Zeiterfassung im Projektmanagement

Zeiterfassung im Projektmanagement stellt tatsächliche Stunden neben den Plan. Vergleiche sie mit der Restarbeit, um prüfbedürftige Phasen zu finden.

Dieser Leitfaden richtet sich an allein verantwortliche Projektleiter oder Auftragnehmer, die ihre eigenen Projektstunden beobachten. Er beschreibt kein Verfahren, um die Stundenzettel anderer einzusammeln.

Hat eine Phase die meisten Stunden verbraucht und noch die Hälfte der Arbeit offen, prüfe den Rest. Entscheide, ob Schätzung oder Arbeit eine Änderung braucht.

Warum Projektpläne echte Stunden brauchen

Ein Projektplan kann geordnete Phasen, klare Prüfpunkte und zugeordnete Ergebnisse haben. Ohne Stundenaufzeichnung kannst du die Schätzung jeder Phase nicht mit ihrem Aufwand vergleichen.

Vergleiche geplante und tatsächliche Stunden. Der Timer liefert die erfassten Stunden; die Schätzung steht im Projektplan oder in einer Tabelle.

Mehrstunden können durch zusätzliche Anforderungen, eine zu niedrige Schätzung oder langsamere Arbeit entstehen. Nicht jede Überschreitung bedeutet, dass der Projektumfang gewachsen ist.

Ungeplante Kundenwünsche sehen in E-Mails oft klein aus. Zusätzliche Überarbeitungen verbrauchen trotzdem die verbleibenden Stunden. Die ungenutzte Planzeit ist die aktuell geplante Summe minus erfasste Stunden. Sie ist ein Budget, keine Schätzung der Restarbeit.

Frühere Stunden geben einen Ausgangspunkt für ähnliche Projekte. Brauchte die Bedarfsklärung bei drei vergleichbaren Aufträgen jeweils zehn Stunden, nutze diese Erfahrung für den nächsten. Berücksichtige Unterschiede in Umfang und Komplexität.

Projektzeiterfassung ist die tägliche Gewohnheit, Arbeitsblöcke festzuhalten. Ein Stundenzettel ist meist eine zusammengefasste Tabelle oder ein Export, den du am Ende einer Woche, eines Prüfpunkts oder eines Abrechnungszeitraums ansiehst.

Der kleinste nützliche Projekteintrag

Ein guter Eintrag braucht fünf Angaben:

Eine nützliche Notiz benennt das Ergebnis statt einer allgemeinen Tätigkeit. „Kundengespräch“ hilft bei einer Überschreitung kaum. „Gespräch über Umfang und Rückmeldungen zu Phase 2“ ist eindeutiger.

So könnte ein geordnetes Projektprotokoll in einer aktiven Woche aussehen:

Gehören Kundenportal und Mobile App demselben Kunden, halte beide Projekte unter diesem Kunden. Prüfe die Aufträge getrennt oder die Zeit über beide hinweg.

Bei Stundenabrechnung unterscheide abrechenbare und nicht abrechenbare Stunden. Kundenarbeit, die du bewusst nicht berechnest, gehört weiterhin in dessen Summe, damit der Projektrückblick jede aufgewendete Stunde sieht. Halte eigene Angebote und Unternehmensverwaltung getrennt.

So strukturierst du die Projektzeiterfassung

Erfasse die Zeit je Phase, statt jede Minute einer einzelnen Aufgabe zuzuordnen. Ein Meilenstein ist ein Prüfpunkt im Plan und kein zusätzlicher Ort für Stunden.

1. Halte je Projekt eine eigene Summe

Halte Projektstunden getrennt, um sie mit der Schätzung zu vergleichen. Eine gemeinsame Kundensumme allein zeigt nicht, welcher Auftrag Prüfung braucht.

Eine Projektsumme zeigt die aufgewendete Zeit, nicht die noch benötigte. Das zeigt nur deine Prüfung der unfertigen Arbeit.

2. Fasse Stunden nach Phase zusammen

Bezeichne Einträge innerhalb eines Projekts nach Phase. Ein Webprojekt kann Bedarfsklärung, Design, Entwicklung und Tests nutzen. Nutze gleiche Bezeichnungen bei ähnlichen Projekten, wenn sie dieselbe Arbeit meinen. Interne Angebote brauchen eine andere Bezeichnung, wie im Beispiel.

Prüfe an einem Projektprüfpunkt die Stunden je Phase und vergleiche sie mit der Phasenschätzung.

Hast du sechs Designstunden geplant und alle verbraucht, prüfe die Restarbeit. Ist das Design fertig, sind sechs Stunden ein nützlicher Wert für die nächste Schätzung. Braucht es noch eine Prüfrunde, entscheide jetzt, ob diese Runde in den Plan passt.

3. Vergleiche jede Woche mit dem Plan

Plane am Ende jeder Woche zehn Minuten ein. Vergleiche die erfassten Stunden mit den aktuell geplanten Stunden. Behalte die ursprüngliche Schätzung nur bei unverändertem Plan.

Wenn für eine Phase 20 Stunden geplant waren, bereits 18 erfasst sind und noch die Hälfte der Arbeit offen ist, prüfe die Restarbeit jetzt.

Läuft die zweite Hälfte im selben Tempo, braucht sie noch etwa 18 Stunden. Die Phase käme dann auf rund 36 Stunden bei einem Plan von 20. Das ist eine grobe Hochrechnung, keine Prognose, aber sie zeigt, dass sich ein Gespräch über die Lücke jetzt lohnt und nicht erst bei Stunde 20.

18 von 20 Stunden bei halbfertiger Arbeit bedeuten nicht immer, dass der Projektumfang gewachsen ist. Vielleicht war die Schätzung zu niedrig oder die Arbeit dauert länger als kalkuliert. Markiere Stunden für Zusatzwünsche schon beim Erfassen als „Zusatz“. Dann zeigt der Rückblick, wie viel der Überschreitung aus neuer Arbeit stammt.

Besprich bei Kundenarbeit Zusatzwünsche oder eine neue Schätzung mit dem Kunden. Beziehe bei interner Arbeit die planverantwortliche Person ein. Liegt die Entscheidung bei dir, wähle mehr Zeit, weniger Restarbeit oder denselben Plan und notiere die neuen Planstunden, bevor du weitermachst.

Eine Überschreitung allein ist kein Grund, Umfang zu kürzen oder zu stoppen.

Starte den Timer mit dem Arbeitsblock

Rekonstruierst du Dienstag erst am Freitag, schätzt du Blockgrenzen. Eine kurze Verzögerung oder zusätzliche Änderung kann in einem vagen Block verschwinden.

Starte einen Timer mit dem Arbeitsblock. Stoppe ihn, wenn du zu einem anderen Projekt oder einer anderen Phase wechselst.

Zeitnah erfasster Beginn und Stopp erhalten die Grenzen. Verpasst du einen Timer, rekonstruiere den Block am selben Tag mit Notizen und Kalenderterminen. Kennzeichne ihn als Schätzung.

Fasse kleine Aufgaben desselben Projekts zusammen, wenn du nur dessen Summe brauchst. Halte Arbeit für einen anderen Kunden getrennt, auch eine kurze Antwort.

Ein 25-minütiger Posteingangsblock ist eine echte Einheit. Ebenso drei Stunden Entwicklung.

Halte das Protokoll privat

Für dieses eigene Protokoll brauchst du Projekt, Phase und Stunden. Du brauchst keine Tastendrücke, Mausbewegungen oder Screenshots, um Stunden mit dem Plan zu vergleichen.

Ein einfaches Protokoll bewusst begonnener Arbeitsblöcke gibt dir die nötigen Zahlen. Der Artikel Was ist Zeiterfassung? zieht dieselbe Grenze: Stunden erfassen statt Menschen überwachen.

Dieses Protokoll gehört dir. Es ist kein Stundenzettel für das Team, keine Freigabewarteschlange und kein Auslastungsbericht.

So nutzt du TimeRetain

TimeRetain hilft allein verantwortlichen Projektleitern, die Verwendung ihrer Projektstunden festzuhalten. Du siehst Zeit für Bedarfsklärung, Design und Tests. Vergleiche sie beim Wochenrückblick mit dem Plan und entscheide, was Prüfung braucht.

Es funktioniert ohne Konto. Das Hauptprotokoll bleibt auf deinem Gerät. Die optionale Synchronisierung speichert eine verschlüsselte Kopie auf den Servern von TimeRetain.

Nutze das Protokoll neben deinem bestehenden Projektplan.

TimeRetain sammelt keine Stunden anderer Menschen und nimmt keine Screenshots auf.