Mitä tuntikirjanpito on? Opas työtunteihin

Tuntikirjanpito kertoo, milloin työ tehtiin, kuinka kauan se kesti ja usein mitä varten.

Sivu käsittelee omaa tai freelancerin kirjanpitoa laskutusta, suunnittelua tai viikon ajankäytön tarkastelua varten. Se ei ole työnantajan palkanlaskentalomake.

Kirjanpito voi olla paperilomake, laskentataulukko, ajastimen vienti tai yksinkertainen taulukko muistiinpanossa.

Hyödyllinen versio vastaa yhteen kysymykseen: näetkö ensi viikolla, mitä tapahtui?

Mitä tuntikirjanpito on

Se kirjaa työajan järjestelmällisesti.

Työntekijä voi silti pitää omien tuntiensa yksityistä lokia. Se ei ole palkanlaskentalomake.

Freelancerilla kirjanpito voi tukea laskua. Opiskelijalla, perustajalla tai yksin työskentelevällä se voi näyttää viikon ajankäytön.

Ydin on sama: päivä, aika, työ ja summa.

Siitä ei tarvitse tehdä hienoa. Jokainen lisäkenttä pyytää huomiota, jota yritit käyttää itse työhön.

Yksinkertainen esimerkki

Pieni kirjanpito kuvitteellisesta päivästä:

Taulukko antaa jokaisen jakson päivän, keston, projektin ja tuloksen. Lisää yksityiskohtia vain myöhempää tarvetta varten.

Asiakkaan B rivin 30 minuutin tauko jää tämän oman summan ulkopuolelle. Päivä on yhteensä 4 h 15 min.

Tuntilaskutuksessa lisää hinta tai laskutettavuus. Jos haluat vain ymmärtää viikkoa, jätä ne pois.

Mitä kirjaat

Aloita pienimmästä hyödyllisestä aineistosta:

• Päivä: milloin työ tehtiin.
• Alku ja loppu: työjakson todellinen muoto.
• Tauko: omasta summasta poistettava keskeytys.
• Asiakas, projekti tai kurssi: asiayhteys, jos niitä on useita. Kirjaa se riville jaksoa tallentaessasi.
• Muistiinpano: mitä teit myöhemmin ymmärrettävin sanoin.
• Summa: aika, jonka haluat mukaan.

”Työ” on liian ohut. ”Sähköposti” on yleensä myös. Parempi nimeää tuloksen: ”perehdytysviestin luonnostelu”, ”kassatekstin korjaus”, ”sopimusluonnoksen muutosten tarkistus”, ”harjoitustehtävät 4–9”.

Koko tehtävää ei tarvitse kuvata. Jätä riittävästi erottamaan tämä jakso seuraavasta.

Ajastin, tuntikirjanpito ja päivittäinen työloki

Nämä menevät osin päällekkäin mutta tekevät eri työtä.

Ajastin tallentaa ajan työn aikana. Käynnistät, pysäytät, kohdistat jakson asiakkaalle, projektille tai kurssille ja ehkä lisäät lyhyen muistiinpanon. Se on päivän aikana käyttämäsi työkalu.

Tuntikirjanpito on siisti aineisto tarkasteluun, vientiin tai laskutukseen. Se voi tulla ajastimesta, taulukosta tai käsin kirjoitetuista muistiinpanoista.

Päivittäinen työloki selittää muutoksen: mitä valmistui, mikä esti, mitä päätit ja mitä seuraavaksi. Kirjoitat sen päivän lopussa pohdintana. Tuntikirjanpito kertoo keston.

Joskus tarvitset molemmat. Kirjanpito voi kertoa asiakkaan A vieneen 3,5 tuntia, vaikka suunnittelit kaksi, ja työloki hintatekstin saapuneen myöhässä. Kirjanpito näyttää ylityksen. Loki antaa todennäköisen syyn, mikä auttaa, kun selität laskua tai suunnittelet seuraavaa projektia.

Yleiset virheet

Ensimmäinen virhe on viikon palauttaminen muistista.

Kalenterikutsu ei kerro, päättyikö tiistain 30 minuutin puhelu ajallaan vai venyikö se 70 minuuttiin. Kirjatut alku- ja loppuajat kertovat.

Jos aineisto vaikuttaa laskuun, jatkuvaan toimeksiantoon tai työmääräpäätökseen, kirjaa lähempänä tapahtumaa.

Toinen virhe on liiallinen seuranta.

Projektisumma ei tarvitse joka välilehdelle tai pienelle keskeytykselle omaa riviä. Samaan tehtävään kuuluvat osat voivat olla yhdellä rivillä aikansa ja muistiinpanonsa kanssa.

Automaattinen seuranta tarvitsee harkintaasi, kun sovelluksen tai ikkunan nimi ei tunnista projektia. Lisää asiayhteys vielä muistaessasi työn tarkoituksen.

Kolmas virhe on oma pikakirjoitus.

”CA sync -juttu” voi olla tänään selvä. Kolmen viikon päästä tarvitset ehkä asiakkaan nimen ja kokouksen aiheen. Käytä tarvittaessa toiselle selitettäviä nimiä ja muistiinpanoja, vaikka aineisto olisi vain sinulle.

Yksinkertainen viikkotyönkulku

Toimiva tapa on tallentaa ensin ja siistiä kerran.

Kirjaa päivän aikana työjaksot. Pidä merkintä karkeana: asiakas, projekti tai kurssi, muistiinpano, alku ja loppu. Älä keskeytä työtä taulukon kiillottamiseen.

Korjaa päivän lopussa selvät virheet. Jaa kahta projektia kattava jakso kahdeksi oikeilla ajoilla. Nimeä ”sekalainen” vielä muistaessasi sen sisällön.

Tarkastele viikon lopussa kirjanpitoa. Laskutettavissa tunneissa jokaisen rivin pitäisi jo nimetä asiakas ja projekti.

Omassa suunnittelussa vertaa suunniteltuja jaksoja kirjattuun aikaan. Hallinto vei ehkä kaksi tuntia yhden sijaan, ja seuraavaksi suunniteltu asiakastyö on yhä kesken. Jos odotat samanlaista hallintoa ensi viikolla ja päätät aikataulustasi itse, varaa sille enemmän tilaa. Jos toinen päättää tärkeysjärjestyksen, keskustele merkintöjen avulla siirrettävästä työstä.

Kirjanpito sopii myös lyhyeen ajankäytön kartoitukseen. Seuraa kolme tavallista päivää tai koko työviikko maanantain ja perjantain vertailuun. Lopeta sitten niiden osien seuranta, jotka eivät enää opeta mitään.

Mihin TimeRetain sopii

TimeRetain auttaa kokoamaan ensi viikolla ymmärrettävän tuntikirjanpidon. Pidä liittyvä työ yhdessä asiakkaan, kurssin tai projektin mukaan ja näe tuntien kohteet.

Selitä kirjanpidolla kiireinen viikko, keskustele asiakaslaskusta tai varaa tilaa odotettua pidemmälle työlle.

Et tarvitse tiliä. Ensisijainen kirjanpito pysyy laitteellasi. Jos otat valinnaisen synkronoinnin käyttöön, TimeRetain tallentaa salatun kopion palvelimilleen.