Freelancerin ajanseuranta omassa hallinnassasi

Freelancerin ajanseuranta on siirrettävä työloki. Kirjaa kenelle työ tehtiin, mitä teit, kuinka kauan ja millä hinnalla. Se ei ole laskutusjärjestelmä.

Pidät lokia, jotta voit laskuttaa, tarkistaa jatkuvan toimeksiannon tai hinnoitella seuraavan työn todellisten tuntien perusteella. Nykyinen laskutussovellus, taulukko tai kirjanpitäjä lähettää edelleen laskun.

Esimerkkitiistai ja neljä pientä työtä, jotka unohtuvat helposti perjantaihin mennessä:

Esimerkki olettaa aikojen kirjaamisen työn aikana. Viikon palauttaminen muistista voi johtaa työn tuntuman mukaiseen pyöristämiseen. Summa ei kerro, tasoittuivatko arvaukset.

Pidä asiakkaan työ yhdessä nähdäksesi summan, myös laskuttamatta jättämäsi työn. Työn aikana kirjatut rajat antavat enemmän tarkistettavaa kuin jälkikäteen arvattu kesto.

Muistiinpanon pitää toimia laskutusaikana. Jätä laskuttamaton työ pois laskusta, mutta pidä se omalla asiakkaallaan tai projektillaan. Se vei silti aikaa, ja summan pitää näyttää se. Pidä yleinen yrityshallinto erillään asiakastyöstä.

Miksi freelancerin ajanseuranta auttaa

Jaa valmistuneen kiinteähintaisen projektin palkkio kaikilla käyttämilläsi tunneilla. Kuvitteellisessa esimerkissä 2 400 palkkio, johon kului 40 tuntia puheluineen ja muutoksineen, tekee 60 tunnilta. Toteutunut tuntituotto on bruttotuotto ennen kuluja, ei seuraavaan tarjoukseen kopioitava tavoite.

Käytä tunteja seuraavan samanlaisen työn arvioon. Voit määrittää hinnan tuntihinnalla, joka kattaa yrityskulut, laskuttamattoman työn ja tulotavoitteesi. Jos työ venyi, päätä, tarvitseeko seuraava enemmän tunteja tai pienemmän laajuuden.

Kymmenen minuutin puhelu, nopea muutos, asiakasviestit ja toimituksen jälkeinen ongelmanratkaisu katoavat, jos ne eivät saa riviä. Kirjoita ne. Päätä myöhemmin laskuttamisesta, yhdistämisestä tai tietoisesta laskuttamatta jättämisestä.

Jokaisen neljän minuutin viestin erillinen ylöspäin pyöristys voi kasvattaa laskua. 15 minuutin pyöristyksellä kolmesta neljän minuutin viestistä tulee laskulle 45 minuuttia 12 minuutin työstä. Voit sopia asiakkaan kanssa, pyöristetäänkö jokainen tehtävä vai yhdistetty summa.

Jos jatkuva toimeksianto sisältää tuntimäärän, vähennä vain siihen laskettavat tunnit. Jätä laskuttamatta valitsemasi työ pois ja kerro asiakkaalle rajan lähestyessä.

Kun ajanseurantasovellus on tiellä

Projektit, tehtävät, alitehtävät, budjetit, laskupohjat, asiakasportaalit ja tiimin oikeudet voivat lisätä tarpeettoman paljon valmistelua.

Budjetti auttaa tuntikattoisessa jatkuvassa toimeksiannossa. Säilytä vain työnkulkusi käyttämät toiminnot.

Tarkista ennen seurannan aloitusta vaadittavat kentät ja vanhojen asiakkaiden arkistointi.

Pakollinen hierarkia voi näyttää esittelyssä siistiltä: asiakas, projekti, tehtävä ja alitehtävä ennen ajastinta. Neljän pienen työn tiistaina se on kitkaa.

Sisäinen laskutus voi olla hyvä, kun muoto vastaa nykyistä tapaasi. Tarkista ennen vaihtoa, pakottaako työkalu laskutukseesi sopimattomaan projektipuuhun.

Nykyisen laskutuksen rinnalle tuleva järjestelmä voi tuottaa kaksoiskirjauksia ja epävarmuutta oikeasta versiosta. Integraatio voi poistaa kopioinnin. Pidä laskutus nykyisessä paikassaan sen toimiessa sinulle.

Vienti auttaa, kun seuraava laskutuspaikka voi käyttää säilyttämiäsi tunteja, muistiinpanoja ja projektinimiä.

Jatkuvaa verkkoyhteyttä vaativat tilit, pelkkä pilvitallennus, aktiivisuuspisteet, kuvakaappaukset ja tiimiseuranta voivat sopia työpaikan tuotteeseen. Ne sopivat huonosti yksityiseen, ilman yhteyttä toimivaan kirjanpitoon. Jos asiakas tai alusta vaatii työpäiväkirjan, pidä se erillään omasta lokista.

Pidä loki siirrettävänä

Kun laskutat jo muualla, hyödyllinen ajastin tarjoaa työlokin, jonka voit viedä toiseen työkaluun. Tarkista rivit ja lisää ne nykyiseen laskutukseen.

Yhdysvaltain kongressin kirjasto kuvaa CSV

laajasti käytetyksi tavaksi vaihtaa taulukkotietoa järjestelmien välillä. Yksinkertainen muoto tekee siitä tässä hyödyllisen.

Kokeile ennen valintaa esimerkkivientiä laskujasi hoitavalla työkalulla tai ihmisellä. Varmista kirjanpidon käyttökelpoisuus siellä.

Miten pidät lokia

Tallenna ensin. Siisti samana päivänä. Vie laskuttaessasi.

1. Aloita työn alussa. Älä odota täydellistä projektipuuta. Pysäytä nykyinen ajastin asiakasta vaihtaessasi, jotta jokaiselle jaksolle jää selvä merkintä.
2. Ryhmittele asiakkaan mukaan. Pidä asiakkaan tunnit yhdessä ja erottele projektit vain tarvitessasi niiden omia summia.
3. Erota vertailtava työ. Kokoukset, kirjoittaminen ja tuki voivat olla hyödyllisiä ryhmiä ajan kohteiden vertailussa.
4. Kirjoita asiakkaalle luettava muistiinpano. ”Etusivun luonnos tarkistuspuhelun jälkeen” voittaa ”Tunnit”. Laskutettavan ajan testi on rivin ymmärrettävyys kolmen viikon päästä.
5. Käytä kirjanpitoa laskuttaessasi. Tarkista asiakkaan laskutusjakson työ ja sisällytä sovitut laskutettavat tunnit.

Jos ajastin unohtuu, arvioi puuttuva aika kalenterin, lähetettyjen tiedostojen ja viestien avulla työn ollessa tuoreessa muistissa. Merkitse epävarmat arviot.

Käytä asiakkaan kanssa sovittua pyöristystä. Tuntiperusteinen laskutus esittelee 6 ja 15 minuutin esimerkit. Säilytä aika tarkkana ja pyöristä laskua varten kopio.

Mitä freelancerin työkalulta haetaan

Aloita nopeasti ja korjaa virheet myöhemmin. Kirjoita riittävästi, jotta merkintä toimii laskutusaikana.

Etsi asiakaskohtainen selvä summa ja tapa nähdä ajan kohde, kuten kokoukset tai kirjoittaminen. Eri asiakashinnat ja kertatyöt pitää käsitellä muuttamatta muun työn hintaa.

Korjaamisen pitää olla helppoa unohtuneelle ajastimelle. Jos tallennetut sovellusnimet eivät tunnista asiakasta tai työtä, tarkista automaattinen loki ennen laskutusta. Voit pitää sen omana tarkistusaineistona ja valmistella laskun muokatusta lokistasi.

Jakson summien pitää auttaa tarkistamaan tunnit ja tulot muuttamatta ajastinta kirjanpito-ohjelmistoksi.

Jos sovellus on ilmainen mutta merkinnät jäävät sen vangiksi, tarjous on heikompi kuin näyttää. Valitse työkalu, josta saat kirjanpidon mukaan. Jos yhteys on epäluotettava, aseta käyttö ilman verkkoa etusijalle.

Mihin TimeRetain sopii

TimeRetain auttaa pitämään omaa asiakastyön kirjanpitoa ilman tiliä. Ensisijainen kirjanpito pysyy laitteella. Valinnainen synkronointi tallentaa salatun kopion TimeRetainin palvelimille.

Pidä asiakkaan puhelut, luonnokset ja jatkotoimet yhdessä koko summan tarkistamiseksi ennen laskua. Erota kokoukset kirjoittamisesta halutessasi nähdä tuntien kohteet. Voit viedä kirjanpidon taulukkoon tarkastellaksesi sitä siellä.