タイムシートの丸め処理とは？避けるべき場面

タイムシートの丸め処理は、正確な作業時間を一定の単位に変えます。14分かかった作業が、タイムシートでは15分になることがあります。

自分の時間を記録するなら、保存する時間は正確に保ちます。請求に丸めが必要なら、コピーを使い、元の時間を残します。

見た目を整えるためではなく、請求方法で必要なときに丸めます。元の時間がその単位にそろっていなければ、請求合計が変わることがあります。

時間を丸める仕組み

各記録の所要時間を最も近い15分に丸めると、14分は15分になります。開始・終了時刻を丸めてから、作業時間を計算する方法もあります。

同じ作業でも、この2つの方法では結果が変わることがあります。09:08から09:52までの44分間は、作業の長さを丸めると45分です。

開始・終了時刻を丸めると、09:15〜09:45になります。実際には44分働いていても、記録は30分です。

以下の例では、開始・終了時刻を最も近い15分刻みに丸めます。値は1分単位の整数です。

各枠の1〜7分は枠の始まりへ切り下げ、8〜14分は枠の終わりへ切り上げます。ある1日の例を見てみましょう。

差は、丸め処理が記録に与えた変化です。−は減った時間、+は増えた時間を示します。

この3件では、合計が2分増えました。別の日の記録でも増減が相殺されるとは限りません。

丸め処理が記録に与える影響

丸め処理で変わるのは記録であり、実際の作業ではありません。

• 10:08から10:30までの22分の通話は、10:15〜10:30になります。7分が消えます。
• 同じ通話が5分早く、10:03〜10:25に行われた場合、10:00〜10:30になります。働いていない8分が加わります。
• 10:12から10:19までの7分の修正作業は消えてしまいます。開始も終了も10:15になるからです。

丸めた記録からは、何が変わったか分かりません。失われた分は消え、追加された分は実際に働いた時間に見えます。

1日の合計が合っていても、丸め処理によって作業間で時間が移ることがあります。ある顧客の合計が増え、別の顧客の合計が減ることもあります。

最も近い値への丸めだけが方法ではありません。常に切り上げる方法では、単位に満たない端数をすべて次の区切りまで引き上げます。

2分のメール対応3件をそれぞれ15分に切り上げると、6分の作業が45分になります。先に作業時間を合計してから切り上げると、15分です。

丸めを避けたほうがよい場合

保存する記録は丸めないでください。正確な時刻がなくなると、丸めた合計を確かめることも、後で方法を変えることもできません。

短い作業を多く記録するなら、記録ごとの丸めに注意します。各所要時間を最も近い単位に丸めると、どの記録も最大で単位の半分ずれることがあります。切り上げや、開始・終了時刻の丸めでは、44分の例のように、ほぼ単位一つ分ずれることもあります。こうしたずれは打ち消し合うことも、積み重なることもあります。

丸めた数字が必要なら、合計を一度だけ丸めるのが、変化を最も小さく抑える方法です。整数の分を最も近い値に丸めるなら、合計の変化は15分単位で最大7分、6分単位（10分の1時間）で最大3分です。

正確な記録を残す

手動タイマーは、開始と終了の時刻を記録します。その時刻を残しておけば、後から正確な合計と丸めたコピーを比較できます。

請求のために時間を丸める場合は、作業を始める前に、顧客と丸め方を決めることができます。単位と丸める方向を指定し、各作業の長さ、各開始・終了時刻、請求書の合計のどれに適用するかも決めます。

請求時間の計算ツールで、時間と単価を金額にできます。請求用の丸め規則は適用しません。

TimeRetainの使いどころ

TimeRetainなら、請求の元になった時間を残し、後で元の時刻を説明できます。

請求書に丸めた時間が必要なら、丸めたコピーを書き出せます。保存した記録には正確な時刻が残ります。