Päivittäinen työloki: mitä kirjaat työpäivästä

Päivittäinen työloki on lyhyt, yksityinen merkintä valmistuneesta työstä, esteistä ja seuraavasta askeleesta. Kirjoitat sen itse, koska ajattelu on tarkoitus. Muutama rivi päivän lopussa antaa huomisen sinulle aloituskohdan.

Päivä:

Työn alla:
-
-

Valmista:
-

Esteet / hidasteet:
-

Päätin:
-

Seuraavaksi:
-

Kopioi pohja muistiinpanoon. Pidä työpäivää kohti yksi päivätty merkintä. Lyhyt rivi voi riittää kenttään, ja voit jättää tyhjäksi sen, johon ei ole asiaa.

Esimerkkipäivä

Täytetty päivä voisi näyttää tältä:

Päivä: to 18.6.

Työn alla:
- Uutiskirjeen luonnos, julkaisuviestien sarja
- Mainosten tulosten tarkastelu

Valmista:
- Uutiskirjeen luonnos valmis ja lähetetty suunnitteluun

Esteet / hidasteet:
- Julkaisuviestit odottavat lopullista hintatekstiä, kysyin tuotevastaavalta

Päätin:
- Keskeytän heikon ostoaikeen mainosryhmän toistaiseksi, kulut kasvavat rekisteröitymisiä nopeammin

Seuraavaksi:
- Luonnostele LinkedInin julkaisuteksti hintatekstiä odottaessa

Huomisaamuna merkintä nimeää valmiin luonnoksen, puuttuvan hintatekstin ja odottaessa aloitettavan tehtävän.

Samat kuusi kenttää toimivat piirustuskatselmoinnissa. Pysy lähellä tuotoksia ja päätöksiä.

”Piirustusten parissa” on liian epämääräinen. Kirjoita, mikä muuttui työsi tuloksena.

Päivä: to 18.6.

Työn alla:
- Palkkiluettelo, liitosdetaljit

Valmista:
- Toisen kerroksen palkkikoot päivitetty kuormitustarkastelun jälkeen

Esteet / hidasteet:
- Odotan suunnittelutiimin tarkistavan arkkitehtipohjan akselistoa

Päätin:
- Nostan ulokedetaljin kokeneemman tarkistukseen ennen julkaisemista

Seuraavaksi:
- Vertaa tarkistettua akselistoa pilarien sijoitteluun ja päivitä detalji S-412

Kirjaa muutos

Tehtävälista voi jättää tuloksen pois: ”Päiväpalaveri. Sähköposteihin vastailu. Kampanja. Lisää sähköposteja. Kokous Sarahin kanssa.”

Lista nimeää toiminnat, muttei muutosta. Sinun pitää silti tietää, onko kampanjaluonnos valmis tai jäikö päätös kokouksessa auki.

Kysymys on selvä: mikä on nyt valmista, mikä ei ollut aamulla? ”Julkaisuviestin luonnos valmis” kertoo enemmän kuin ”kampanjan parissa”. ”Lyhensin webinaarin jatkosarjan viidestä viestistä kolmeen” kertoo enemmän kuin ”kokous Sarahin kanssa”.

Kirjoita Valmista-riville tulos. Keskeneräisestä tehtävästä kirjaa hyödyllinen muutos: ”Suljin pois kaksi vientivirheen syytä” tai ”Aloitusosa luonnosteltu”.

Jos kokoat päivän ajastimen tai kalenterin merkinnöistä, niiden otsikot nimeävät tuloksen harvoin, joten lisää se itse. Otsikko voi jättää tehtävän epäselväksi.

Kirjaa hidaste

Käytä Esteet / hidasteet -riviä, kun jokin viivästyttää työtä.

Valmista kertoo muutoksen. Jos haluat tietää myös, toimiko se, lisää se samalle riville. Esteet / hidasteet kertoo täsmällisen viiveen: kaksi päivää odotettu hintateksti tai vastaamatta jäänyt kampanjakatselmointi.

Etsi useista merkinnöistä toistuvia viiveitä. Päivämäärät antavat keskusteltavat tapaukset. Yksi merkintä kertoo kyseisen viiveen, ei koko viikon selitystä.

Jos joku kysyy kampanjan myöhästymisestä, viittaa päivättyihin merkintöihin. ”Julkaisuviestit odottivat hintatekstiä tiistaista torstaihin” nimeää yhden viiveen.

Pidä muistiinpano tosiasioissa. Kirjaa mitä tarvitsit, milloin pyysit ja mitä pystyit tekemään odottaessa.

Seuraavaksi-rivi on huomisen sinulle

Päätä loki yhteen riviin tulevasta. Mihin jäit. Mitä otat ensimmäiseksi.

Nimeä tehtävä ja ensimmäinen teko. Piirustusesimerkin ”Vertaa tarkistettua akselistoa pilarien sijoitteluun” antaa jatkokohdan akseliston saapuessa.

Jos seuraava askel riippuu toisesta, nimeä myös riippuvuus. Voit silti valita huomenna toisen tehtävän tärkeysjärjestyksen muuttuessa.

Pidä loki pienenä

Työloki menee pieleen yrittäessään olla täydellinen.

Et tarvitse joka tehtävää tai minuuttiselostusta. Jätä lounas, kahvi, kävely ja ryhmäkeskustelu pois, elleivät ne selitä myöhemmin tarvittavaa tietoa.

Säilytä tiedot, jotka auttavat jatkamaan työtä tai selittämään päätöksen.

Jätä pois vain kiireiseltä näyttämistä varten kirjoitettava.

Säilytä päivätyt esteet ja päätökset viikon jälkeenkin. Ne antavat yksityiskohdat viiveestä keskusteltaessa.

Jos työ koskee potilaita tai luottamuksellisia asiakasasioita, jätä tunnistetiedot ja kliiniset tiedot pois tästä muistiinpanosta. Ne kuuluvat työpaikan nykyiseen kirjanpitoon.

Mihin työtuntien loki sopii

Päivittäinen työloki kirjaa mitä. Joskus haluat myös kuinka kauan.

Silloin tuntikirjanpito auttaa. Käytä työn aikana ajastinta lyhyellä kuvauksella, kuten ”Uutiskirjeen luonnos”. Ryhmittele jaksot asiakkaan tai projektin mukaan löytääksesi yhteenvedon taustatyön.

Alku ja loppu työjakson rajoilla tallentavat keston. Päivän lopussa lisäät tuloksen, esteen ja jatkon.

Karkeaan päiväkuvaan riittää kokonaisten jaksojen mittaus. Pari tuntia julkaisusivuun, neljäkymmentä minuuttia mainostarkasteluun. Tämä ei ole laskutuskirjanpito, joka on eri ja tarkempi tehtävä.

”Oli hirveä kiire” ja ”Käytin neljä tuntia kokouksiin ja yhdeksänkymmentä minuuttia kampanjatekstiin” ovat erilaisia virkkeitä. Toinen antaa tutkittavaa: mitkä kokoukset auttoivat ja mitä voit lyhentää tai ohittaa?

Ajankäytön kartoituslomake auttaa tuntien kohteiden tutkimisessa. Et tarvitse sitä huomisen aloituskohdan kirjoittamiseen.

Valitse säilytyspaikka

Voit pitää lokia muistikirjassa, muistiinpanosovelluksessa, tekstitiedostossa tai taulukossa. Valitse se, jonka todella avaat päivän lopussa.

Haaste on päivän muistaminen kokousten, viestien ja asiayhteyksien vaihdon jälkeen.

Manuaalinen ajastin antaa raaka-aineen: lyhyen listan valitsemistasi työjaksoista. Palauta sen avulla päivä ja lisää päätökset ja tulokset itse.

TimeRetain auttaa muistamaan tämän päivän lokin taustatyön. Mitattujen jaksojen lista voi muistuttaa uutiskirjeestä tai mainostarkastelusta ja näyttää suunnilleen, kauanko kukin vei.

Katso päivän työtä täyttäessäsi Työn alla -riviä. Lisää sitten muutos ja jatkokohta.

Ei tiliä tai kuvakaappauksia. Aikamerkintäsi ovat laitteellasi. Valinnainen synkronointi tallentaa salatun kopion TimeRetainin palvelimille.

Kokeile huomisen työjaksojen mittaamista TimeRetainilla. Kirjoita listan avulla muutokset ja seuraava aloituskohta.

Avaa sovellus →

Kokeile kolmena päivänä

Aloita artikkelin yläosan pohjasta. Ohita valmistelutyö. Käytä muistiinpanoa, elleivät taulukot jo tunnu luontevilta.

Täytä kolmena työpäivänä kuusi kenttää päivän lopussa: Päivä, Työn alla, Valmista, Esteet / hidasteet, Päätin ja Seuraavaksi. Pidä karkeana. Katkelmat riittävät.

Lue kolmen päivän jälkeen merkinnät. Jos ne tuntuvat hyödyttömiltä, lopeta. Tuottavuusrituaali ei ansaitse pysyvää paikkaa elämässäsi vain artikkelin kehotuksesta.

Mutta jos ajattelet lukiessasi ”tästä on apua”, jatka.

Tarkastele sitten, mikä tekee kirjaamisesta työlästä. Jos loki vie minuutin tai kaksi, käytössäsi on jo sopiva tapa. Jos muistista kokoaminen vie viisi tai kymmenen minuuttia, kokeile työjaksojen mittausta. Pidä ajastin vain, jos merkinnät auttavat lokin kirjoittamisessa.