Tidsregistrering i projektstyring

Tidsregistrering i projektstyring sætter faktiske timer ved siden af planen. Sammenlign dem med det resterende arbejde for at finde faser, der kræver et nyt kig.

Guiden er til en projektansvarlig, der arbejder alene, eller en selvstændig, som følger sine egne projekttimer. Det er ikke en metode til at indsamle andres timesedler.

Har en fase brugt de fleste timer med halvdelen af arbejdet tilbage, så gennemgå det resterende arbejde. Beslut, om overslaget eller arbejdet skal ændres.

Hvorfor projektstyring har brug for faktiske timer

En projektplan kan have pæne faser, klare kontrolpunkter og fordelte leverancer. Uden registrerede timer kan du ikke sammenligne fasens overslag med den brugte tid.

Du sammenligner planlagte og faktiske timer. Værktøjet leverer de timer, du registrerede. Overslaget ligger i planen eller et ark.

En overskridelse kan betyde ekstra omfang, et svagt overslag eller langsomt arbejde. Behandl ikke hver overskridelse som ekstra omfang.

Uplanlagte kundeønsker kan se små ud i en e-mailtråd. Ekstra ændringer bruger stadig de resterende timer. Den ubrugte tid i planen er den aktuelle planlagte sum minus de registrerede timer. Det er et budget, ikke et skøn over det resterende arbejde.

Tidligere timer giver et udgangspunkt til lignende projekter. Tog afklaring ti timer på hver af tre sammenlignelige opgaver, så brug historikken til næste overslag. Tilpas efter forskelle i omfang og kompleksitet.

Projekttidsregistrering er den daglige vane med at registrere sessioner under arbejdet. En timeseddel er som regel den samlede tabel eller eksport, du gennemgår sidst på ugen, ved et kontrolpunkt eller en fakturering.

Den mindste nyttige projektpost

En brugbar projektpost har fem elementer:

En nyttig note angiver resultatet frem for den generiske aktivitet. »Kundeopkald« siger lidt, når timerne overskrides. »Gennemgang af omfang og feedback for fase 2« identificerer samtalen.

Her er et eksempel på en projektlog i en aktiv leveringsuge:

Hører Kundeportal og Mobilapp til samme kunde, så behold begge projekter under kunden. Du kan gennemgå opgaverne separat eller se tiden på tværs af dem.

Fakturerer du pr. time, så skeln mellem fakturerbare og ikke-fakturerbare timer. Kundearbejde, du vælger ikke at fakturere, hører stadig til i kundens sum, så projektgennemgangen ser hver time, det tog. Gem egne tilbud og virksomhedsadministration separat.

Sådan strukturerer du projekttiden

Registrer efter fase, ikke hvert opgaveminut. En milepæl er et kontrolpunkt i planen, ikke endnu et sted at registrere timer.

1. Gem en separat sum til hvert projekt

Hold projekttimerne adskilt, så du kan sammenligne med overslaget. En samlet kundesum fortæller ikke alene, hvilken opgave der kræver et nyt kig.

En projektsum viser brugt tid, ikke tid, der stadig kræves. Det fortæller kun din gennemgang af det ufærdige arbejde.

2. Saml timer efter fase

Mærk posterne med arbejdsfasen inden for hvert projekt. Et webprojekt kan for eksempel bruge Afklaring, Design, Udvikling og Test. Genbrug betegnelser på lignende projekter, når de betyder samme arbejde. Interne tilbud behøver en anden betegnelse som i eksemplet.

Ved et kontrolpunkt ser du på timerne pr. fase. Sammenlign med fasetimerne i overslaget.

Planlagde du seks timer til design og brugte alle seks, så se på det resterende arbejde. Er designet færdigt, er seks timer et nyttigt tal til næste overslag. Mangler det stadig en gennemgangsrunde, så afgør nu, om den runde passer ind i planen.

3. Sammenlign timer med planen hver uge

Afsæt ti minutter til gennemgang sidst på hver uge. Sammenlign timerne i værktøjet med de planlagte timer, du arbejder efter. Brug kun det oprindelige overslag, hvis planen ikke har ændret sig.

Har en fase på tyve timer allerede atten registrerede timer og halvdelen af arbejdet tilbage, så gennemgå resten nu.

Går anden halvdel i samme tempo, kræver den cirka atten timer mere. Fasen ville så ende omkring seksogtredive timer mod en plan på tyve. Det er en grov fremskrivning, ikke en prognose, men den viser, at forskellen er værd at tage op nu frem for ved time tyve.

Atten af tyve timer med halvdelen tilbage er ikke altid ekstra omfang. Overslaget kan have været lavt, eller arbejdet langsommere end ventet. Mærk timer til tilføjede ønsker som Ekstra, når du registrerer dem. Så kan gennemgangen vise, hvor meget af overskridelsen der kom fra nyt arbejde.

Ved kundearbejde taler du med kunden om ekstra ønsker eller et revideret overslag. Ved internt arbejde inddrager du den, der ejer planen. Er beslutningen din, så afgør, om der skal mere tid til, mindre resterende arbejde eller samme plan, og skriv de nye planlagte timer ned, før du fortsætter.

En overskridelse alene er ikke grund til at skære omfanget eller stoppe.

Start uret, når blokken begynder

Genskaber du tirsdagen om fredagen, må du anslå sessionens grænser. En kort forsinkelse eller ekstra ændring kan forsvinde i en uklar blok.

Start et stopur, når arbejdsblokken begynder. Stop det, når du skifter til et andet projekt eller en anden fase.

Registrering af start og stop undervejs bevarer grænserne. Glemmer du uret, så brug noter og kalenderaftaler til at genskabe sessionen samme dag og markér den som et skøn.

Saml små opgaver på samme projekt, når du kun har brug for summen. Hold arbejde for en anden kunde separat, selv når svaret er kort.

En indbakkerunde på 25 minutter er en reel session. Det er tre timers udvikling også.

Hold loggen privat

Til denne personlige log har du brug for projekt, fase og timer. Du behøver ikke tastetryk, musebevægelser eller skærmbilleder for at sammenligne timerne med planen.

En enkel log over bevidste arbejdsblokke giver de nødvendige tal. Hvad tidsregistrering er trækker samme grænse: registrer timer, overvåg ikke mennesker.

Loggen er din. Den er ikke en personaletimeseddel, en godkendelseskø eller en belægningsrapport.

Hvor TimeRetain passer ind

TimeRetain hjælper en projektansvarlig, der arbejder alene, med at se, hvor projekttimerne blev af. Du kan se tiden til afklaring, design og test. Ved den ugentlige gennemgang sammenligner du timerne med planen og vælger, hvad der kræver et nyt kig.

Det fungerer uden konto. Den primære registrering bliver på din enhed. Valgfri synkronisering gemmer en krypteret kopi på TimeRetains servere.

Du kan bruge loggen ved siden af den projektplan, du allerede har.

TimeRetain indsamler ikke andres timer. Det tager ikke skærmbilleder.