Suivre son temps en indépendant, à sa façon

Le suivi du temps en indépendant est un relevé de travail que vous pouvez emporter. Notez pour qui vous avez travaillé, ce que vous avez fait, la durée et le tarif applicable. Ce n’est pas une suite de facturation.

Ce relevé sert à facturer, vérifier une prestation récurrente ou chiffrer le prochain projet à partir d’heures réelles. L’application, le tableur ou le comptable que vous utilisez déjà continue d’envoyer la facture.

Voici un mardi fictif avec quatre petites tâches faciles à oublier le vendredi :

L’exemple suppose que vous avez noté les heures pendant le travail. Si vous reconstruisez la semaine de mémoire, vous risquez d’arrondir selon votre impression. Le total ne dira pas si vos estimations se sont compensées.

Gardez ensemble le travail de chaque client pour voir son total, y compris ce que vous choisissez de ne pas facturer. Des heures de début et de fin notées sur le moment donnent plus de points de contrôle qu’une durée devinée après coup.

La note doit encore avoir un sens au moment de facturer. Retirez le travail non payé de la facture, mais gardez-le avec le client ou le projet concerné. Il a quand même pris du temps, et le total doit le montrer. Distinguez l’administration générale de votre activité du travail client.

Pourquoi suivre son temps en indépendant

Pour un projet au forfait terminé, divisez le prix par le total des heures passées. Dans un exemple fictif, un forfait de 2 400 qui a demandé 40 heures, appels et révisions compris, revient à 60 de l’heure. Ce taux effectif est un chiffre d’affaires horaire brut avant frais, pas une cible à recopier dans le prochain devis.

Utilisez les heures pour estimer le prochain projet similaire. Vous pourriez fixer son prix à partir d’un tarif qui couvre les frais professionnels, le travail non payé et votre objectif de revenu. Si le projet a débordé, décidez si le suivant demande plus d’heures ou un périmètre réduit.

Un appel de dix minutes, une correction rapide, des messages et un dépannage après livraison passent entre les mailles s’ils n’ont jamais de ligne. Notez-les. Vous déciderez ensuite de les facturer, de les regrouper ou de les laisser volontairement non payés.

Arrondir séparément chaque message de quatre minutes vers le haut peut gonfler la facture. Avec un arrondi au quart d’heure, trois messages de quatre minutes deviennent 45 minutes facturées pour 12 minutes de travail. Vous pourriez convenir avec le client d’un arrondi par tâche ou sur un total cumulé.

Si une prestation récurrente comprend un nombre d’heures défini, soustrayez seulement les heures qui y entrent. Excluez le travail que vous choisissez de ne pas facturer et prévenez le client à l’approche de la limite.

Quand une application de suivi du temps vous gêne

Projets, tâches, sous-tâches, budgets, modèles de factures, portails clients et autorisations d’équipe peuvent demander plus de préparation que nécessaire.

Un budget aide si une prestation récurrente a un plafond horaire. Gardez seulement les fonctions que votre fonctionnement utilise.

Regardez les champs exigés avant de pouvoir commencer et la possibilité d’archiver d’anciens clients.

Une hiérarchie obligatoire peut paraître ordonnée en démonstration : client, projet, tâche, sous-tâche, puis démarrage du chronomètre. Un mardi avec quatre petites tâches, elle ajoute des obstacles.

La facturation intégrée peut très bien fonctionner quand son format correspond à vos habitudes. Avant de changer, vérifiez si l’outil impose une arborescence incompatible avec votre manière de facturer.

Si vous avez déjà un système, un second peut créer de la double saisie et un doute sur la bonne version. Une intégration peut éviter cette copie. Gardez la facturation à sa place quand votre fonctionnement vous convient.

L’export aide si votre système de facturation peut utiliser les heures, les notes et les noms de projets que vous conservez déjà.

Les comptes toujours connectés, le stockage uniquement dans le cloud, les scores d’activité, les captures d’écran et la surveillance d’équipe peuvent convenir à un outil professionnel collectif. Ils conviennent mal à un relevé privé utilisable sans connexion. Si un client ou une plateforme exige un journal de travail, gardez-le distinct du vôtre.

Garder un relevé transportable

Si vous facturez déjà ailleurs, un outil utile vous donne un relevé exportable. Relisez les lignes, puis utilisez-les dans votre système existant.

La Bibliothèque du Congrès décrit le CSV comme un format largement utilisé pour échanger des données tabulaires entre systèmes. Sa simplicité le rend utile ici.

Avant de choisir un outil, essayez un export d’exemple avec la personne ou le logiciel qui gère vos factures. Assurez-vous que le relevé y reste utile.

Comment tenir le relevé

Enregistrez d’abord. Corrigez le jour même. Exportez au moment de facturer.

1. Commencez quand le travail commence. N’attendez pas l’arborescence parfaite. Arrêtez le chronomètre en changeant de client pour garder une entrée claire par plage.
2. Regroupez par client. Gardez ses heures ensemble et séparez les projets seulement si leurs totaux individuels vous servent.
3. Distinguez ce que vous voulez comparer. Réunions, rédaction et assistance sont des groupes utiles pour voir ce qui prend le plus de temps.
4. Écrivez une note lisible par le client. « Brouillon de la page d’accueil après l’appel de revue » vaut mieux que « Heures ». Le test des heures facturables est de savoir si la ligne s’explique encore trois semaines plus tard.
5. Utilisez le relevé pour facturer. Relisez le travail du client sur la période et incluez les heures que vous avez convenu de facturer.

Si vous oubliez un chronomètre, utilisez l’agenda, les fichiers envoyés et les messages pour estimer le temps manquant tant que le travail est frais. Signalez les estimations incertaines.

Appliquez la méthode d’arrondi convenue. Le guide de facturation horaire donne des exemples de 6 et 15 minutes. Gardez le temps enregistré exact et arrondissez une copie pour la facture.

Que rechercher dans une application

Commencez vite et corrigez les erreurs ensuite. Donnez assez de détails pour qu’une entrée reste compréhensible au moment de facturer.

Cherchez un total clair par client et une répartition des heures, par exemple entre réunions et rédaction. Vous devez pouvoir gérer plusieurs tarifs et des missions ponctuelles sans modifier le tarif de travaux sans rapport.

Les corrections doivent être faciles quand vous oubliez le chronomètre. Si les noms d’applications enregistrés n’identifient pas le client ou la tâche, relisez le relevé automatique avant de facturer à partir de lui. Il peut rester un contrôle privé pendant que vous préparez la facture depuis votre relevé corrigé.

Les totaux par période doivent aider à vérifier heures et revenus sans transformer l’outil en logiciel comptable.

Une application gratuite qui enferme vos données est moins intéressante qu’elle n’en a l’air. Choisissez un outil qui vous laisse emporter le relevé. Si la connexion est peu fiable, donnez la priorité à l’accès hors ligne.

La place de TimeRetain

TimeRetain aide à garder votre propre relevé client sans compte. Le relevé principal reste sur l’appareil. La synchronisation facultative conserve une copie chiffrée sur les serveurs de TimeRetain.

Gardez ensemble les appels, brouillons et suivis d’un client pour voir le total avant de facturer. Distinguez réunions et rédaction si leur répartition vous intéresse. Vous pouvez emporter le relevé dans un tableur pour le consulter là-bas.

Commencez par votre prochaine tâche client. Gardez une note avec les heures pour disposer d’un relevé que vous pouvez expliquer au moment de facturer. Aucun compte nécessaire.

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