Hvorfor jeg byggede tidsregistrering, ikke regneark

Et regneark til tidsregistrering er godt nok, når du kun har brug for en lille manuel log. For mig begyndte ekstraarbejdet, da det skulle fungere som et kørende stopur.

Jeg plejede at føre timer i Excel. Ikke fordi regneark er dårlige.

Excel har formler, tabeller, diagrammer, formater, filtre, pivottabeller og automatisering. Det kan meget.

Det var problemet. Regnearket fejlede ikke, fordi det var svagt. Det fejlede, fordi jeg blev ved med at bede det om at blive et stopur.

Først var det nogle få rækker. Så skulle det have daglige summer. Derefter ugesummer, tydeligere noter og bedre gruppering.

Så skulle jeg kunne rette et glemt sluttidspunkt. Derefter ville jeg have en pauseknap. På det tidspunkt udfyldte jeg ikke kun celler. Jeg vedligeholdt en lille app.

Et enkelt regneark til tidsregistrering

Vil du bruge regnearket, er her en fiktiv dag at kopiere:

Det er en nyttig log. Én række pr. arbejdsblok. En start, en slutning, et navn og en note, du senere kan forstå.

Hvis du kun har brug for en timeseddel, kan det være nok. Sæt en formel i kolonnen I alt (Slut minus Start), læg dagen sammen, og gå videre. Skriv ikke »1 t 15 min« fra hukommelsen. Formatér summerne som forløbet tid, for eksempel [t]:mm i Excel, så en uge over 24 timer ikke springer tilbage til et lille tal.

Gør ikke arket til et monument over præcision. Tilføj ikke tolv kolonner, fordi du måske får brug for dem engang. Hvis et felt ikke hjælper dig med at gennemgå, fakturere eller forstå arbejdet, så lad det være ude.

Skal en pause udelades inden for en arbejdsblok, så træk pauselængden fra eller del rækken.

Hvornår et regneark er nok

Et regneark virker, når loggen er lille og overskuelig.

Det er fint til en kort tidsanalyse. Registrer nogle dage, der repræsenterer den rutine, du vil undersøge, og gennemgå dem derefter.

Det er fint til lejlighedsvist fakturerbart arbejde. Hvis du kun fakturerer nogle få blokke om ugen, kan en lille tabel understøtte fakturaen.

Det er fint, når arbejdet foregår i rene blokke. Start kl. 9, stop kl. 10:30, skriv rækken, færdig.

Arket bliver dårligere, når dagen gør, som dage gør.

Du skifter opgave. Du bliver afbrudt. Du glemmer at stoppe. Du vender tilbage efter aftensmaden.

Nu skal regnearket både gemme tiden og forstå den.

Indtastning af tid er det første besvær

At skrive tid ind er en lille hindring, men den gentager sig dagen igennem.

09:10 · 10:25 · Projekt · Note · Fakturerbar · Sum · Næste række.

Det er ikke svært. Det er irriterende. Der er forskel.

Afbryder indtastning af hver række arbejdet, er det fristende at vente til senere. Men så har du spørgsmål at besvare.

Varede kundesamtalen 45 eller 70 minutter? Skete opfølgningen før eller efter frokost? Var administrationen en del af Kunde A eller kun oprydning i indbakken?

Regnearket skabte ikke hukommelsesproblemet. Det fangede bare ikke arbejdet, mens det skete.

Trykker du start og stop under arbejdet, registrerer uret de tider for dig. Du behøver ikke skrive dem senere. Et glemt tryk efterlader stadig et hul at genskabe.

Pause er, når arket bliver til software

En pauseknap lyder uskyldig.

Du begynder at arbejde klokken 9:10. Nogen ringer klokken 9:35. Du pauser, fortsætter klokken 9:48 og stopper klokken 10:25.

I et stopur er det normalt.

I et regneark har du nu brug for en regel. Du kan tilføje en pausekolonne, dele rækken eller gemme en separat pausetabel. Tilføjer du knapper, der skriver tidsstempler, skal du også kunne rette et forkert tryk.

Excel kan understøtte det. Selvfølgelig kan det det. Alt efter hvor langt du går, kan du bruge formler, tabeller, scripts eller makroer.

Det kan være et sjovt projekt, hvis regnearket er selve projektet. Afbryder vedligeholdelsen det arbejde, du vil registrere, er et separat stopur værd at prøve.

Når summerne bliver endnu en opgave

En kort dag er let at lægge sammen. En sen session eller afbrudt eftermiddag kan få dig til at tøve over tallene.

Går arbejdet over midnat, vil du stadig have en brugbar dagssum. Et simpelt Slut minus Start bliver negativt for den blok, så formlen kræver endnu en regel. Har du både en samlet arbejdssum og en sum for koncentreret arbejde, overlapper de. To fokuserede timer inden for en dag på otte timer gør den ikke til ti timer.

Et regneark kan håndtere det. Men hver ekstra visning skal stemme overens med de andre.

Det var mere regnearksarbejde, end jeg ønskede. Jeg ville se, hvor ugen blev af, uden først at undersøge formlerne for at stole på svaret.

Regneark, stopur og timeseddel

De tre ting bliver blandet sammen, og det er her, besværet begynder.

Et regneark gemmer og beregner rækker. Det er godt til tabeller.

Et stopur registrerer arbejdet, mens det sker. Det giver start, stop og en log, du kan rette senere.

En timeseddel er den gennemgåede log, du læser, indsender, eksporterer eller bruger til fakturering.

Det er forskellige opgaver.

Jeg ville have ét regneark til alle tre. Det var fejlen.

Hvorfor jeg byggede stopuret

Jeg byggede ikke TimeRetain for at slå Excel som regneark.

Jeg byggede det, fordi jeg ville holde op med at vedligeholde en app, der lignede et regneark.

Jeg ville have en manuel registrering. Jeg ville gemme formålet med hver blok ved siden af timerne.

Automatisk registrering kan fange minutter, du aldrig tog tid på. Jeg ville stadig selv vælge indholdet af min log og rette fejl senere.

Jeg ville se én slags arbejde på tværs af kunder uden at tvinge hver post ind i et projekt. Nu kan du holde Kunde A’s timer adskilt fra Kunde B’s og stadig se tiden til samme aktivitet på tværs af begge.

Jeg bruger stadig et regneark, når jeg vil arbejde med timerne der. Jeg vil ikke have regnearket som det værktøj, jeg betjener hele dagen.

Muligheden for fakturerbare timer kom senere efter et ønske om funktionen. En tydelig log hjælper dig med at forklare timerne på en faktura. Du sender stadig fakturaen med det værktøj, du allerede bruger.

Og jeg ville have loggen først på min egen enhed, fordi tidsdata er personlige. De viser kunder, vaner, satser, flaskehalse, sene aftener og formen på et arbejdsliv. Det er værd at beskytte.

Brug et regneark, indtil det står i vejen

Hvis et regneark til tidsregistrering virker for dig, så behold det.

Et regneark kan flyttes, er velkendt, fleksibelt og let at kontrollere. Det er ofte den rigtige første løsning.

Men vær tydelig om grænsen.

Hvis du skriver tider fra hukommelsen frem for at opdatere tæt på arbejdet, går oplysninger allerede tabt.

Hvis du vil have, at regnearket skal kunne sætte et kørende stopur på pause og fortsætte det, bygger du software.

Hvis hver ekstra visning skal holdes i overensstemmelse med de andre, får arket dig til at tænke på det forkerte.

Hvis ugesummer kræver kontrol af formler, før du stoler på dem, er værktøjet blevet en del af arbejdet.

Det var grænsen for mig. Mit regneark havde ikke brug for endnu en formel. Det skulle holde op med at være stopuret.

TimeRetain er den version, jeg ønskede, da regnearket blev irriterende.

Jeg kan registrere arbejdet undervejs og rette en fejl senere. Timerne bliver ved siden af de noter, der forklarer dem.

Se timerne til hver kunde, hvert fag eller job uden at bygge endnu et ark. Du kan tage loggen tilbage til et regneark, når du vil arbejde med den der.

Den primære registrering bliver på din enhed. Slår du synkronisering til, gemmes en krypteret kopi på TimeRetains servere.

Brug et regneark, hvis det virker for dig.