手間を増やさず請求可能時間を記録する方法

請求可能時間は、各行を請求書に載せ、後からも説明できるよう記録しましょう。1日の仕事を圧迫しない軽さに保ちます。

請求する時間が抜ける一つの原因は、後からの記録です。その日に書こうと思いながら、後で記憶から作り直します。請求時には表が半分空白です。通話が40分だったか70分だったか推測し、公平に感じる方向へ丸めます。

もう一つの失敗は、記録しすぎることです。すべてのタブと休憩に名前を付け、1日を細切れにします。すると記録アプリが、請求する仕事と同じくらい手間がかかります。

請求用の時間記録の目的

生産性の記録と請求用の記録は似ていても、答える問いが違います。前者は時間を何に使ったかを問います。後者はどの時間を請求書に載せるつもりか、その理由を示します。

目的も変わります。1日全体を記録する必要はありません。3週間後に顧客から「これは何ですか」と聞かれても、説明できる1行を書きます。

その問いに答えられるなら十分です。

請求用の時間記録に必要なもの

請求書に必要な項目まで絞ります。

気分、元気の度合い、一日の詳しい物語は任意です。請求書に影響せず、行の根拠にもならない項目は余分です。

次は、3週間後にも意味が分かる木曜の例です。

Hartwellが一時間120ドルを支払うとします。二つの記録の合計は2時間35分で、丸める前の金額は310ドルです。一般的な事務作業の25分は一週間の仕事時間に含めますが、顧客の請求書には載せません。

週の時間がすでに表計算シートにあるなら、請求可能時間の計算ツールでブラウザー内で合計できます。まだ記録していない仕事には、まずこの記録が必要です。

請求する時間を記録する簡単な流れ

まず記録し、後で整えます。請求書の文面は一日一回の確認で整え、作業ごとに手を止めないようにします。

1. 働きながら記録する。 仕事を始めたらタイマーを動かします。開始時に顧客と案件を記録し、大まかなメモを添えます。仕事を切り替えたら止めます。
2. 一日一回見直す。 記憶が新しいうちに曖昧なメモや間違いを直します。顧客の時間はそれぞれ分けます。
3. 請求前に見直す。 請求すると合意した仕事を、合意した単価で含めます。顧客が分かる説明の下に、関連する仕事をまとめます。

週ごとの確認は、合計、顧問契約、単価がその週の仕事を賄えているかを見るためです。メモを初めて読むときではありません。

メモに必要な詳しさ

請求用のメモは、その場にいなかった人にも仕事の価値を示すべきです。詳しさには下限と上限があります。

下限より薄いメモは根拠になりません。「仕事：2時間」では顧客に何も伝わらず、将来の自分にはなおさらです。

上限を超えるのは、一日中、アプリやキー入力を分刻みで残す記録です。細かい情報が、仕事を説明するとは限りません。アプリやウィンドウのタイトルが仕事を特定しないなら、その記録を請求の根拠にできるかは自分で判断します。記録されたタイトルだけでは判断できない場合を別の記事で説明しています。

役立つメモは、成果や、未完了の仕事の進み具合を示します。「Googleドキュメントで書いた」より「利用開始メールの一連の文面を作成」。「PDFを90分読んだ」より「契約書の修正箇所を確認して注記」です。

困りやすい場合

整った進め方は普通の日にはうまく働きます。請求し忘れるのは、細かな作業や中断が重なるときです。毎回守れる小さな規則で対処します。

中断で記録が細切れになることがあります。短いフォローが同じ顧客、同じ仕事、同じ単価に属するなら、前後の記録に含めます。そうでなければ、短くても別の記録にします。

同じ顧客で同じ単価の関連する作業は、一つの請求項目にまとめられます。異なる仕事を曖昧な「小さな作業」の行にまとめないでください。

実際の開始と終了を保存します。丸めるなら、仕事の前に単位、方向、請求の区切りを決めることができます。その規則は記録のコピーに適用できます。タイムシートの丸めは、元の時刻を正確に保つ理由を説明しています。時間単価での請求には6分と15分の例があります。

タイマーを忘れたら、送信したメール、保存したファイル、予定表から手掛かりを探します。仕事の範囲は絞れても、一つの時刻だけでは全体の長さを証明できません。裏付けられない時間は、請求書に載せないほうが安全です。

固定料金が時間に対していくらだったか振り返りたいなら、その案件も記録します。終了後、料金を全案件時間で割ると、費用を引く前の一時間当たり売上が分かります。目標より低ければ、予想より長かった仕事を見直します。次の見積もりを変えられる場合は、その材料から時間、価格、範囲を調整することができます。

一般的な事務作業は顧客の仕事と分けます。顧客の無償作業は、請求書から外しても、その顧客の記録には残します。時間単価を決めるなら、請求する時間と仕事全体の時間を比べます。無償の時間をその単価に織り込めば、請求する時間で賄えます。

時間記録が請求書を支える方法

請求用の記録は、請求書の根拠となる日付、仕事の説明、時間を示します。顧客の合意や支払いを保証するものではありません。

たまたま区切った時間ではなく、提供した成果ごとに請求書の項目をまとめましょう。

詳しさは顧客に合わせます。タスクごとの行を望む人も、案件ごとに1行を望む人もいます。自分だけの略語ではなく、顧客の言葉を使います。

説明欄が一つだけなら、そのメモを顧客が見るかもしれません。書き出せる控えを自分でも保管しましょう。質問が来たら、記憶を巡って争うのではなく記録を開けます。

TimeRetainの使いどころ

TimeRetainは顧客の時間と仕事のメモをまとめ、請求項目の元になった詳細を残せます。仕事の内容について質問されたときに、参照できる記録があります。

案件の時間を振り返って、どれだけかかったかを見たり、請求について聞かれたときに顧客の仕事を見返したりできます。

アカウントなしで使えます。主な記録は自分の端末に保存されます。任意の同期を使うと、暗号化したコピーがTimeRetainのサーバーに保存されます。

次の顧客の仕事から始めましょう。請求時に必要な時間とメモを残せます。

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