Waarom ik een tijdtracker bouwde en geen spreadsheet

Een spreadsheet voor tijdregistratie is voldoende als je alleen een klein handmatig logboek nodig hebt. Voor mij begon het extra werk toen ik wilde dat hij als live timer werkte.

Ik hield mijn uren vroeger bij in Excel. Niet omdat spreadsheets slecht zijn.

Excel heeft formules, tabellen, grafieken, opmaak, filters, draaitabellen en automatisering. Het kan veel.

Dat was precies het probleem. De spreadsheet faalde niet omdat hij te weinig kon. Hij faalde omdat ik hem steeds opnieuw vroeg een tijdtracker te worden.

Eerst waren het enkele regels. Daarna had ik dagtotalen nodig. Daarna weektotalen. Daarna duidelijkere notities en betere groepen.

Daarna een manier om een vergeten eindtijd te corrigeren. Vervolgens wilde ik een pauzeknop. Toen vulde ik niet alleen cellen in. Ik onderhield een kleine app.

Een eenvoudige spreadsheet voor tijdregistratie

Wil je de spreadsheetversie, neem dan deze denkbeeldige dag over:

Dat is een bruikbaar overzicht. Eén regel per werkblok. Een begin, een einde, een label en een notitie die je later begrijpt.

Heb je alleen een urenstaat nodig, dan kan dit genoeg zijn. Zet in Totaal een formule (Einde min Begin), tel de dag op en ga verder. Vul 1 u. 15 min. niet uit je geheugen in. Geef de totalen een opmaak voor verstreken tijd, zoals [u]:mm in Excel ([h]:mm in een Engelstalige versie), zodat een week van meer dan 24 uur niet terugspringt naar een klein getal.

Maak er geen monument voor precisie van. Voeg geen twaalf kolommen toe omdat je ze misschien ooit nodig hebt. Helpt een veld je niet om werk te beoordelen, te factureren of te begrijpen, laat het dan weg.

Wil je een pauze binnen een blok uitsluiten, trek dan de pauzeduur af of splits de regel.

Wanneer een spreadsheet genoeg is

Een spreadsheet werkt als het overzicht klein en overzichtelijk blijft.

Voor een korte tijdanalyse is hij prima. Registreer enkele dagen die passen bij de routine die je wilt onderzoeken en kijk daarna terug.

Ook voor af en toe declarabel werk is hij prima. Factureer je maar enkele werkblokken per week, dan kan een kleine tabel de factuur onderbouwen.

Hij is ook prima wanneer werk in duidelijke blokken gebeurt. Start om 9 uur, stop om 10:30, schrijf de regel en klaar.

Het wordt lastiger zodra je dag zich gedraagt als een gewone dag.

Je wisselt van taak. Je wordt onderbroken. Je vergeet te stoppen. Na het eten pak je het werk weer op.

De spreadsheet slaat dan tijd op en moet die ook begrijpen.

Tijden invoeren wordt de eerste ergernis

Tijden intypen kost maar weinig moeite, maar je doet het de hele dag.

09:10 · 10:25 · Project · Notitie · Declarabel · Totaal · Volgende regel.

Dat is niet moeilijk. Het is vervelend. Dat verschil doet ertoe.

Onderbreekt elke regel intypen je werk, dan is uitstellen verleidelijk. Maar later moet je vragen beantwoorden.

Duurde het klantgesprek 45 of 70 minuten? Gebeurde het vervolgwerk vóór of na de lunch? Hoorde dat administratieve werk bij Klant A, of was je alleen je inbox aan het opruimen?

De spreadsheet veroorzaakte het geheugenprobleem niet. Hij legde het werk alleen niet vast terwijl het gebeurde.

Druk je tijdens het werk op start en stop, dan registreert een timer die tijden voor je. Je hoeft ze later niet in te typen. Een vergeten druk op de knop laat nog steeds een gat om te reconstrueren.

Met een pauzeknop wordt de spreadsheet software

Een pauzeknop klinkt onschuldig.

Je begint om 9:10. Om 9:35 belt iemand. Je pauzeert, hervat om 9:48 en stopt om 10:25.

Voor een timer is dat normaal.

Voor een spreadsheet heb je nu een regel nodig. Je kunt een pauzekolom toevoegen, de regel splitsen of een aparte pauzetabel bewaren. Maak je knoppen die tijdstempels schrijven, dan heb je ook een manier nodig om een verkeerde druk te corrigeren.

Excel kan dit ondersteunen. Natuurlijk kan dat. Afhankelijk van hoe ver je gaat, gebruik je formules, tabellen, scripts of macro’s.

Dat kan een leuk project zijn als de spreadsheet zelf het project is. Onderbreekt het onderhoud het werk dat je wilt bijhouden, dan is een aparte timer het proberen waard.

Wanneer totalen een extra taak worden

Een korte dag tel je eenvoudig op. Een late sessie of onderbroken middag kan je over de getallen laten nadenken.

Loopt werk over middernacht, dan wil je nog steeds een bruikbaar dagtotaal. Een gewone formule Einde min Begin wordt voor dat blok negatief, dus de formule heeft een extra regel nodig. Houd je zowel werktijd als geconcentreerde tijd bij, dan overlappen die. Twee geconcentreerde uren binnen een dag van acht uur maken er geen tien van.

Een spreadsheet kan dat verwerken. Maar elk extra overzicht moet met de andere blijven kloppen.

Dat was meer spreadsheetwerk dan ik wilde. Ik wilde zien waar de week bleef zonder eerst de formules te bekijken om het antwoord te vertrouwen.

Spreadsheet, tijdtracker en urenstaat

Deze drie worden vaak door elkaar gehaald. Daar begint de verwarring.

Een spreadsheet bewaart en berekent regels. Daar is hij goed in.

Een tijdtracker legt werk vast terwijl het gebeurt. Hij geeft je een begin, een einde en een overzicht dat je later kunt corrigeren.

Een urenstaat is het opgeschoonde overzicht dat je controleert, indient, exporteert of voor facturen gebruikt.

Dat zijn verschillende taken.

Ik wilde dat één spreadsheet ze alle drie deed. Dat was de fout.

Waarom ik de tracker bouwde

Ik bouwde TimeRetain niet om Excel als spreadsheet te overtreffen.

Ik bouwde het omdat ik geen app in spreadsheetvorm meer wilde onderhouden.

Ik wilde een handmatig overzicht. Ik wilde de reden voor elk blok naast de uren bewaren.

Automatische registratie kan minuten vinden die je nooit timede. Ik wilde nog steeds zelf kiezen wat in mijn overzicht kwam en fouten later corrigeren.

Ik wilde hetzelfde soort werk over klanten heen zien zonder elke regel in een project te dwingen. Nu kun je uren van Klant A apart van Klant B houden en toch zien hoeveel tijd naar dezelfde activiteit bij beide ging.

Ik gebruik nog steeds een spreadsheet als ik daar met de uren wil werken. Ik wil alleen niet de hele dag de spreadsheet bedienen.

De declarabele functies kwamen later, na een functieverzoek. Een helder overzicht helpt uren op een factuur uitleggen. Je verstuurt de factuur nog steeds met je bestaande tool.

En ik wilde het overzicht eerst op mijn eigen apparaat, want tijdgegevens zijn persoonlijk. Ze tonen klanten, gewoonten, tarieven, knelpunten, late avonden en de vorm van je werkende leven. Die gegevens verdienen bescherming.

Gebruik een spreadsheet totdat die je hindert

Werkt een spreadsheet voor tijdregistratie voor jou, blijf die dan gebruiken.

Een spreadsheet is draagbaar, vertrouwd, flexibel en gemakkelijk te controleren. Vaak is het de juiste eerste versie.

Maar wees duidelijk over de grens.

Typ je tijden uit je geheugen in plaats van het overzicht dicht bij het werk bij te houden, dan lekt er al informatie weg.

Wil je dat de sheet een lopende timer kan pauzeren en hervatten, dan bouw je software.

Moet elk extra overzicht met de andere blijven kloppen, dan laat de spreadsheet je over het verkeerde probleem nadenken.

Moet je eerst formules controleren voordat je de weektotalen vertrouwt, dan is de tool een deel van het werk geworden.

Daar lag voor mij de grens. Mijn spreadsheet had geen extra formule nodig. Hij moest ophouden de timer te zijn.

TimeRetain is de versie die ik wilde nadat de spreadsheet begon te irriteren.

Ik kan het werk vastleggen terwijl het gebeurt en fouten later corrigeren. De uren blijven naast de notities die ze verklaren.

Zie de uren per klant, cursus of opdracht zonder een extra werkblad te bouwen. Je kunt het overzicht naar een spreadsheet meenemen als je er daar mee wilt werken.

De hoofdregistratie blijft op je apparaat. Schakel je synchronisatie in, dan komt een versleutelde kopie op de servers van TimeRetain.

Gebruik een spreadsheet als die voor je werkt.