監視せずに行う手動の時間記録

手動の時間記録では、自分で意識して作業時間を残します。

タイマーでも表でも、ノートの一行でも構いません。誰のために何をしたか、その記録の意味を自分で決めます。裏で動くソフトウェアが分類を推測するわけではありません。

画面の撮影でも、キーボードの監視でもありません。後で説明しなければならない履歴を、アプリが静かに作ることでもありません。

始めるときに仕事を名付ければ、時間に意味が加わります。「公開計画を確認」は、翌週に「ブラウザー」と読むより役立ちます。それでも、止め忘れや、実際の仕事と合わなくなったメモは直す必要があります。

手動の時間記録が向いている人

手動の時間記録は、仕事の記録に何を含めるかを自分で選びたい人に合います。

時間を請求する場合も、自分の仕事を個人的に記録する場合も、方法は同じです。記憶が新しいうちに、後から内容を確かめられるように、必要な情報を添えて記録します。

時間のデータが個人的なものなら、とくに合います。作業記録からは、顧客、単価、詰まりやすい点、夜遅い仕事、何に中断されるかなど、多くが分かります。自分で管理する価値のある情報です。

手動タイマー、手動タイムシート、自動記録の違い

実用上は、手動タイマーが時間を計り、手動タイムシートが整理した記録を残し、自動記録アプリが確認前から行動を監視します。

手動タイマーから手動タイムシートを作ることはできますが、同じものではありません。前者は仕事の時間を捉え、後者は確認、提出、出力、後の利用をする記録です。

自動の記録で、計り忘れた作業を取り戻せることがあります。ただし、活動が仕事や顧客を特定しないときは確認が必要です。

そこで自動の時間記録にも自分の判断が必要です。手動タイマーなら開始時に仕事を名付けられますが、タイマーを忘れないことは自分の仕事になります。

簡単な手動の時間記録方法

手動の仕組みは3つの手順で済みます。

1. 誰のために何をしたかを書く。 顧客、科目、雇用主と、活動を示します。後で一人の顧客の仕事を探したり、会議の時間を見たりできます。

2. 仕事中に記録する。 対象、活動、開始、終了、メモを残します。始めたら開始し、仕事を切り替えたら止め、後でも分かるメモを添えます。

3. 一日を一度見直す。 大まかなメモを直し、複数の顧客が混ざる作業は分けます。未完了の仕事について長く書きたいなら、一日の仕事ログに残せます。

顧客が一人のフリーランスの、仮の一日です。

まず大まかなメモを書き、後で一度整えます。曖昧な言葉を普通の説明に変えるだけで、報告書にする必要はありません。「案件を進めた」は後で役立ちませんが、「8月の領収書を照合」は役立ちます。

文脈を覚えているうちに記録する

書くまでに時間が空くと、記録は不確かになります。

金曜になると、火曜の午後はぼやけていることが多いものです。35分の通話が一時間に感じられたり、小さな事務作業をすっかり忘れたりするかもしれません。

請求、顧問契約、仕事量の判断に使うなら、数日後の記憶だけでその時間を作り直すのは避けましょう。

仕事を始めたらタイマーを動かし、終わったら止めます。大まかなメモはその場で書き、必要なら後で整えます。

その進め方は請求可能時間にも役立ちます。請求書に必要なのは1日全体ではなく、数週間後にも説明できる行です。

分かりやすい分類にする

分類が多すぎると、手動の記録は必要以上に難しくなります。

分類を選ぶことで仕事が中断するなら、数を減らしてみます。細かな構造は、後でその情報を使う場合にだけ残します。

顧客、科目、雇用主ごとの仕事をまとめます。大まかな活動名がいくつかあれば、一覧を見やすくなります。

• 事務
• 会議
• 執筆
• 調査
• サポート
• 学習

詳細はメモに書きます。「執筆」で似た仕事をまとめ、「8月の状況報告を下書き」でその時間に何をしたか示します。

合計が一つだけ必要なら、記録のまとまりも一つで十分です。仕事を区別したいときに分類を加えます。

記録から省くこと

手動の時間記録で生活のすべてを残す必要はありません。

休憩を記録の行にする必要はありません。席を離れるときにタイマーを止めれば、休憩は仕事の合計に入りません。雇用主のタイムシートが休憩の記入を求めるなら、そちらはその書式に従います。自分の記録まで同じにする必要はありません。

すべての中断を説明する必要はありません。忙しく見せるためだけの記録は省きます。

目的は信頼できる記録であり、すべての分が有効だった証明ではありません。数日間を理解したいなら短い時間の使い方の振り返りをします。請求の記録なら、請求する仕事を区別します。案件全体にかかった時間を知りたいなら、無償の仕事も残します。普通の一日をすべて報告書にしないでください。

手動の時間記録アプリのプライバシー確認

手動の道具は記録を守るべきです。

使うものを決める前に、次を確認しましょう。

• 端末内の保存： 時間のデータはまず端末に置かれる。
• スクリーンショットなし： 画面を撮影しない。
• キーボードやマウスの監視なし： 活動に点数を付けない。
• 雇用主による監視を前提にしない： 労働者を監視するためではなく、自分の記録のために作られている。
• 簡単な出力： CSVなどの普通の形式で記録を持ち出せる。
• 任意の同期： 同期があっても、必須ではなく自分で選べる。

オフライン利用ができれば、接続が切れても記録を続けられます。ただし、後で誰が読めるかまでは分かりません。保存先と共有は別に確認します。

TimeRetainの使いどころ

TimeRetainなら、来週も読める記録を残せます。何をし、誰のために、どれだけかかったかが分かります。短いメモで、時間のそばに作業の理由を残せます。止め忘れは、記録を使う前に直せます。

私は、アカウントなしでその記録を持てるようにTimeRetainを作りました。主な記録は端末に残ります。任意の同期を使うと、暗号化したコピーがTimeRetainのサーバーに保存されます。スクリーンショットの撮影、アプリ履歴の記録、キーボードの監視は行いません。

表計算で時間を見たいときは、記録を持ち出せます。

手動の記録を3日間試す

先に仕組みを一新する必要はありません。

普段の平日3日間、実際に取り組んだ仕事だけを記録します。各行は対象、活動、開始、終了、メモに絞ります。分類は大まかにし、1日の終わりにメモを一度直します。

3日後に読み返し、4つの問いを立てます。

1. 仕事： 何に取り組んだか分かるか。
2. 時間： 何に時間を使ったか見えるか。
3. 信頼： 使えるほど記録を信頼できるか。
4. 手間： 続けられるほど軽かったか。

手間が多いなら、分類を減らし、メモを短くし、整理を少なくします。内容が分からないなら、欠けた情報を補います。時刻が違うか抜けているなら直し、仕事の区切りで思い出せる工夫を試します。

「はい」なら続けましょう。手動の時間記録は、忙しかったことを証明するためのものではありません。1日が過ぎても意味の分かる記録を残すためのものです。