Laskutettavien tuntien seuranta ilman turhaa työtä
Päivitetty 4 minuuttia Kirjoittanut David, TimeRetain
Seuraa laskutettavia tunteja niin, että jokainen rivi sopii laskuun ja on selitettävissä myöhemmin. Pidä kirjanpito niin kevyenä, ettei se valtaa päivääsi.
Yksi tapa menettää laskutettavaa aikaa: aiot kirjata päivän ja rakennat sen sitten muistista. Laskutusaikana taulukko on puoliksi tyhjä. Arvaat, kestikö puhelu neljäkymmentä vai seitsemänkymmentä minuuttia, ja pyöristät reilulta tuntuvaan suuntaan.
Liiallinen seuranta on toinen ongelma. Kirjaat joka välilehden, nimeät joka tauon ja leikkaat päivän pieniin paloihin. Seuranta tarvitsee yhtä paljon huomiota kuin laskutettava työ.
Mihin laskutettavan työn kirjanpitoa tarvitaan
Tuottavuusloki ja laskutettavan työn kirjanpito voivat näyttää samanlaisilta mutta vastata eri kysymyksiin. Tuottavuusloki kysyy, mihin aika meni. Laskutuskirjanpito kysyy, mistä asiakkaalta veloitetaan ja miksi.
Se muuttaa tavoitetta. Tarkoitus ei ole kirjata koko päivää, vaan kirjoittaa rivi, jonka osaat selittää kolmen viikon päästä asiakkaan kysyessä: ”Mitä tämä oli?”
Jos merkintä vastaa siihen, se riittää.
Laskutettavan ajan vähimmäistiedot
Riisu merkinnästä kaikki paitsi laskun tarvitsemat tiedot:
| Kenttä | Miksi säilyttää |
|---|---|
| Asiakas | Ketä laskutat. |
| Projekti | Mihin työhön rivi kuuluu, jos asiakkaalla on useita. |
| Päivä | Milloin työ tehtiin. |
| Alku ja loppu | Todelliset rajat, ei muistista kirjoitettu luku. |
| Työkuvaus | Mitä teit asiakkaan ymmärtämillä sanoilla. |
| Hinta | Mitä hintaa merkintä käyttää, jos hintoja on useita. |
| Laskutettavuus | Kuuluuko työ laskulle. |
Muu on valinnaista: mieliala, vireys ja päivän jatkuva kertomus. Jos kenttä ei muuta laskua tai auta perustelemaan riviä, se on ylimääräinen.
Tässä on kuvitteellinen torstai muistiinpanoineen, jotka voit selittää kolmen viikon päästä:
| Päivä | Alku | Loppu | Asiakas / projekti | Muistiinpano | Yhteensä |
|---|---|---|---|---|---|
| 3.9. | 09:10 | 11:00 | Hartwell › Perehdytys | Perehdytysviestien sarjan luonnostelu. | 1 h 50 min |
| 3.9. | 11:15 | 12:00 | Hartwell › Perehdytys | Sopimusluonnoksen muutosten tarkistus ja kommentointi. | 45 min |
| 3.9. | 13:00 | 14:30 | Northstar › Verkkosivusto | Kassapolun virhetilanteiden toteutus. | 1 h 30 min |
| 3.9. | 16:00 | 16:25 | Hallinto | Kirjanpito ja tarjouspohjan muokkaukset. | 25 min |
Oletetaan, että Hartwell maksaa 120 dollaria tunnilta. Sen kaksi merkintää ovat yhteensä 2 h 35 min, mikä tekee 310 dollaria ennen mahdollista pyöristystä. Yleisen hallinnon 25 minuuttia jää työviikon summaan, mutta ei kuulu asiakkaan laskulle.
Jos viikko on jo laskentataulukossa, laskutettavien tuntien laskuri laskee rivit yhteen selaimessasi. Vielä kirjaamatta oleva työ tarvitsee silti tämän kirjanpidon.
Kevyt työnkulku laskutettavien tuntien seurantaan
Tallenna ensin ja siisti myöhemmin. Jätä viimeistelty laskuteksti päivittäiseen tarkastukseen, jotta se ei keskeytä joka tehtävää.
- Kirjaa työn aikana. Käynnistä ajastin aloittaessasi. Merkitse asiakas ja projekti alussa ja lisää karkea muistiinpano. Pysäytä ajastin vaihtaessasi tehtävää.
- Tarkista kerran päivässä. Selvennä epämääräiset muistiinpanot ja korjaa virheet työn ollessa tuoreessa muistissa. Pidä asiakkaiden tunnit erillään.
- Tarkista ennen laskutusta. Sisällytä sovitulla hinnalla työ, jonka laskuttamisesta sovitte. Ryhmittele liittyvät työt asiakkaan tunnistamien kuvausten alle.
Viikkotarkistus on summia, jatkuvia toimeksiantoja ja hinnan riittävyyttä varten. Se ei ole ensimmäinen muistiinpanojen lukukerta.
Kuinka tarkkoja muistiinpanojen pitää olla
Laskutettavan työn muistiinpanon pitää näyttää työn arvo ihmiselle, joka ei ollut paikalla. Tämä asettaa ala- ja ylärajan.
Alarajan alle jäävät liian ohuet muistiinpanot. ”Työ: 2 h” ei kerro asiakkaalle mitään ja tulevalle sinulle vielä vähemmän.
Ylärajan ylittää minuuttikohtainen loki: joka sovellus ja näppäinpainallus koko päivältä. Yksityiskohdat eivät välttämättä selitä työtä. Jos sovellus tai ikkunan otsikko ei tunnista tehtävää, päätät silti, tukeeko merkintä laskua. Milloin tallennettu otsikko tarvitsee vielä päätöksen käsittelee tätä.
Hyödyllinen muistiinpano nimeää tuloksen tai keskeneräisen työn edistymisen. ”Perehdytysviestien sarjan luonnostelu” voittaa ”kirjoitin Google Docsissa”. ”Sopimusluonnoksen muutosten tarkistus ja kommentointi” voittaa ”luin PDF
90 minuuttia”.Hankalat tilanteet
Selkeä työnkulku kattaa tavallisen päivän. Sotkuisissa hetkissä laskutettavaa aikaa katoaa. Korjaus on pieni sääntö, jota noudatat joka kerta.
Keskeytykset pilkkovat kirjanpidon. Jos nopea jatkotoimi kuuluu samaan asiakkaaseen, työhön ja hintaan, jätä se ympäröivään merkintään. Jos ei, anna sille oma merkintä, vaikka lyhyt.
Samaan asiakkaaseen liittyvät, samalla hinnalla tehdyt osat voivat muodostaa yhden laskurivin. Älä niputa erilaisia töitä yleiseksi ”pienet tehtävät” -riviksi.
Säilytä todelliset alku- ja loppuajat. Jos pyöristät, voit sopia välistä, suunnasta ja laskutusyksiköstä ennen työn alkua ja soveltaa sääntöä kirjanpidon kopioon. Tuntien pyöristäminen selittää, miksi alkuperäiset ajat säilyvät tarkkoina. Tuntiperusteinen laskutus näyttää 6 ja 15 minuutin esimerkit.
Jos unohdat käynnistää tai pysäyttää ajastimen, etsi vihjeitä lähetetyistä viesteistä, tallennetuista tiedostoista ja kalenterista. Ne voivat rajata jaksoa, mutta yksi aikaleima ei todista sen koko pituutta. Jos et pysty perustelemaan jaksoa, sen jättäminen laskusta pois on turvallisempi valinta.
Seuraa kiinteähintaisen projektin tunteja, jos haluat tarkastella ajallesi saatua palkkiota. Jaa valmistuneen työn palkkio kaikilla projektitunneilla saadaksesi tuoton tunnilta ennen kuluja. Jos se jää tavoitteen alle, katso, mitkä tehtävät kestivät odotettua pidempään. Jos voit päättää seuraavasta tarjouksesta, voit käyttää tuota havaintoa aika-arvion, hinnan tai laajuuden muuttamiseen.
Pidä yleinen yrityshallinto erillään asiakastyöstä. Pidä laskuttamaton asiakastyö asiakkaan kirjanpidossa, vaikka se jäisi laskusta pois. Jos määrität tuntihinnan, vertaa laskutettavia tunteja kaikkiin tunteihin. Voit ottaa laskuttamattomat tunnit huomioon hinnassa, jotta laskutettavat tunnit kattavat ne.
Miten aikakirjanpito tukee laskua
Laskutuskirjanpito antaa laskun taustalla olevat päivät, kuvaukset ja tunnit. Se ei takaa asiakkaan suostumusta tai maksua.
Ryhmittele rivit toimitetun työn, älä satunnaisten aikapalojen mukaan.
Sovita tarkkuus asiakkaaseen. Osa haluaa rivin tehtävää kohti, osa projektia kohti. Käytä heidän sanojaan, älä omaa pikakirjoitustasi.
Jos kuvauskenttiä on yksi, asiakas saattaa nähdä juuri sen. Säilytä oma kopio, jonka voit viedä toiseen työkaluun. Silloin kysymykseen voi vastata avaamalla merkinnän eikä puolustamalla muistikuvaa.
Miten TimeRetain sopii tähän
TimeRetain pitää asiakkaan tunnit ja työmuistiinpanot yhdessä, joten sinulla on laskurivin taustatiedot. Niihin voi palata asiakkaan kysyessä tehtävän sisältöä.
Katso projektin tunneista työn ajantarve tai palaa asiakkaan työhön hänen kysyessään laskusta.
Se toimii ilman tiliä. Ensisijainen kirjanpito pysyy laitteellasi. Valinnainen synkronointi tallentaa salatun kopion TimeRetainin palvelimille.
Aloita seuraavasta asiakastehtävästä. Säilytä tunnit ja laskutuksessa tarvitsemasi muistiinpano.
Kysymyksiä ja vastauksia
Mitä laskutettavien tuntien seuranta on?
Se tarkoittaa asiakastyön kirjaamista laskutusta ja myöhempää selittämistä varten. Sisällytä asiakas, projekti, päivä, todelliset alku- ja loppuajat sekä lyhyt tulosmuistiinpano. Tavoittele viikkojen päästä selitettävää riviä, älä koko päivän lokia.
Mitä laskutettavien tuntien kirjanpito sisältää?
Kirjaa asiakas, projekti, päivä, todelliset alku- ja loppuajat, työkuvaus, hinta ja laskutettavuus. Pidä yrityksen yleinen hallinto erillään asiakastyöstä. Pidä laskuttamaton asiakastyö asiakkaan merkinnöissä ja summassa, mutta jätä se pois laskusta.
Kuinka tarkkoja laskutettavan ajan merkintöjen pitää olla?
Riittävän tarkkoja työn arvon näyttämiseen, ei enempää. Hyvä muistiinpano nimeää tuloksen, kuten ”aloitusviestin luonnostelu”, käytetyn sovelluksen sijaan. Sovelluskohtainen loki lisää yksityiskohtia, mutta ei välttämättä selitä, mistä asiakas maksaa.
Kannattaako kiinteähintaisen työn aikaa seurata?
Kyllä, jos haluat tarkastella ajallesi saatua palkkiota. Jaa valmistuneen työn palkkio kaikilla projektitunneilla saadaksesi tuoton tunnilta ennen kuluja. Jos se jää alle tavoitetuntihintasi, voit käyttää kirjanpitoa ja muokata seuraavaa arviota, hintaa tai laajuutta silloin, kun voit päättää siitä.
Miten helpotan laskun tuntien tarkistamista asiakkaalle?
Ryhmittele laskurivit toimitetun työn mukaan, sovita tarkkuus asiakkaaseen ja käytä hänen sanojaan. Jos pyöristät laskun tunnit, voit sopia menetelmästä ennen työn alkua ja säilyttää alkuperäiset ajat tarkkoina. Pidä kirjanpito, jonka voit viedä toiseen työkaluun, jotta voit vastata laskua koskeviin kysymyksiin myöhemmin.