時間の振り返りとは？時間の使い道を知る

時間の振り返りは、自分の時間の使い道を短期間で調べることです。一度試して、何かを知るために行います。永久に続ける必要はありません。

アプリ、数式だらけの表計算、30分ごとのアラームは不要です。仕事を切り替えたときに、例えば一行書くだけでもできます。

09:10-09:55 - メールとSlack - 依頼への対応

この行だけでも、45分をメッセージに使ったことが分かります。「依頼への対応」という分類も残ります。数行を書いて傾向を見れば、時間を振り返れます。

記録自体が仕事になることもあります。一分ごとの記録で仕事が中断するなら、もっと大きなまとまりから始めます。

印象と記録の差を見る

「午前は案件に使った」と感じる一日を想像してください。メモには、Slackの会話三件、長引いた会議、受信箱への寄り道の間に、その案件が残っています。

この差を比べるのが目的です。記憶と記録を比較し、変えることがあるか決めます。

三日間は一部の様子です。一週間の仕事を記録すれば、会議の多い月曜と報告の多い金曜などを比較できます。

三日間の小さな振り返り

終えやすい短い方法です。記入欄がある方がよければ、時間の振り返りワークシートを使えます。

普段の三日間を選びます。通常の流れを見たいなら、公開、旅行の週、締め切り後の特に静かな週は避けます。移動を調べたいなら、その移動を記録します。

分類を五つか六つ選び、そこで止めます。詳しくするほど、切り替えのたびに判断が増えます。

集中作業、会議、連絡、事務、休憩、その他で十分です。メモを書くより分類に時間がかかるなら、大きくまとめます。

時刻ごとでなく、作業ごとに記録します。内容を変えたら、大まかな開始と終了、分類、数語を一行にします。書き忘れるなら、思い出せる通知を試します。

傾向を見るには大まかな時刻で十分です。その時間も請求するなら、仕事中に正確な開始と終了を残します。

意識して軽く保ちます。通知が仕事を中断するなら、間隔を広げるか、自然な区切りで記録します。

切り替えのメモにも抜けはあります。切り替えと意識しなかったSlackの一瞥を逃すこともあります。ここでは、厳密でも途中でやめる記録より、書き終えるメモが役立ちます。

記録した日を振り返り、傾向を見ます。合計する前に、分類ごとの予想を書き留めます。次に分類ごとに実際の時間を合計し、二つの数字を並べます。差が最も大きい分類を、詳しく見る価値があります。

次に、各作業に「増やす」「減らす」「このまま」のいずれか一語で印を付けます。時間の使い道、意外だったこと、最も時間を使った仕事と最も価値があった仕事の差を見ます。

次にすることを決める

メモがそろったら、さらに詳しく見るものを決めます。

数か月後に同じ確認をしても構いません。それは次の振り返りで、すべての分類を計り続ける理由ではありません。

短い一覧を目指します。分類ごとに、続けて見るか、記録をやめるかを選びます。

朝が依頼への対応で消え、自分で予定を決められるなら、集中作業の枠を朝に確保します。二週間計り、その枠を守れ、役立つかを見ます。

時間を請求することは、フリーランスの時間記録で扱う別の習慣です。振り返り後も請求のために計るなら、請求しない間接作業も記録します。請求時間だけでは、事務作業が合計に出ません。

ほかのことはやめられます。昼食の長さを変えるつもりがなければ、計り続ける必要はありません。新しく知ることがなくなった分類は、記録をやめます。

日々のメモがまだ役立つなら続けられます。

非公開の自分の記録を残す

共有したくない詳細は、自分で管理する記録に置きます。

管理職向けに編集すると、振り返りは報告書になります。省いた情報は失われます。

例えば、気が散った一時間を集中作業に変えると、見たかった傾向を隠します。

元のメモを残せば、実際に記録した内容を振り返れます。

二つの記録を分けます。自分の振り返りは、自分の時間の使い方を決めるためのものです。

雇用主が時間を求めるなら、求められた記録を出します。自分の観察は、そのタイムシートと別に残せます。

詳しい記録には、自分が選んだ仕事、休憩、気が散ったことが含まれます。共有する必要がなければ、自分の端末に残し、共有フォルダーを避けます。

アプリの履歴やスクリーンショットには、切り替えと名付けなかった活動も含まれます。

三日間のノートは短い中断を逃すことがありますが、何を書くかを自分で選べます。記録されたタイトルにも判断が必要な場合を別の記事で説明しています。

メモから見えることの例

架空の例です。方法は同じでも、次の一歩は、何を変えたいかによって変わります。

短い確認リスト

• 調べたい流れを代表する日を選ぶ。
• 一部の様子を見るなら三日、月曜と金曜を比べるなら一週間にする。
• 五つか六つの大きな分類を使う。
• 切り替えるたびに一行書く。傾向を見る時刻は大まかでよい。
• 記録を続ける助けになり、仕事を邪魔しない場合にだけ通知を使う。
• 記録した後、分類ごとの合計を予想し、実際の時間を合計して比べる。
• 使い道、意外なこと、時間の量と価値の傾向を見る。
• 変えたいこと、請求する時間、見逃しがちな間接作業から、続けるものを選ぶ。
• 自分の観察と、共有する必要がある記録を分ける。

メモがそろったら

数日間の記録には、メモの抜けも残ります。変える必要があるか決めます。問いに答えられたなら、やめられます。不足があるなら、詳しく見るものを少数選びます。

TimeRetainなら、振り返り全体を繰り返さず、詳しく見たいことを追えます。朝に集中作業を確保したなら、一週間その作業を計り、合計を予定時間と比べます。

主な記録は端末に残ります。

任意の同期を使うと、暗号化したコピーがTimeRetainのサーバーに保存されます。

記録しない日を監視せず、スクリーンショットも撮りません。