Tidsregistrering i projektledning

Tidsregistrering i projektledning ställer faktiska timmar bredvid planen. Jämför dem med återstående arbete för att hitta faser som behöver granskas igen.

Guiden är för en ensam projektledare eller uppdragstagare som följer sina egna projekttimmar. Det är ingen metod för att samla in andras tidrapporter.

Om en fas har förbrukat merparten av sina timmar med halva arbetet kvar granskar du det som återstår. Bestäm om uppskattningen eller arbetet behöver ändras.

Varför projektplanen behöver verkliga timmar

En projektplan kan ha ordnade faser, tydliga kontrollpunkter och bestämda leveranser. Utan registrerade timmar kan du inte jämföra uppskattningen för varje fas med tiden du lagt ner.

Du jämför planerade timmar med faktiska. Tidverktyget ger timmarna du registrerade. Uppskattningen finns i planen eller ett kalkylblad.

Ett överskridande kan bero på växande omfattning, en svag uppskattning eller långsamt arbete. Behandla inte varje överskridande som en ändrad omfattning.

Oplanerade kundönskemål kan se små ut i mejltrådar. Extra ändringar förbrukar ändå kvarvarande timmar. Planens oanvända tid är dess nuvarande planerade summa minus registrerade timmar. Det är en budget, inte en uppskattning av hur mycket arbete som återstår.

Tidigare timmar ger en utgångspunkt för liknande projekt. Om förstudien tog tio timmar i vart och ett av tre jämförbara uppdrag använder du historiken för nästa uppskattning. Justera för skillnader i omfattning och komplexitet.

Projektets tidsregistrering är vanan att registrera arbetspass medan de pågår. En tidrapport är oftast tabellen eller exporten som du granskar vid veckans slut, en kontrollpunkt eller en faktureringsperiod.

Den minsta användbara projektposten

En fungerande projektpost behöver fem delar:

En användbar anteckning beskriver resultatet snarare än en allmän aktivitet. ”Kundsamtal” säger lite när timmarna överskrider planen. ”Genomgång av omfattning och återkoppling för fas 2” visar vad diskussionen gällde.

Här är en exempellogg under en aktiv leveransvecka:

Om Kundportal och Mobilapp hör till en kund håller du båda projekten under den kunden. Du kan granska uppdragen separat eller se tiden du lade på båda.

Om du fakturerar per timme skiljer du debiterbar och icke debiterbar tid. Kundarbete som du väljer att inte debitera hör fortfarande till kundens summa, så att projektgenomgången ser varje timme det tog. Håll egna offerter och företagsadministration separat.

Strukturera registreringen

Följ tiden per fas, inte varje uppgiftsminut. En milstolpe är en kontroll i planen, inte ännu en plats att registrera timmar.

1. Behåll en separat summa för varje projekt

Håll varje projekts timmar åtskilda så att du kan jämföra dem med uppskattningen. En gemensam kundsumma visar inte vilket uppdrag som behöver granskas igen.

En projektsumma visar nedlagd tid, inte tid som fortfarande behövs. Bara din genomgång av det ofärdiga arbetet visar det.

2. Gruppera timmar efter fas

Märk posterna inom projektet efter arbetsfas. Ett webbprojekt kan till exempel använda Förstudie, Design, Utveckling och Testning. Återanvänd etiketter i liknande projekt när de betyder samma arbete. Interna offerter behöver en annan etikett, som i exemplet.

Vid en kontrollpunkt tittar du på timmarna per fas. Jämför dem med fasens timmar i uppskattningen.

Om du planerade sex timmar för design och har använt alla sex tittar du på vad som återstår. Om designen är klar är sex timmar en användbar siffra för nästa uppskattning. Om den behöver ytterligare en granskningsrunda bestämmer du nu om den rundan ryms i planen.

3. Jämför timmarna med planen varje vecka

Planera en genomgång på tio minuter vid veckans slut. Jämför timmarna i verktyget med de planerade timmar som du arbetar efter. Behåll ursprungsuppskattningen bara om planen inte ändrades.

Om en fas planerad till tjugo timmar redan har arton registrerade och halva arbetet återstår granskar du det återstående arbetet nu.

Om andra halvan går i samma takt behöver den ungefär arton timmar till. Fasen skulle då landa nära trettiosex timmar mot en plan på tjugo. Det är en grov uppskattning, ingen prognos, men den visar att skillnaden är värd att diskutera nu i stället för vid timme tjugo.

Arton av tjugo timmar med halva arbetet kvar betyder inte alltid växande omfattning. Uppskattningen kan ha varit för låg eller arbetet långsammare än väntat. Märk timmar för tillagda önskemål som Extraarbete när du registrerar dem. Då kan genomgången visa hur stor del av överskridandet som kom från nytt arbete.

För kundarbete diskuterar du tillagda önskemål eller en ändrad uppskattning med kunden. För internt arbete tar du med den som ansvarar för planen. Om du fattar beslutet väljer du mellan mer tid, mindre återstående arbete eller samma plan, och skriver ner de nya planerade timmarna innan du fortsätter.

Ett överskridande ensamt är inget skäl att minska omfattningen eller stoppa.

Starta timern när passet börjar

Att återskapa tisdagen på fredagen lämnar dig med uppskattade gränser. En kort försening eller extra ändring kan försvinna i ett vagt pass.

Starta timern när arbetspasset börjar. Stoppa den när du byter till ett annat projekt eller en annan fas.

Att fånga start och stopp när de händer bevarar gränserna. Om du missar timern använder du anteckningar och kalenderhändelser för att återskapa passet samma dag och märker det som uppskattat.

Gruppera små uppgifter för samma projekt om du bara behöver dess summa. Håll arbete för en annan kund separat även när svaret är kort.

Ett inkorgspass på 25 minuter är ett verkligt pass. Det är även tre timmars utvecklingsarbete.

Behåll loggen privat

För den här personliga loggen behöver du projekt, fas och timmar. Du behöver inte tangenttryckningar, musrörelser eller skärmbilder för att jämföra timmarna med planen.

En enkel logg över avsiktliga arbetspass ger siffrorna du behöver. Vad tidsregistrering är gör samma åtskillnad: registrera timmar utan att övervaka människor.

Loggen är din. Den är ingen personaltidrapport, godkännandekö eller beläggningsrapport.

Så passar TimeRetain in

TimeRetain hjälper en ensam projektledare att se vart projekttimmarna gick. Du ser tiden för förstudie, design och testning. Vid veckogenomgången jämför du timmarna med planen och väljer vad som behöver granskas igen.

Det fungerar utan konto. Den primära loggen ligger på din enhet. Valfri synkronisering lagrar en krypterad kopia på TimeRetains servrar.

Du kan använda underlaget tillsammans med projektplanen du redan har.

TimeRetain samlar inte in andras timmar. Det tar inga skärmbilder.