Declarabele uren bijhouden zonder gedoe

Houd declarabele uren zo bij dat elke regel op een factuur past en je haar later nog kunt uitleggen. Het overzicht moet licht genoeg blijven om je dag niet over te nemen.

Te weinig registreren gebeurt vaak: je neemt je voor de dag later te noteren en bouwt hem dan uit je geheugen op. Tegen de tijd van de factuur is de helft van de lijst leeg. Je raadt of een gesprek veertig of zeventig minuten duurde en rondt af op gevoel.

Te veel registreren is de andere fout. Je noteert elk tabblad, geeft elke pauze een naam en deelt de dag in piepkleine stukken. De tracker vraagt dan evenveel aandacht als het werk dat je wilde factureren.

Waarvoor het factuuroverzicht dient

Een productiviteitslogboek en een overzicht van declarabele uren kunnen op elkaar lijken, maar beantwoorden andere vragen. Het eerste vraagt waar je tijd bleef. Het tweede vraagt waarvoor de klant hoort te betalen, en waarom.

Dat verandert je doel. Je hoeft niet je hele dag vast te leggen. Je wilt een regel schrijven die je over drie weken kunt uitleggen als een klant vraagt: ‘Wat was dit?’

Kan de regel die vraag beantwoorden, dan is ze duidelijk genoeg.

De minimale registratie

Beperk een tijdregel tot wat een factuur nodig heeft:

Al het andere is optioneel: stemming, energie of een doorlopend dagverhaal. Verandert een veld de factuur niet en helpt het je een regel niet onderbouwen, dan geeft het alleen rommel.

Hier is een denkbeeldige donderdag met notities die je over drie weken nog kunt uitleggen:

Stel dat Hartwell $120 per uur betaalt. De twee regels zijn samen 2 u. 35 min., wat vóór afronding op $310 uitkomt. De 25 minuten algemene administratie blijven in je weektotaal, maar horen niet op een klantfactuur.

Staat de week al in een spreadsheet, dan telt de calculator voor declarabele uren de regels in je browser op. Voor nog niet vastgelegd werk heb je dit overzicht nog steeds nodig.

Een eenvoudige werkwijze

Leg eerst vast en werk later bij. Bewaar verzorgde factuurteksten voor een dagelijkse controle, zodat het schrijven elke taak niet onderbreekt.

1. Registreer tijdens het werk. Start een timer wanneer je begint. Noteer meteen de klant en het project en voeg een ruwe notitie toe. Stop bij een taakwissel.
2. Bekijk het dagelijks. Maak vage notities duidelijk en herstel fouten terwijl het werk nog vers is. Houd de uren van elke klant apart.
3. Bekijk het vóór facturatie. Neem het werk op dat je volgens afspraak rekent, tegen het afgesproken tarief. Groepeer verwant werk onder omschrijvingen die de klant herkent.

Een wekelijkse controle is voor totalen, doorlopende opdrachten en de vraag of je tarief de week nog dekt. Het is niet de eerste keer dat je de notities leest.

Hoe uitgebreid notities moeten zijn

Een factuurnotitie moet iemand die er niet bij was de waarde van het werk laten zien. Daarbij is te weinig detail even onhandig als te veel.

Onder de grens zijn notities te vaag. ‘Werk: 2 u.’ zegt de klant niets en je toekomstige zelf nog minder.

Boven de grens ligt het verslag per minuut: elke app en toetsaanslag, de hele dag. Die details verklaren niet vanzelf het werk. Noemt een app- of venstertitel de taak niet, dan bepaal je nog steeds of die regel een factuur kan onderbouwen. Wanneer een vastgelegde titel nog een beslissing vraagt bespreekt dat geval.

Een bruikbare notitie benoemt het resultaat of de voortgang van onaf werk. ‘Serie welkomstmails opgesteld’ zegt meer dan ‘in Google Docs geschreven’. ‘Wijzigingen in overeenkomst bekeken en gemarkeerd’ zegt meer dan ‘90 minuten een pdf gelezen’.

Lastige gevallen

Een nette werkwijze werkt op gewone dagen. Bij rommelige momenten verdwijnt declarabele tijd. Een kleine regel die je steeds toepast helpt.

Onderbrekingen hakken het overzicht in stukjes. Hoort een snelle opvolging bij dezelfde klant, hetzelfde werk en hetzelfde tarief, laat die dan in het omliggende werkblok staan. Zo niet, geef die dan een eigen regel, ook als die kort is.

Samenhangende stukken voor dezelfde klant tegen hetzelfde tarief kunnen één factuurregel worden. Voeg verschillend werk niet samen onder ‘kleine taken’.

Bewaar werkelijke begin- en eindtijden. Als je afrondt, dan zou je vóór het werk de tijdstap, afrondingsrichting en eenheid kunnen afspreken en die regel op een kopie toepassen. Uren afronden legt uit waarom brontijden exact blijven. Factureren per uur toont voorbeelden met zes en vijftien minuten.

Vergeet je een timer te starten of stoppen, zoek dan aanwijzingen in verzonden e-mails, opgeslagen bestanden en agenda-items. Ze kunnen een werkblok afbakenen, maar één tijdstip bewijst niet de hele duur. Kun je een blok niet onderbouwen, dan is het veiliger om het van de factuur af te laten.

Houd bij een project met vaste prijs de uren bij als je wilt beoordelen wat het werk voor je tijd opleverde. Deel na afloop de prijs door alle projecturen voor de omzet per uur vóór kosten. Blijft die onder je richttarief, bekijk dan welke taken langer duurden dan verwacht. Waar je de volgende offerte kunt aanpassen, zou je die aanwijzingen kunnen gebruiken om de geschatte tijd, prijs of omvang te herzien.

Houd algemene bedrijfsadministratie apart van klantwerk. Bewaar onbetaald klantwerk in het overzicht van die klant, ook als het niet op de factuur komt. Vergelijk bij het vaststellen van een uurtarief declarabele met alle uren. Je zou de onbetaalde uren in dat tarief kunnen verwerken, zodat de declarabele uren ze dekken.

Hoe een logboek een factuur ondersteunt

Een overzicht van declarabele uren geeft je de datums, werkbeschrijvingen en uren achter een factuur. Het garandeert niet dat de klant ermee instemt of betaalt.

Groepeer factuurregels per geleverd resultaat, niet in willekeurige tijdstukken.

Pas het detail aan de klant aan. Sommigen willen een regel per taak, anderen per project. Gebruik hun woorden, niet je eigen afkortingen.

Heb je maar één omschrijvingsveld, dan kan de klant precies die notitie zien. Bewaar je eigen exporteerbare kopie. Bij een vraag kun je dan het overzicht raadplegen in plaats van op je geheugen te vertrouwen.

Waar TimeRetain past

TimeRetain houdt klanturen en werknotities bij elkaar, zodat je de details achter een factuurregel hebt. Je kunt het overzicht raadplegen wanneer een klant vraagt wat een taak inhield.

Bekijk projecturen om te zien wat de opdracht kostte, of kijk terug naar klantwerk bij een vraag over een factuur.

Je hebt geen account nodig. De hoofdregistratie blijft op je apparaat. Optionele synchronisatie bewaart een versleutelde kopie op de servers van TimeRetain.

Begin met je volgende klanttaak. Bewaar de uren en de notitie die je bij het factureren nodig hebt.

App openen →