Manuaalinen ajanseuranta ilman valvontaa

Manuaalinen ajanseuranta tarkoittaa, että kirjaat työajan itse, tarkoituksella.

Se voi olla ajastin, taulukko tai rivi muistikirjassa. Sinä päätät merkinnän tarkoituksen: kenelle työ tehtiin ja mitä teit. Taustaprosessi ei arvannut nimiä.

Se ei ole ruudun tallennusta. Se ei ole näppäimistön tarkkailua. Se ei ole hiljaa lokia rakentava sovellus, jonka merkinnät joudut selittämään myöhemmin.

Työn nimeäminen alussa antaa tunneille asiayhteyden. ”Julkaisusuunnitelman tarkistus” auttaa ensi viikolla enemmän kuin ”Selain”. Unohtunut ajastin tai toteutunutta työtä vastaamaton muistiinpano pitää silti korjata.

Kenelle manuaalinen seuranta sopii

Se sopii ihmiselle, joka haluaa valita oman työkirjanpitonsa sisällön.

Menetelmä on sama tuntien laskutuksessa ja omasta työstä pidettävässä yksityisessä kirjanpidossa. Kirjaa jakso tuoreeltaan riittävällä asiayhteydellä voidaksesi luottaa siihen myöhemmin.

Se sopii myös henkilökohtaiselle aikadatalle. Työloki kertoo paljon: asiakkaat, hinnat, pullonkaulat, myöhäiset illat ja toistuvat keskeytykset. Tällaista tietoa kannattaa pitää omassa hallinnassa.

Manuaalinen ajastin, tuntikirjanpito ja automaattinen seuranta

Manuaalinen ajastin tallentaa ajan, manuaalinen tuntikirjanpito säilyttää merkinnät ja automaattinen seuranta tarkkailee toimintaa ennen tarkasteluasi.

Manuaalinen ajastin voi tuottaa manuaalisen tuntikirjanpidon, mutta ne eivät ole sama asia. Ajastin tallentaa työjakson. Tuntikirjanpito on tarkistettava, toimitettava, vietävä tai myöhemmin käytettävä aineisto.

Automaattinen loki voi pelastaa jakson, jonka unohdit mitata. Se tarvitsee tarkistuksen, kun toiminta ei tunnista työtä tai asiakasta.

Silloin automaattinen ajanseuranta tarvitsee harkintaasi. Manuaalinen ajastin antaa nimetä työn alussa, mutta sen muistamisesta tulee sinun tehtäväsi.

Selkeä manuaalinen menetelmä

Manuaalinen järjestelmä voi pysyä kolmessa askeleessa.

1. Kirjaa kenelle ja mitä. Nimeä asiakas, kurssi tai työnantaja ja sitten tehtävä. Myöhemmin löydät asiakkaan työn tai näet kokouksiin menneen ajan.
2. Kirjaa jakso sen aikana. Hyvä merkintä tarvitsee asiayhteyden, tehtävän, alun, lopun ja muistiinpanon. Aloita jakson alkaessa, lopeta vaihtaessasi ja kirjoita myöhemmin ymmärrettävä muistiinpano.
3. Tarkista päivä kerran. Korjaa karkeat muistiinpanot ja jaa eri asiakkaita kattava jakso. Päivittäinen työloki voi sisältää pidemmän muistiinpanon keskeneräisestä.

Tässä on kuvitteellinen päivä freelancerille, jolla on yksi asiakas:

Kirjoita karkea muistiinpano ja siisti se kerran. Korvaa epämääräisyys selkeällä kuvauksella tekemättä merkinnästä raporttia. ”Projektin parissa” ei auta myöhemmin; ”elokuun kuittien täsmäytys” auttaa.

Kirjaa asiayhteyden ollessa tuoreessa muistissa

Kirjanpito horjuu, kun odotat liian kauan.

Perjantaina tiistai-iltapäivä on usein jo sumua. 35 minuutin puhelu saattaa tuntua tunnilta, ja pieni hallintotyö saattaa kadota kokonaan.

Jos tunnit vaikuttavat laskuun, jatkuvaan toimeksiantoon tai työmääräpäätökseen, yritä olla palauttamatta jaksoa muistista päiviä myöhemmin.

Käynnistä ajastin työn alkaessa. Pysäytä se työn loppuessa. Lisää karkea muistiinpano nyt ja siisti tarvittaessa myöhemmin.

Sama rytmi auttaa laskutettavien tuntien kanssa. Lasku ei tarvitse koko päivää, vain viikkojen päästä selitettävät merkinnät.

Pidä nimet tavallisina

Liian monet nimet hankaloittavat manuaalista seurantaa tarpeettomasti.

Jos nimen valinta keskeyttää työn, kokeile harvempia nimiä. Säilytä tarkka tehtävärakenne vain, kun käytät yksityiskohtia myöhemmin.

Pidä asiakkaan, kurssin tai työnantajan työ yhdessä. Muutama laaja tehtävänimi helpottaa silmäilyä:

• Hallinto
• Kokoukset
• Kirjoittaminen
• Tutkimus
• Tuki
• Opiskelu

Laita yksityiskohdat muistiinpanoon. ”Kirjoittaminen” kokoaa samanlaisen työn; ”elokuun tilannemuistion luonnos” kertoo kyseisen jakson tapahtumat.

Jos tarvitset vain yhden summan, pidä yksi merkintäryhmä. Lisää nimiä, kun tarvitset työn erottelua.

Mitä jätät pois

Manuaalisen seurannan ei pidä kirjata koko elämää.

Taukoja ei tarvitse kirjata merkinnöiksi. Pysäytä ajastin, kun lähdet pois, niin tauko jää työaikasummasi ulkopuolelle. Jos työnantajan tuntikirjanpito kysyy taukoja, noudata siellä sen muotoa; oman kirjanpitosi ei tarvitse kopioida sitä.

Et tarvitse kuvausta joka keskeytyksestä. Jätä pois kaikki, minkä kirjoittaisit vain näyttääksesi kiireiseltä.

Tavoite on luotettava kirjanpito, ei todiste jokaisen minuutin arvosta. Muutaman päivän ymmärtämiseen sopii lyhyt kartoitus. Laskutuskirjanpidossa tunnista laskutettava työ. Pidä myös laskuttamaton työ, kun haluat ymmärtää koko työn ajantarpeen. Älä tee joka tavallisesta päivästä raporttia.

Manuaalisen työkalun tietosuojalista

Työkalun pitää suojata kirjanpitoa.

Käy lista läpi ennen valintaa:

• Paikallinen tallennus: aikadata alkaa laitteeltasi.
• Ei kuvakaappauksia: työkalu ei tallenna ruutua.
• Ei näppäimistön tai hiiren tarkkailua: työkalu ei pisteytä toimintaasi.
• Ei työntekijävalvonnan oletuksia: työkalu on omaa kirjanpitoa, ei työntekijöiden tarkkailua varten.
• Helppo vienti: voit ottaa merkinnät mukaasi CSV
  tai muussa selkeässä muodossa.
• Valinnainen synkronointi: jos sellainen on, se on valinta eikä vaatimus.

Käyttö ilman verkkoyhteyttä tarkoittaa kirjaamisen jatkumista yhteyden katketessa. Se ei kerro, kuka voi lukea merkinnät myöhemmin. Tarkastele tallennusta ja jakamista erikseen.

Mihin TimeRetain sopii

TimeRetain auttaa pitämään ensi viikolla luettavaa kirjaa: mitä teit, kenelle ja kuinka kauan. Lyhyt muistiinpano pitää jakson tarkoituksen tuntien rinnalla. Jos lopetus unohtuu, voit korjata ajan ennen kirjanpidon käyttöä.

Rakensin TimeRetainin tällaisen kirjanpidon pitämiseen ilman tiliä. Ensisijainen aineistosi pysyy laitteellasi. Valinnainen synkronointi tallentaa salatun kopion TimeRetainin palvelimille. Se ei ota kuvakaappauksia, kirjaa sovelluksia tai tarkkaile näppäimistöä.

Voit viedä kirjanpidon taulukkoon halutessasi tarkastella tunteja siellä.

Kokeile kolmen päivän ajan

Älä rakenna koko järjestelmääsi ensin uudelleen.

Seuraa kolmena tavallisena työpäivänä vain todellisia työjaksoja. Pidä merkinnässä asiayhteys, tehtävä, alku, loppu ja muistiinpano. Käytä muutamaa laajaa nimeä. Korjaa muistiinpanot kerran päivän lopussa.

Lue kolmen päivän jälkeen kirjanpito ja kysy:

1. Työ: näetkö, mitä teit?
2. Aika: näetkö, mihin aika meni?
3. Luottamus: luotatko merkintöihin riittävästi käyttääksesi niitä?
4. Vaiva: pysyikö seuranta niin kevyenä, että voit jatkaa?

Jos seuranta vaatii liikaa, yksinkertaista: vähemmän nimiä, lyhyemmät muistiinpanot ja vähemmän siivoamista. Jos kirjanpito on epäselvä, lisää puuttuva asiayhteys. Jos ajat puuttuvat tai ovat vääriä, korjaa ne ja kokeile muistutusta työjaksojen vaihteessa.

Jos kirjanpito vastaa kysymyksiin ja on helppo pitää, jatka. Manuaalinen seuranta ei todista kiirettäsi. Se säilyttää ymmärrettävän kirjanpidon vielä päivän mentyä ohi.