Miksi rakensin seurantatyökalun taulukon sijaan

Ajanseurantataulukko riittää pieneen käsin täytettävään lokiin. Minulla lisätyö alkoi, kun halusin siitä käynnissä olevan ajastimen.

Pidin ennen tuntikirjaa Excelissä. En siksi, että taulukot olisivat huonoja.

Excelissä on kaavoja, taulukoita, kaavioita, muotoiluja, suodattimia, pivot-taulukoita ja automaatiota. Se pystyy paljoon.

Se oli ongelma. Taulukko ei epäonnistunut heikkoutensa vuoksi. Pyysin sitä jatkuvasti muuttumaan ajanseurantasovellukseksi.

Alussa oli muutama rivi. Sitten tarvittiin päiväsummat. Sitten viikkosummat. Sitten selkeämmät muistiinpanot ja parempi ryhmittely.

Seuraavaksi tarvitsin tavan korjata unohtunut lopetusaika. Sitten halusin taukopainikkeen. Siinä vaiheessa en enää vain täyttänyt soluja. Ylläpidin pientä sovellusta.

Yksinkertainen ajanseurantataulukko

Jos haluat taulukkoversion, tässä on kuvitteellinen kopioitava päivä:

Tämä on hyödyllinen kirjanpito. Rivi työjaksoa kohti. Alku, loppu, nimi ja myöhemmin ymmärrettävä muistiinpano.

Jos tarvitset vain tuntikirjanpidon, tämä voi riittää. Laita Yhteensä-sarakkeeseen kaava, loppu miinus alku, laske päivä yhteen ja jatka eteenpäin. Älä kirjoita 1 h 15 min muistista. Muotoile summat kuluneeksi ajaksi, Excelissä esimerkiksi [h]:mm, jotta yli 24 tunnin viikko ei pyörähdä takaisin pieneksi luvuksi.

Älä rakenna tarkkuuden alttaria. Älä lisää kahtatoista saraketta siksi, että ehkä tarvitset niitä joskus. Jos kenttä ei auta tarkastelemaan, laskuttamaan tai ymmärtämään työtä, jätä se pois.

Jos työjakson tauko pitää poistaa, vähennä tauon kesto tai jaa rivi.

Milloin taulukko riittää

Taulukko toimii, kun kirjanpito on pieni ja rauhallinen.

Se sopii lyhyeen ajankäytön kartoitukseen. Kirjaa muutama tarkasteltavaa rutiinia edustava päivä ja tarkastele niitä.

Se sopii satunnaiseen laskutettavaan työhön. Jos laskutat viikossa vain muutaman jakson, pieni taulukko voi tukea laskua.

Se sopii selkeisiin työpaloihin. Aloita yhdeksältä, lopeta 10:30, kirjoita rivi, valmis.

Taulukko hankaloituu, kun päivä tekee sen, mitä päivät tekevät.

Vaihdat tehtävää. Sinut keskeytetään. Unohdat lopettaa. Palaat illallisen jälkeen.

Nyt taulukko säilyttää aikaa ja sen pitäisi myös ymmärtää sitä.

Ajan syöttäminen on ensimmäinen ärsytys

Aikojen kirjoittaminen on pieni vaiva, mutta se toistuu pitkin päivää.

09:10. 10:25. Projekti, muistiinpano, laskutettavuus, kesto. Seuraava rivi.

Se ei ole vaikeaa. Se on ärsyttävää. Niillä on ero.

Jos joka rivin kirjoittaminen keskeyttää työn, sen jättää helposti myöhemmäksi. Silloin vastaan tulee kysymyksiä.

Kestikö asiakaspuhelu 45 vai 70 minuuttia? Tuliko jatkotoimi ennen lounasta vai sen jälkeen? Kuuluiko hallintotyö asiakkaalle A vai oliko se vain viestien siivousta?

Taulukko ei luonut muistiongelmaa. Se ei tallentanut työtä sen tapahtuessa.

Kun painat aloitusta ja lopetusta työn aikana, ajastin kirjaa ajat puolestasi. Niitä ei tarvitse kirjoittaa myöhemmin. Unohtunut painallus jättää silti palautettavan aukon.

Taukopainike muuttaa taulukon ohjelmistoksi

Taukopainike kuulostaa harmittomalta.

Aloitat 9:10. Joku soittaa 9:35. Pidät tauon, jatkat 9:48 ja lopetat 10:25.

Ajastimessa tämä on tavallista.

Taulukossa tarvitset nyt säännön. Voit lisätä taukosarakkeen, jakaa rivin tai pitää erillistä taukotaulukkoa. Jos lisäät aikaleimoja kirjoittavia painikkeita, tarvitset myös tavan korjata väärän painalluksen.

Excel tukee tätä. Tietenkin. Riippuen tavoitteestasi voit käyttää kaavoja, taulukoita, skriptejä tai makroja.

Se voi olla hauska projekti, jos projekti on taulukko. Jos sen ylläpito keskeyttää seurattavan työn, erillistä ajastinta kannattaa kokeilla.

Kun summista tulee toinen tehtävä

Lyhyt päivä on helppo laskea yhteen. Myöhäinen jakso tai keskeytynyt iltapäivä voi saada pysähtymään lukujen ääreen.

Jos työ jatkuu yli keskiyön, haluat silti käyttökelpoisen päiväsumman. Pelkkä loppu miinus alku menee sille jaksolle negatiiviseksi, joten kaava tarvitsee lisäsäännön. Jos pidät sekä työn että keskittyneen työn summia, ne menevät päällekkäin. Kaksi keskittynyttä tuntia kahdeksan tunnin sisällä ei tee päivästä kymmentuntista.

Taulukko pystyy tähän. Mutta jokaisen lisänäkymän pitää pysyä yhdenmukaisena muiden kanssa.

Se oli enemmän taulukkotyötä kuin halusin. Halusin nähdä, mihin viikko meni, tarkistamatta ensin kaavoja voidakseni luottaa vastaukseen.

Taulukko, ajastin ja tuntikirjanpito

Nämä kolme menevät sekaisin, ja siitä ongelma alkaa.

Taulukko säilyttää ja laskee rivejä. Se on hyvä taulukoissa.

Ajastin tallentaa työn sen tapahtuessa. Se antaa alun, lopun ja myöhemmin korjattavan merkinnän.

Tuntikirjanpito on siistitty aineisto, jonka tarkistat, toimitat, viet tai käytät laskutukseen.

Nämä ovat eri tehtäviä.

Halusin yhden taulukon tekevän kaikki kolme. Se oli virhe.

Miksi rakensin ajastimen

En rakentanut TimeRetainia voittamaan Exceliä taulukoissa.

Rakensin sen, koska halusin lopettaa taulukon muotoisen sovelluksen ylläpidon.

Halusin manuaalisen kirjanpidon. Halusin pitää jokaisen jakson tarkoituksen tuntien rinnalla.

Automaattinen tallennus voi poimia minuutteja, joita et koskaan mitannut. Halusin silti valita kirjanpitoni sisällön ja korjata virheet myöhemmin.

Halusin nähdä yhden työlajin eri asiakkailla pakottamatta joka merkintää projektiin. Nyt asiakkaan A tunnit voi pitää erillään asiakkaasta B ja silti nähdä saman toiminnan ajan molemmilla.

Käytän edelleen taulukkoa, kun haluan käsitellä tunteja siellä. En halua sen olevan koko päivän käyttämäni työkalu.

Laskutettavat osat tulivat myöhemmin käyttäjän toiveesta. Selkeä kirjanpito auttaa selittämään laskun tunnit. Lähetät laskun edelleen nykyisellä työkalullasi.

Halusin merkinnät ensisijaisesti omalle laitteelleni, koska aikadata on henkilökohtaista. Se näyttää asiakkaat, tavat, hinnat, pullonkaulat, myöhäiset illat ja työelämän muodon. Sitä kannattaa suojata.

Käytä taulukkoa, kunnes se tulee tielle

Jos ajanseurantataulukko toimii sinulle, säilytä se.

Taulukko on siirrettävä, tuttu, joustava ja helppo tarkastella. Se on usein oikea ensimmäinen versio.

Pidä kuitenkin raja selvänä.

Jos kirjoitat ajat muistista sen sijaan, että päivittäisit lokia työn aikana tai pian sen jälkeen, taulukko vuotaa jo.

Jos haluat taulukon keskeyttävän ja jatkavan käynnissä olevaa ajastinta, rakennat ohjelmistoa.

Jos jokaisen lisänäkymän pitää pysyä yhdenmukaisena muiden kanssa, taulukko saa ajattelemaan väärää asiaa.

Jos viikkosummiin luottaminen vaatii kaavojen tarkistamista, työkalusta on tullut osa työtä.

Siinä meni minun rajani. Taulukkoni ei tarvinnut yhtä kaavaa lisää. Sen piti lopettaa ajastimena toimiminen.

TimeRetain on haluamani versio taulukon alettua ärsyttää.

Voin kirjata työn sen tapahtuessa ja korjata virheen myöhemmin. Tunnit pysyvät selittävien muistiinpanojen rinnalla.

Näe asiakkaan, kurssin tai työn tunnit rakentamatta uutta taulukkoa. Voit viedä kirjanpidon takaisin taulukkoon halutessasi käsitellä sitä siellä.

Ensisijainen kirjanpito pysyy laitteellasi. Jos otat synkronoinnin käyttöön, salattu kopio tallentuu TimeRetainin palvelimille.

Käytä taulukkoa, jos se toimii sinulle.