Registrera debiterbara timmar utan krångel

Registrera debiterbara timmar så att varje rad kan hamna på en faktura och fortfarande gå att förklara senare. Håll underlaget så enkelt att det inte tar över dagen.

Ett sätt att missa debiterbar tid är att planera att logga dagen och sedan återskapa den ur minnet. När det är dags att fakturera är arket halvtomt. Du gissar om ett samtal var fyrtio eller sjuttio minuter och avrundar åt det håll som känns rimligt.

Det andra problemet är att registrera för mycket. Du loggar varje flik, märker varje rast och delar upp dagen i små bitar. Då kräver tidsloggen lika mycket uppmärksamhet som arbetet du tänkte fakturera.

Vad underlaget är till för

En produktivitetslogg och ett fakturaunderlag kan se likadana ut men besvarar olika frågor. Produktivitetsloggen frågar vart tiden gick. Fakturaunderlaget frågar vad kunden ska betala för och varför.

Det ändrar målet. Du försöker inte registrera hela dagen. Du försöker skriva en rad som du kan förklara tre veckor senare om kunden frågar ”vad var det här?”.

Om posten kan besvara den frågan räcker den.

Det minsta användbara underlaget

Behåll det som en faktura behöver:

Resten är valfritt: humör, energi eller en löpande berättelse om dagen. Om ett fält inte påverkar fakturan eller hjälper dig att förklara en rad är det överflödigt.

Här är en påhittad torsdag med anteckningar som du kan förklara tre veckor senare:

Säg att Hartwell betalar 120 dollar i timmen. Kundens två poster blir tillsammans 2 h 35 min, vilket ger 310 dollar före eventuell avrundning. De 25 minuterna med allmän administration ingår i arbetsveckans totalsumma men hör inte till någon kundfaktura.

Om du redan har veckan i ett kalkylblad summerar kalkylatorn för debiterbara timmar raderna i din webbläsare. För arbete som du ännu inte registrerat behöver du fortfarande det här underlaget.

Ett enkelt arbetssätt

Registrera först och städa senare. Spara formuleringen av fakturatexten till en daglig genomgång så att den inte avbryter varje uppgift.

1. Registrera medan du arbetar. Starta en timer när du börjar. Ange kund och projekt direkt och lägg till en snabb anteckning. Stoppa timern när du byter uppgift.
2. Granska en gång om dagen. Förtydliga vaga anteckningar och rätta misstag medan du minns arbetet. Håll varje kunds timmar åtskilda.
3. Granska före fakturering. Ta med det arbete som ni kom överens om att debitera, till det överenskomna priset. Gruppera relaterat arbete under beskrivningar som kunden känner igen.

Veckogenomgången gäller summor, löpande uppdrag och om priset fortfarande täcker veckan. Det är inte då du läser anteckningarna för första gången.

Hur detaljerade anteckningarna behöver vara

En debiterbar post behöver visa arbetets värde för någon som inte var med. Det sätter både en lägsta och en högsta användbar detaljnivå.

Under den lägsta nivån finns anteckningar som är för tunna för att förklara. ”Arbete: 2 h” säger ingenting till kunden, och ännu mindre till ditt framtida jag.

Över den högsta nivån finns minutloggen: varje program och tangenttryckning, hela dagen. De detaljerna förklarar inte nödvändigtvis arbetet. Om ett programnamn eller en fönstertitel inte visar uppgiften behöver du fortfarande avgöra om posten kan stödja en faktura. När en registrerad titel fortfarande kräver en bedömning handlar om det.

En användbar anteckning beskriver resultatet eller framsteg i ofärdigt arbete. ”Skrev utkast till mejlserien för introduktionen” säger mer än ”skrev i Google Docs”. ”Granskade och kommenterade avtalsändringar” säger mer än ”läste en PDF i 90 minuter”.

Fallen som ställer till det

Ett enkelt arbetssätt fungerar en vanlig dag. Det är i de röriga stunderna som debiterbar tid försvinner. En liten regel som du följer varje gång hjälper.

Avbrott delar upp underlaget i små bitar. Om en snabb uppföljning gäller samma kund, arbete och timpris kan den ingå i den omgivande posten. Om den inte gör det får den en egen post, även om den är kort.

Relaterade delar för samma kund till samma pris kan bli en fakturarad. Slå inte ihop olika slags arbete till en allmän rad med ”småuppgifter”.

Lagra faktiska start- och sluttider. Om du avrundar kan du komma överens om intervallet, riktningen och debiteringsenheten innan arbetet börjar och tillämpa regeln på en kopia av underlaget. Avrundning av tidrapporter förklarar varför källtiderna förblir exakta. Timdebitering visar exempel med 6 och 15 minuter.

Om du glömmer att starta eller stoppa timern kan du leta efter underlag i skickade mejl, sparade filer och kalenderhändelser. De kan avgränsa ett arbetspass, men en ensam tidsstämpel bevisar inte hela dess längd. Om du inte kan styrka ett pass är det säkrast att lämna det utanför fakturan.

För ett projekt med fast pris registrerar du timmar om du vill se vad uppdraget gav för din tid. När det är klart delar du priset på alla projekttimmar för att få intäkten per timme före kostnader. Om den ligger under målet granskar du vilka uppgifter som tog längre tid än väntat. Där du kan ändra nästa offert kan du använda underlaget för att revidera tidsuppskattningen, priset eller omfattningen.

Håll allmän företagsadministration åtskild från kundarbete. Behåll obetalt kundarbete i kundens tidslogg, även när det inte ingår på fakturan. Om du sätter ett timpris jämför du debiterbara timmar med totaltiden. Du kan räkna in de obetalda timmarna i det priset, så att de debiterbara timmarna täcker dem.

Hur tidsloggen stöder en faktura

Underlaget ger dig datum, arbetsbeskrivningar och timmar bakom en faktura. Det kan inte garantera att kunden håller med eller betalar.

Gruppera raderna efter vad du levererade, inte efter slumpmässiga tidsbitar.

Anpassa detaljnivån till kunden. Vissa vill ha en rad per uppgift, andra en per projekt. Använd deras ord, inte din privata förkortning.

Om du har ett enda beskrivningsfält kan kunden få se just den anteckningen. Behåll en egen kopia som går att exportera. Då blir en fråga ett underlag du kan öppna, inte ett minne du måste argumentera för.

Så passar TimeRetain in

TimeRetain håller varje kunds timmar och arbetsanteckningar tillsammans så att du har detaljerna bakom fakturaraden. Underlaget ger dig något att hänvisa till när kunden frågar vad en uppgift omfattade.

Granska projektets timmar för att se vad uppdraget tog eller gå tillbaka till kundens arbete när de frågar om en faktura.

Det fungerar utan konto. Den primära tidsloggen ligger på din enhet. Valfri synkronisering lagrar en krypterad kopia på TimeRetains servrar.

Börja med nästa kunduppgift. Behåll timmarna och anteckningen som du behöver när du fakturerar.

Öppna appen →