Ajankäytön kartoituslomake omaan käyttöösi

Kopioi alla oleva lomake muistiinpanoon tai lataa CSV. Kirjoita alku aloittaessasi ja loppu lopettaessasi tai pitäessäsi tauon. Kun aloitat uudelleen, käytä uutta riviä.

Päivä 1:
Päivämäärä:

Kirjaus:
-
-
-
-
-
-

Päivä 2:
Päivämäärä:

Kirjaus:
-
-
-
-
-
-

Päivä 3:
Päivämäärä:

Kirjaus:
-
-
-
-
-
-

Arviointi:
Minne tunnit menivät:

Mikä yllätti:

Tunnit ja arvo:

Seuraa edelleen:
-
-

Päästä irti:
-
-

Sivu näyttää, miten täytät lomakkeen. Menetelmästä kertoo mitä ajankäytön kartoitus on. Tämä ei ole toimitettava tuntikirjanpito.

Mitä lomakkeessa on

Ensimmäinen sivu on loki: kolme taulukkoa, yksi päivää kohti, ja kentät alku, loppu ja huomio. Uusi rivi joka aloitukselle. Likimääräiset ajat riittävät.

Valitse päivät, jotka edustavat tarkasteltavaa rutiinia. Jos tarkastelet matka-aikaa, kirjaa matka. Kolme päivää on tilannekuva. Kolme arkipäivää ei näytä viikonloppua, eikä kolme päivää välttämättä näytä luotettavaa maanantain ja perjantain eroa.

Toinen sivu on arviointi: mihin tunnit menivät, mikä yllätti ja tunnit ja arvo. Alla on kaksi listaa: jatka seurantaa ja päästä irti.

Hintasaraketta tai asiakaskenttää ei ole. Rivit seuraavat tekemisesi vaihtumista puolen tunnin ruudukon sijaan.

Miten täytät rivin

Kirjoita aloitusaika aloittaessasi. Kirjoita loppu lopettaessasi tai tauolle lähtiessäsi. Käytä uutta riviä aloittaessasi uudelleen.

1. Alku ja loppu. Käytä ystävälle kertomaasi kellonaikaa. 09:10–09:55 on riittävän tarkka.
2. Huomio. Nimeä työ. ”Saapuneet viestit ja Slack” kertoo jotakin; ”Kiireinen” ei. Muutama sana voittaa tyhjän kentän.

Kirjoita ajat joka vaihdossa. Jos unohdat jatkuvasti, kokeile muistutusta luontevassa tauossa ja muuta ajoitusta sen häiritessä työtä. Jos arvioit unohtuneen jakson myöhemmin, merkitse se likimääräiseksi.

Jätä käyttämättömät rivit tyhjiksi. Tyhjä rivi ei tarvitse täytetehtävää. Jos kiireinen päivä tarvitsee yli kuusi riviä, lisää niitä.

Täytetty päivä

Keksitty esimerkkipäivä:

Viestit veivät ensimmäiset 45 minuuttia. Tarjous sai 85 minuuttia välillä 09:55–11:20. Viikkotapaaminen täytti viimeiset 40 minuuttia ennen puoltapäivää.

Aukko 12:00 jälkeen on tauko. Seuraava rivi alkaa työn alkaessa uudelleen.

Pidä muistiinpanot itsellesi, myös suorat huomiot kuten ”venyi”.

Täytä arviointi kolmen päivän jälkeen

Täytä toinen sivu, kun rivejä on kolmelta päivältä.

Arvaa erilliseen muistiinpanoon ennen päivien lukemista, mihin tunnit mielestäsi menivät.

Lue päivät kerran ja laske kullekin muistiinpanotyypille karkeat minuutit. Kirjoita:

• Mihin tunnit menivät. Mikä työlaji vei eniten kellonaikaa. Yksi virke.
• Mikä yllätti. Missä rivit poikkeavat arvauksestasi, tai jakso, joka tuntui lyhyeltä muttei ollut.
• Tunnit ja arvo. Päivän syönyt työ sen työn viereen, joka todella edisti jotakin.

Jaa havainnot sitten kahteen. Jatka seurantaa kuuluu muutettavalle tavalle tai raportoitaville tunneille. Päästä irti kuuluu muulle.

Valitse yksi hallinnassasi oleva muutos. Jos viestit keskeyttivät projektin, kokeile erillistä jaksoa ei-kiireellisille vastauksille ja katso, saako projekti lisää aikaa. Jos et voi siirtää vaatimuksia, keskustele muistiinpanojen avulla tärkeysjärjestyksestä siitä päättävän kanssa.

Päivittäinen työloki vastaa eri kysymykseen: mitä valmistui ja mikä esti etenemistä. Täytä se päivän lopussa, jos haluat jättää jatko-ohjeen huomisen itsellesi. Pidä pidemmät pohdinnat erillään, jotta aikamerkintöjä on helppo silmäillä.

Säilytä tiedosto omalla laitteellasi

Tallenna valmis lomake laitteellesi. Älä pudota sitä jaetulle levylle ”myöhemmäksi”. Tulostetta ei pidä jättää muiden luettavaan pinoon.

Käytä ensisijaisesti paikallista ajastinta niille riveille, joiden seurantaa jatkat. Kartoitus voi jäädä paperille.

Jos Jatka seurantaa sisältää viestiajan, TimeRetainilla näet sen osuuden aamuistasi kartoituksen jälkeen. Ensisijainen kirjanpito pysyy laitteellasi. Valinnainen synkronointi tallentaa salatun kopion TimeRetainin palvelimille.

Pidä yksityistä ajastinta niille muutamille asioille, joita lomake kehotti seuraamaan.

Avaa sovellus →

Laita tiedosto pois

Kun kolme taulukkoa ja arviointi ovat täynnä, sulje tiedosto. Jätä Jatka seurantaa niille harvoille riveille, jotka yhä tarvitsevat ajastimen.