Śledzenie czasu w zarządzaniu projektem

Śledzenie czasu stawia rzeczywiste godziny obok planu. Porównaj je z pozostałą pracą, aby dostrzec etapy wymagające ponownego spojrzenia.

Poradnik dotyczy samodzielnego prowadzącego projekt lub wykonawcy obserwującego własne godziny. Nie służy zbieraniu ewidencji innych osób.

Jeśli etap zużył większość godzin, a połowa pracy pozostała, sprawdź resztę. Zdecyduj, czy zmienić szacunek, czy pracę.

Dlaczego projekt potrzebuje rzeczywistych godzin

Plan może mieć równe etapy, punkty kontrolne i przypisane rezultaty. Bez zapisanych godzin nie porównasz szacunku etapu z poświęconym czasem.

Porównujesz plan z rzeczywistością. Stoper daje zapisane godziny. Szacunek pozostaje w planie lub arkuszu.

Przekroczenie może oznaczać wzrost zakresu, słaby szacunek lub wolną pracę. Nie każde przekroczenie jest rozszerzeniem zakresu.

Nieplanowane prośby klienta mogą wyglądać drobno w e-mailach. Dodatkowe poprawki zużywają pozostałe godziny. Niewykorzystany czas to obecna planowana suma minus zapisane godziny. To budżet, nie szacunek pozostałej pracy.

Poprzednie godziny dają punkt wyjścia do podobnych projektów. Jeśli analiza wstępna trwała dziesięć godzin w każdym z trzech porównywalnych zleceń, użyj tej historii do następnego. Dostosuj ją do zakresu i złożoności.

Pomiar projektu to codzienny zapis sesji na bieżąco. Ewidencja to zwykle zbiorcza tabela lub eksport do przeglądu pod koniec tygodnia, przy punkcie kontrolnym lub cyklu rozliczenia.

Minimalny wpis projektu

Potrzebuje pięciu elementów:

Przydatna notatka nazywa rezultat zamiast ogólnej czynności. „Rozmowa z klientem” mówi niewiele przy przekroczeniu godzin. „Przegląd zakresu etapu 2 i rozmowa o uwagach” wskazuje temat.

Przykładowy rejestr aktywnego tygodnia:

Jeśli oba projekty należą do jednego klienta, trzymaj je pod nim. Przejrzysz osobne zlecenia lub łączny czas obu.

Przy rozliczeniu godzinowym oddziel godziny płatne od niepłatnych. Praca klienta, której postanawiasz nie rozliczać, nadal należy do jego sumy, aby przegląd projektu widział każdą godzinę. Własne oferty i administrację firmy zachowaj osobno.

Jak uporządkować pomiar projektu

Zapisuj według etapów, nie każdej minuty zadania. Kamień milowy jest punktem w planie, nie kolejnym miejscem zapisu godzin.

1. Osobna suma każdego projektu

Oddzielaj godziny projektów, aby porównywać je z szacunkami. Sama wspólna suma klienta nie wskaże zlecenia wymagającego uwagi.

Suma projektu pokazuje poświęcony czas, nie czas jeszcze potrzebny. To mówi tylko przegląd niedokończonej pracy.

2. Grupuj według etapów

W projekcie oznaczaj etap. Projekt internetowy może używać Analizy, Projektowania, Programowania i Testowania. Powtarzaj kategorie w podobnych projektach, gdy znaczą tę samą pracę. Własne oferty potrzebują innej, jak w przykładzie.

Przy punkcie kontrolnym obejrzyj godziny etapów. Porównaj je z ich szacunkiem.

Jeśli projektowanie miało sześć godzin i zużyło wszystkie, sprawdź resztę. Jeśli projektowanie jest skończone, sześć godzin to przydatna liczba do następnego szacunku. Jeśli potrzebuje kolejnej rundy przeglądu, zdecyduj teraz, czy ta runda mieści się w planie.

3. Porównuj zapis z planem co tydzień

Zaplanuj dziesięciominutowy przegląd pod koniec tygodnia. Porównaj rejestr z godzinami obecnego planu. Pierwotny szacunek zachowaj tylko przy niezmienionym planie.

Jeśli etap miał dwadzieścia godzin, zapisano osiemnaście, a połowa pracy pozostała, sprawdź ją teraz.

Jeśli druga połowa pójdzie w tym samym tempie, potrzebuje około osiemnastu kolejnych godzin. Etap skończyłby się w okolicach trzydziestu sześciu godzin wobec planu dwudziestu. To zgrubna projekcja, nie prognoza, ale pokazuje, że różnicę warto omówić teraz, a nie w dwudziestej godzinie.

Osiemnaście z dwudziestu godzin przy połowie pracy nie zawsze oznacza wzrost zakresu. Szacunek mógł być za niski lub praca wolniejsza niż oczekiwano. Godziny na dodatkowe prośby oznaczaj jako dodatkową pracę już przy zapisie. Wtedy przegląd pokaże, jaka część przekroczenia wynika z nowej pracy.

Przy pracy klienta omów dodatkowe prośby lub nowy szacunek. Przy pracy wewnętrznej zaangażuj osobę odpowiedzialną za plan. Jeśli decyzja należy do ciebie, wybierz więcej czasu, mniej pozostałej pracy lub utrzymanie planu i zapisz nowe planowane godziny przed kontynuacją.

Samo przekroczenie nie jest powodem cięcia zakresu lub zatrzymania pracy.

Zaczynaj pomiar wraz z blokiem

Odtwarzanie wtorku w piątek wymaga szacowania granic sesji. Krótkie opóźnienie lub poprawka może zniknąć w jednym ogólnym bloku.

Zaczynaj stoper wraz z pracą. Kończ przy przejściu do innego projektu lub etapu.

Bieżący zapis zachowuje granice. Jeśli pominiesz pomiar, odtwórz sesję tego dnia z notatek i kalendarza, oznaczając szacunek.

Grupuj drobne zadania jednego projektu, jeśli wystarcza jego suma. Oddzielaj innych klientów, nawet przy krótkiej odpowiedzi.

25-minutowy przegląd skrzynki jest prawdziwą sesją. Trzygodzinna praca nad aplikacją również.

Zachowaj prywatny rejestr

Potrzebujesz projektu, etapu i godzin. Do porównania z planem nie potrzebujesz naciśnięć klawiszy, ruchów myszy ani zrzutów ekranu.

Prosty zapis świadomych bloków daje potrzebne liczby. Wyjaśnienie śledzenia czasu wyznacza tę samą granicę: zapisuj godziny, nie monitoruj ludzi.

To twój rejestr, nie ewidencja personelu, kolejka zatwierdzeń ani raport wykorzystania czasu.

Gdzie pomaga TimeRetain

TimeRetain pomaga osobie samodzielnie prowadzącej projekt zachować zapis wykorzystania jego godzin. Widać czas analizy, projektowania i testowania. W cotygodniowym przeglądzie porównasz go z planem i zdecydujesz, co wymaga uwagi.

Działa bez konta. Główny rejestr zostaje na urządzeniu. Opcjonalna synchronizacja przechowuje zaszyfrowaną kopię na serwerach TimeRetain.

Używaj go obok istniejącego planu.

TimeRetain nie zbiera godzin innych osób i nie robi zrzutów ekranu.