タイムシートとは？作業時間の記録方法

タイムシートは、いつ仕事をしたか、どれくらいかかったか、多くの場合は何のための仕事だったかを残す記録です。

このページで扱うのは、請求、計画、一週間の使い道を知るための、個人やフリーランスの記録です。雇用主の給与計算の書式ではありません。

タイムシートには、紙の書式、表計算シート、時間記録アプリからの出力、メモ内の簡単な表などを使えます。

役に立つかを確かめる問いは一つです。来週見直したとき、何が起きたか分かるでしょうか。

タイムシートとは

タイムシートは、作業時間を整理して残します。

従業員も、自分の時間を私的に記録できます。そのログは給与計算の書式とは別です。

フリーランスなら請求書の根拠になるかもしれません。学生、創業者、一人で働く人なら、1週間を何に使ったか見えるようになります。

使い道が違っても、基本は日付、時刻、仕事、合計です。

凝った形式は不要です。欄を増やすたびに注意が必要になり、本来はその注意を仕事に向けたかったはずです。

シンプルなタイムシートの例

架空の一日分の小さなタイムシートです。

この表には、各作業の日付、長さ、案件、成果があります。後で必要なときにだけ詳細を加えます。

顧客Bの行にある30分の休憩は、この個人用の合計から除いています。1日の合計は4時間15分です。

時間単価で請求するなら、単価や請求可否の欄を加えます。1週間の様子だけを知りたいなら不要です。

タイムシートに書くこと

まずは役立つ最小限の記録から始めます。

• 日付：仕事をした日。
• 開始と終了の時刻：ひとまとまりの仕事を始めた時刻と終えた時刻。
• 休憩時間：自分の合計から除きたい中断。
• 顧客、案件、科目：複数ある場合の対象。仕事を記録するときに行へ書きます。
• メモ：後から見ても分かる言葉で、何をしたか。
• 合計：数えたい時間。

「仕事」だけでは情報が足りません。「メール」もたいてい不十分です。「利用開始メールの草稿」「購入画面の文言を修正」「契約書の修正箇所を確認」「練習問題4〜9」のように、結果を書く方が役立ちます。

作業全体を説明する必要はありません。隣の作業と区別できる程度の詳細を残します。

タイムシート、時間記録アプリ、日々の作業記録

この3つは重なりますが、役割が違います。

時間記録アプリは、作業中の時間を計ります。タイマーを開始して止め、顧客、案件、科目に割り当て、必要なら短いメモを加えます。日中に使う道具です。

タイムシートは、確認、エクスポート、請求に使える整った記録です。時間記録アプリ、表計算シート、手書きメモから作れます。

日々の作業記録は、何が変わったかを説明します。終えたこと、妨げになったこと、決めたこと、次にすることを、1日の終わりに振り返って書きます。タイムシートは、仕事にかかった時間を示します。

両方が必要な場合もあります。例えば、タイムシートでは2時間の予定だった顧客Aが3.5時間かかり、仕事ログには料金の文面が届くのが遅れたと残っているとします。タイムシートは超過を示します。ログからは考えられる理由が分かり、請求書の説明や次の案件の計画に役立ちます。

よくあるタイムシートの間違い

1つ目は、記憶から1週間を作り直すことです。

予定表の招待では、火曜の30分の通話が時間どおり終わったか、70分になったか分かりません。開始と終了を記録していれば分かります。

請求書や顧問契約、仕事量の判断に使うなら、作業した日に記録しましょう。

2つ目は、記録しすぎることです。

案件ごとの合計なら、各タブや小さな中断ごとに行を作る必要はありません。同じ仕事の断片なら、一行に時間とメモを残せます。

アプリやウィンドウの名前が案件を示さないなら、自動の時間記録にも自分の判断が必要です。仕事の目的を覚えているうちに補います。

3つ目は、自分にしか分からない略語を使うことです。

「CAの同期ミーティングの件」は今日なら分かっても、3週間後には顧客名と会議の議題が必要になるでしょう。記録が自分用でも、必要なら他人に説明できる名前やメモを使います。

シンプルな週の進め方

続けやすい方法は、まず記録し、後で一度整理することです。

日中は仕事のまとまりを記録します。顧客、案件、科目、メモ、開始、停止だけを大まかに書きましょう。表を整えるために仕事を止める必要はありません。

一日の終わりに、明らかな間違いを直します。一つの作業に二つの案件が入ったなら、正しい時刻で二つに分けます。「その他」が何だったか覚えているうちに書き直します。

週の終わりに記録を見ます。請求する時間なら、各行に顧客と案件が既にある状態にします。

自分の計画なら、予定した作業と実績を比べます。例えば一時間の予定だった事務作業が二時間かかり、次の顧客の仕事が残っているとします。来週も似た事務作業があり、自分で予定を決められるなら、時間を増やします。優先順位を決める人が別にいるなら、記録を使って何を動かせるか話し合います。

短い時間の使い方の振り返りにもタイムシートを使えます。普段の3日間を記録し、月曜と金曜の違いを知りたいなら丸1週間記録します。分かることがなくなった部分は、そこで記録をやめましょう。

TimeRetainの使いどころ

TimeRetainは、来週にも分かるタイムシートを残す助けになります。顧客、科目、案件で仕事をまとめ、時間の使い道を見られます。

忙しかった一週間を説明したり、請求を話し合ったり、予想より長かった仕事の枠を計画したりするために使えます。

アカウントは不要で、主な記録は端末に残ります。任意の同期を使うと、暗号化したコピーがTimeRetainのサーバーに保存されます。