Ajanseuranta projektinhallinnassa

Ajanseuranta projektinhallinnassa tuo todelliset tunnit suunnitelman rinnalle. Vertaa niitä jäljellä olevaan työhön ja huomaa uudelleen tarkasteltavat vaiheet.

Opas on yksin toimivalle vetäjälle tai toimeksisaajalle, joka tarkastelee omia projektituntejaan. Se ei ole menetelmä muiden tuntikirjanpidon keräämiseen.

Jos vaihe on käyttänyt suurimman osan tunneistaan ja puolet työstä on jäljellä, tarkastele loppua. Päätä, pitääkö arviota tai työtä muuttaa.

Miksi projektinhallinta tarvitsee todelliset tunnit

Suunnitelmassa voi olla siistit vaiheet, selvät tarkistuspisteet ja nimetyt tuotokset. Ilman kirjattuja tunteja et voi verrata vaiheen arviota käytettyyn aikaan.

Vertaat suunniteltuja ja toteutuneita tunteja. Ajastin antaa kirjaamasi tunnit. Arvio on suunnitelmassa tai taulukossa.

Ylitys voi tarkoittaa työn laajenemista, heikkoa arviota tai hidasta työtä. Älä tulkitse joka ylitystä laajenemiseksi.

Suunnittelemattomat asiakaspyynnöt voivat näyttää pieniltä sähköposteissa. Lisäkierrokset kuluttavat silti jäljellä olevia tunteja. Suunnitelman käyttämätön aika on sen nykyinen suunniteltu summa miinus kirjatut tunnit. Se on budjetti, ei arvio jäljellä olevasta työstä.

Aiemmat tunnit antavat lähtökohdan samankaltaisille projekteille. Jos selvitys vei kymmenen tuntia jokaisessa kolmessa vertailukelpoisessa työssä, käytä historiaa seuraavaa arvioidessasi. Huomioi laajuuden ja vaativuuden erot.

Projektin ajanseuranta on työjaksojen päivittäistä kirjaamista niiden aikana. Tuntikirjanpito on yleensä koottu taulukko tai vienti, jota tarkastelet viikon, tarkistuspisteen tai laskutusjakson lopussa.

Projektimerkinnän vähimmäistiedot

Toimiva projektimerkintä tarvitsee viisi osaa:

Hyödyllinen muistiinpano nimeää tuloksen yleisen toiminnan sijaan. ”Asiakaspuhelu” kertoo vähän tuntien ylittyessä. ”Vaiheen 2 laajuuden tarkistus ja palautepuhelu” tunnistaa keskustelun.

Tässä on projektiloki aktiiviselta toimitusviikolta:

Jos Asiakasportaali ja Mobiilisovellus kuuluvat samalle asiakkaalle, pidä molemmat sen alla. Voit tarkastella töitä erikseen tai molempiin käyttämääsi aikaa.

Tuntilaskutuksessa erota laskutettava ja laskuttamaton aika. Asiakastyö, jota päätät olla laskuttamatta, kuuluu edelleen asiakkaan summaan, jotta projektin tarkastelu näkee jokaisen siihen kuluneen tunnin. Pidä omat tarjoukset ja yleinen yrityshallinto erillään.

Miten järjestät projektiseurannan

Seuraa vaiheita jokaisen tehtäväminuutin sijaan. Välitavoite on suunnitelman tarkistuskohta, ei uusi tuntien kirjauspaikka.

1. Pidä joka projektin summa erillään

Pidä projektin tunnit erillään, jotta voit verrata niitä sen arvioon. Pelkkä yhdistetty asiakassumma ei kerro, mikä työ tarvitsee tarkastelua.

Projektisumma kertoo käytetyn ajan, ei vielä tarvittavaa aikaa. Sen kertoo vain keskeneräisen työn tarkastelu.

2. Ryhmittele tunnit vaiheittain

Nimeä projektin merkinnät vaiheen mukaan. Verkkoprojektissa voivat olla Selvitys, Suunnittelu, Kehitys ja Testaus. Käytä samoja nimiä samanlaisissa projekteissa, kun ne tarkoittavat samaa työtä. Sisäiset tarjoukset tarvitsevat eri nimen kuten esimerkkilokissa.

Tarkistuspisteessä katso vaiheen tunteja. Vertaa niitä arvion vaihetunteihin.

Jos varasit suunnitteluun kuusi tuntia ja käytit kaikki kuusi, katso jäljellä oleva työ. Jos suunnittelu on valmis, kuusi tuntia on hyödyllinen luku seuraavaan arvioon. Jos se tarvitsee vielä yhden tarkistuskierroksen, päätä nyt, mahtuuko kierros suunnitelmaan.

3. Vertaa kirjattuja tunteja suunnitelmaan viikoittain

Varaa viikon loppuun kymmenen minuutin tarkastelu. Vertaa ajastimen tunteja voimassa olevan suunnitelman tunteihin. Käytä alkuperäistä arviota vain, jos suunnitelma ei muuttunut.

Jos kahdenkymmenen tunnin vaiheeseen on kirjattu kahdeksantoista ja puolet työstä on jäljellä, tarkastele loppua nyt.

Jos jälkimmäinen puolisko etenee samaa tahtia, se tarvitsee noin kahdeksantoista tuntia lisää. Vaihe päätyisi lähelle kolmeakymmentäkuutta tuntia kahdenkymmenen tunnin suunnitelmaa vastaan. Se on karkea laskelma, ei ennuste, mutta se kertoo, että ero kannattaa ottaa puheeksi nyt eikä vasta kahdennenkymmenennen tunnin kohdalla.

Kahdeksantoista kahdestakymmenestä tunnista ja puolet työstä jäljellä ei aina tarkoita laajenemista. Arvio saattoi olla pieni tai työ odotettua hitaampaa. Nimeä lisäpyyntöjen tunnit Lisätyöksi, kun kirjaat ne. Silloin tarkastelu näyttää, kuinka suuri osa ylityksestä tuli uudesta työstä.

Keskustele asiakastyön lisäpyynnöistä tai muutetusta arviosta asiakkaan kanssa. Sisäisessä työssä ota suunnitelmasta päättävä mukaan. Jos päätös on sinun, päätä lisäajasta, jäljellä olevan työn vähentämisestä tai nykyisen suunnitelman säilyttämisestä, ja kirjaa uudet suunnitellut tunnit ennen kuin jatkat.

Ylitys ei yksin ole syy rajata tai pysäyttää työtä.

Käynnistä ajastin jakson alkaessa

Tiistain palauttaminen perjantaina jättää jaksojen rajat arvioiksi. Lyhyt viive tai lisäkierros voi kadota epämääräiseen jaksoon.

Käynnistä ajastin työjakson alussa. Pysäytä se, kun vaihdat toiseen projektiin tai vaiheeseen.

Alun ja lopun kirjaaminen niiden tapahtuessa säilyttää rajat. Jos ajastin unohtuu, palauta jakso samana päivänä muistiinpanojen ja kalenterin avulla ja merkitse se arvioksi.

Ryhmittele pieniä saman projektin tehtäviä, jos tarvitset vain sen summan. Pidä toisen asiakkaan työ erillään, vaikka vastaus olisi lyhyt.

25 minuutin viestikierros on oikea työjakso. Niin on kolmen tunnin toteutuskin.

Pidä loki omana tietonasi

Omaan lokiin tarvitset projektin, vaiheen ja tunnit. Tuntien vertailu suunnitelmaan ei vaadi näppäinpainallusten määrää, hiiren liikkeitä tai kuvakaappauksia.

Selkeä loki tarkoituksellisista työjaksoista antaa tarvittavat luvut. Mitä ajanseuranta on tekee saman eron: kirjaa tunnit, älä valvo ihmisiä.

Loki on sinun. Se ei ole henkilöstön tuntikirjanpito, hyväksyntäjono tai käyttöasteraportti.

Mihin TimeRetain sopii

TimeRetain auttaa yksin toimivaa vetäjää kirjaamaan, mihin projektitunnit menivät. Näet selvitykseen, suunnitteluun ja testaukseen käytetyn ajan. Vertaa sitä viikkotarkastelussa suunnitelmaan ja päätä, mitä pitää katsoa uudelleen.

Se toimii ilman tiliä. Ensisijainen kirjanpitosi pysyy laitteellasi. Valinnainen synkronointi tallentaa salatun kopion TimeRetainin palvelimille.

Voit käyttää kirjanpitoa nykyisen projektisuunnitelmasi rinnalla.

TimeRetain ei kerää muiden tunteja. Se ei ota kuvakaappauksia.