä. Laskuttamaton hallinto, markkinointi ja tarjousten laatiminen näkyvät vain, jos kirjaat myös ne.

Projektien hinnoittelu ja arviot

Jaa valmistuneen kiinteähintaisen projektin palkkio kaikilla siihen käyttämilläsi tunneilla. Jos 1 000 dollarin projekti kestää 10 tuntia, tuloksi tulee 100 dollaria tunnilta ennen kuluja. Jos lisätyö nostaa keston 40 tuntiin, summa laskee 25 dollariin tunnilta ennen kuluja.

Vertaa kirjattua aikaa alkuperäiseen arvioon ja etsi ylitykset. Kasvoiko työn määrä, oliko arvio liian pieni vai kestikö jokin tehtävä odotettua kauemmin? Jos päätät seuraavasta tarjouksesta, voit varata näille tehtäville aikaa ja huomioida kulusi palkkiota määrittäessäsi.

Palkansaajat

Palkansaaja ei laskuta tunneittain, mutta yksityinen työkirjanpito palvelee käytännön tarpeita:

• Todiste työmäärästä: loki voi kertoa, paljonko aikaa kului kokouksiin ja tukipyyntöihin. Tunnit antavat konkreettisen pohjan keskustelulle kilpailevista tehtävistä.
• Arviointikeskustelut: päivätty luettelo valmiista töistä voi tukea jo valmistelemiasi puheenaiheita. Pelkät tunnit eivät näytä työn laatua. Tämä on oma lokisi, ei esihenkilön seurantapaneeli.
• Viikkotunnit: suunniteltu 40 tunnin viikko saattaa venyä 55 tuntiin. Käytä kirjanpitoa keskustellaksesi siitä, mitkä tehtävät mahtuvat käytettävissä olevaan aikaan.

Pidä loki omana tietonasi ja valitse, mitä yksityiskohtia jaat keskusteluissa. Pelkkä tuntien kirjaaminen ei vähennä työmäärää. Loki ei korvaa palkanlaskentaa.

Lyhyt ajankäytön kartoitus

Aikaa ei tarvitse seurata loputtomiin. Kolmen päivän ajankäytön kartoitus näyttää, mihin kirjaamasi tunnit menivät. Viisi työpäivää mahdollistaa maanantain ja perjantain vertailun, vaikka yksikään viikko ei sisällä kaikkia toistuvia ilmiöitä.

Oletetaan, että viestien käsittely täyttää aamun, jonka halusit käyttää projektiin. Jos voit päättää, milloin vastaat ei-kiireellisiin viesteihin, siirrä ne myöhempään jaksoon ja katso, saako projekti tuon ajan. Jos mikään ei kaipaa tarkempaa tarkastelua, lopeta seuranta kartoituksen jälkeen.

Mikä on ajanseurantatyökalu?

Ajanseurantatyökalu kirjaa työtä sen aikana. Se säästää alku- ja loppuaikojen kirjoittamisen ja pitää tunnit työmuistiinpanojen vieressä.

Laskentataulukko toimii lokina, jos kirjoitat ajat mieluummin itse. Valitse vähiten huomiota vaativa tapa, josta jää käyttökelpoinen kirjanpito.

Miten aloitat ajanseurannan

Kokeile pientä rutiinia viikon ajan:

1. Valitse yksi kysymys. Aloita siitä, mitä haluat ymmärtää, esimerkiksi paljonko aikaa yksi asiakas vie.
2. Kirjaa työjaksot. Merkitse alku, loppu ja tekeminen. Jätä tauot työajan ulkopuolelle.
3. Siisti muistiinpanot samana päivänä. Korvaa epäselvät nimet vielä muistaessasi työn.
4. Käytä kirjanpitoa. Vertaa tunteja suunnitelmaan ja päätä, muutatko jotakin ensi viikolla.

Mihin TimeRetain sopii

TimeRetain on manuaalinen ajastin, joka auttaa säilyttämään viikon lopussa luettavan kirjanpidon. Näet, kuinka kauan jokainen asiakas tai projekti vei, ja muistiinpanot selittävät tekemisen.

Tiliä ei tarvitse luoda. Ensisijainen kirjanpito pysyy laitteellasi. Jos otat synkronoinnin käyttöön, salattu kopio tallentuu TimeRetainin palvelimille.

Kirjaa seuraava työjakso ja muistiinpano, jota voit käyttää myöhemmin.

Avaa sovellus →