Controle de tempo na gestão de projetos

O controle de tempo na gestão de projetos coloca as horas reais ao lado do plano. Compare-as com o trabalho restante para identificar fases que precisam de outro olhar.

Este guia é para quem lidera um projeto sozinho ou trabalha como prestador de serviço e acompanha as próprias horas de projeto. Não é um método para coletar as folhas de horas de outras pessoas.

Se uma fase já usou a maior parte das horas e ainda falta metade do trabalho, revise o que resta. Decida se a estimativa ou o trabalho precisa mudar.

Por que a gestão de projetos precisa de horas reais

Um plano de projeto pode ter fases organizadas, marcos claros e entregas definidas. Sem horas registradas, você não consegue comparar a estimativa de cada fase com o tempo gasto.

Você compara horas previstas com horas reais. O cronômetro fornece as horas que você registrou. A estimativa fica no plano ou numa planilha.

Um estouro pode significar aumento de escopo, uma estimativa fraca ou um trabalho mais lento. Não trate todo estouro como aumento de escopo.

Pedidos não previstos de clientes podem parecer pequenos numa troca de e-mails. Revisões extras ainda consomem as horas restantes. O tempo não usado do plano é o total previsto atual menos as horas registradas. Isso é um orçamento, não uma estimativa de quanto trabalho falta.

As horas passadas dão um ponto de partida para projetos parecidos. Se a fase de descoberta levou dez horas em cada um de três trabalhos comparáveis, use esse histórico ao estimar o próximo. Ajuste conforme as diferenças de escopo e complexidade.

O controle de tempo de projeto é o hábito diário de registrar as sessões de trabalho enquanto elas acontecem. Uma folha de horas costuma ser a tabela resumida ou a exportação que você revisa no fim de uma semana, de um marco ou de um ciclo de faturamento.

A entrada mínima de tempo de um projeto

Uma entrada de tempo de projeto eficaz precisa de cinco elementos:

Uma nota útil nomeia o resultado em vez da atividade genérica. Escrever “Ligação com cliente” diz pouco quando as horas estouram. Escrever “Revisão de escopo da fase 2 e ligação de feedback” identifica a conversa.

Este é um exemplo de registro de projeto numa semana de entrega ativa:

Se Portal do cliente e App móvel pertencem a um mesmo cliente, mantenha os dois projetos sob esse cliente. Você pode revisar cada trabalho separadamente ou ver o tempo gasto nos dois.

Se você cobra por hora, separe as horas faturáveis das não faturáveis. O trabalho para um cliente que você decide não cobrar continua pertencendo ao total desse cliente, para que a revisão do projeto veja todas as horas que ele tomou. Mantenha separadas suas próprias propostas e a administração do negócio.

Como estruturar o controle de tempo de um projeto

Registre o tempo por fase, não por cada minuto de tarefa. Um marco é uma verificação no plano, não outro lugar para registrar horas.

1. Mantenha um total separado para cada projeto

Mantenha separadas as horas de cada projeto para poder compará-las com a respectiva estimativa. Um total combinado por cliente, sozinho, não diz qual trabalho precisa de outro olhar.

Um total por projeto mostra o tempo gasto, não o tempo que ainda falta. Só a sua revisão do trabalho pendente diz isso.

2. Agrupe as horas por fase

Dentro de cada projeto, marque as entradas pela fase do trabalho. Por exemplo, um projeto web pode usar Descoberta, Design, Desenvolvimento e Testes. Reutilize os rótulos em projetos parecidos quando significarem o mesmo trabalho. Propostas internas precisam de um rótulo diferente, como no registro de exemplo.

Quando o projeto chegar a um marco, veja as horas de cada fase. Compare-as com as horas por fase da sua estimativa.

Se você planejou seis horas para o design e usou todas as seis, veja o que resta. Se o design está concluído, seis horas é um número útil para a próxima estimativa. Se ainda precisa de outra rodada de revisão, decida agora se essa rodada cabe no plano.

3. Revise toda semana as horas registradas em relação ao plano

Reserve uma revisão de dez minutos no fim de cada semana. Compare as horas do cronômetro com as horas previstas com que você está trabalhando. Mantenha a estimativa original só se o plano não mudou.

Se uma fase prevista para vinte horas já tem dezoito registradas e ainda falta metade do trabalho, revise agora o trabalho restante.

Se a segunda metade seguir no mesmo ritmo, vai precisar de mais umas dezoito horas. A fase terminaria perto de trinta e seis horas, para um plano de vinte. É uma projeção aproximada, não uma previsão, mas mostra que vale discutir a diferença agora, e não na vigésima hora.

Dezoito de vinte horas com metade do trabalho por fazer nem sempre é aumento de escopo. A estimativa pode ter sido baixa, ou o trabalho pode estar mais lento do que você esperava. Marque como Extra as horas de pedidos adicionais ao registrá-las. Assim, a revisão mostra quanto do estouro veio de trabalho novo.

No trabalho para clientes, converse com o cliente sobre os pedidos adicionais ou uma estimativa revisada. No trabalho interno, envolva quem é responsável pelo plano. Se a decisão for sua, decida se vai dar mais tempo, reduzir o trabalho restante ou manter o plano, e anote as novas horas previstas antes de continuar.

Um estouro, sozinho, não é motivo para cortar o escopo nem para parar.

Inicie o cronômetro quando o bloco começar

Tentar reconstruir a terça na sexta deixa você estimando os limites das sessões. Um pequeno atraso ou uma revisão extra podem sumir dentro de um bloco vago.

Inicie um cronômetro quando um bloco de trabalho começar. Pare quando passar para outro projeto ou fase.

Registrar o início e o fim na hora preserva esses limites. Se esquecer um cronômetro, use notas e eventos da agenda para reconstruir a sessão no mesmo dia e marque-a como estimativa.

Agrupe pequenas tarefas do mesmo projeto quando você só precisar do total dele. Mantenha separado o trabalho para outro cliente, mesmo quando a resposta for curta.

Uma passada de 25 minutos pela caixa de entrada é uma sessão real. Uma tarefa de desenvolvimento de três horas também.

Mantenha o registro particular

Para este registro pessoal, você precisa do projeto, da fase e das horas. Não precisa de contagem de teclas, movimentos do mouse nem capturas de tela para comparar essas horas com o plano.

Um registro simples de blocos de trabalho intencionais dá os números de que você precisa. O que é controle de tempo traça a mesma linha: registre horas, não vigie pessoas.

Este registro é seu. Não é uma folha de horas da equipe, uma fila de aprovações nem um relatório de utilização.

Onde o TimeRetain entra

O TimeRetain ajuda quem lidera um projeto sozinho a manter um registro de para onde foram as horas do projeto. Você vê quanto tempo foi para descoberta, design e testes. Na revisão semanal, compare essas horas com o plano e decida o que precisa de outro olhar.

Funciona sem conta. Seu registro principal fica no seu dispositivo. A sincronização opcional guarda uma cópia criptografada nos servidores do TimeRetain.

Você pode usar esse registro junto com o plano de projeto que já mantém.

O TimeRetain não coleta as horas de outras pessoas. Ele não faz capturas de tela.