Declarabele en niet-declarabele uren

Declarabele uren zijn werk waarvoor je met de klant een aparte vergoeding per uur afsprak. Niet-declarabele uren zijn werk zonder rechtstreekse vergoeding van een klant. Zet projecten en doorlopende opdrachten met een vaste prijs in een derde categorie om die prijs met je bestede uren te vergelijken.

Houd de categorieën apart als alle drie in je werk voorkomen. Declarabele uren vormen de basis voor een urenfactuur. Uren binnen een vaste prijs laten zien wat de klant voor die prijs kocht. Niet-declarabele uren laten zien wat je tarief daarnaast moet dekken. Registreer je alleen factuururen, dan verdwijnt de rest van je werkweek uit de berekening.

Dit artikel is voor iemand die eigen werk factureert en de omzet met de hele werkweek wil vergelijken.

Wat declarabel is

Een vergoeding per uur kan uitvoerend werk dekken: teksten schrijven, klantgesprekken, wijzigingen of onderzoek. Dezelfde taak kan ook binnen een project met een vaste prijs vallen. Spreek vóór de start met de klant af welke taken je apart rekent en welke bij de vaste prijs horen.

Wat niet-declarabel is

Niet-declarabele uren zijn echt werk waarvoor geen klant rechtstreeks betaalt:

• Offertes en schattingen schrijven
• Factureren, boekhouden en betalingen opvolgen
• Marketing, netwerken en je portfolio bijwerken
• Gratis kennismakingsgesprekken, of de geïnteresseerde nu klant wordt of niet
• Iets leren waar geen klant om vroeg
• Tools instellen en administratie

‘Niet-declarabel’ betekent niet ‘optioneel’. De klant betaalt niet voor dat uur. Jij besteedde het wel.

Deel de twijfelgevallen in

Bepaal welke uren je als aparte post wilt factureren, welke binnen een vaste prijs vallen en voor welke geen klant betaalt. Houd die categorieën in je overzicht aan.

Een gratis kennismakingsgesprek hoort bij werk zonder klantvergoeding. Een betaalde workshop op uurbasis is een aparte post. Een workshop met een vaste prijs blijft binnen die prijs. Bespreek reiskosten, onderzoek en wijzigingen met de klant voordat het werk begint en deel de uren volgens die afspraak in.

Houd herstelwerk apart bij, ongeacht of je het factureert. Het verlaagt de omzet per uur van de opdracht wanneer het extra tijd kost zonder extra vergoeding. Factureer je ieder uur tegen hetzelfde tarief, dan veranderen extra gefactureerde uren dat tarief niet.

Wat de categorieën je vertellen

In deze fictieve week factureer je 25 uur tegen $80. Dat is $2.000. Tel ook de 15 uur mee die je aan offertes, facturen en onbetaalde opvolging besteedde.

Je werkte 40 uur voor een factuur van $2.000. Dat is $50 gefactureerde omzet per gewerkt uur, terwijl op de factuur een uurtarief van $80 stond. Wat je ontvangt, kan lager zijn als de factuur onbetaald blijft.

Werk met een vaste prijs vraagt om een eigen controle. Stel dat een project $1.200 opbrengt en je overzicht 20 uur uitvoering laat zien. Dat is $60 per uur uitvoering, onder je uurtarief van $80, nog vóór je de onbetaalde uren eromheen meetelt. Als die 20 uur door een van de andere totalen gemengd waren, zag je dat verschil niet.

Die $50 is omzet vóór bedrijfskosten en persoonlijke reserves. Je zou je klanttarief zo kunnen vaststellen dat het die kosten en het werk zonder directe vergoeding dekt. De tariefcalculator voor zelfstandigen helpt je dat doel te bepalen.

Gebruik de totalen om te kiezen wat je kunt veranderen:

1. Dekken je tarief of een vaste prijs het werk niet, overweeg dan de volgende keer hoger te offreren.
2. Verminder vermijdbaar onbetaald werk, zoals telkens dezelfde tools instellen, en houd ruimte voor noodzakelijke administratie.
3. Beperk herhaalde onbetaalde opvolging als een geïnteresseerde geen belangstelling toont.
4. Volg achterstallige facturen op.

Houd uren met korting en afgeschreven uren apart van de uren die je factureerde.

Als zelfstandige wil je weten: hoeveel van mijn werkweek kochten klanten, en dekt mijn tarief de rest?

Waar TimeRetain past

Met TimeRetain zie je hoeveel tijd een klant vraagt, inclusief werk dat je niet factureert. Een overzicht van uitvoering, wijzigingen en opvolging helpt je de hele opdracht beoordelen voordat je de volgende offerte maakt.

Houd ook je algemene administratie en marketing in beeld. Die uren verklaren waarom een klanttarief van $80 niet betekent dat elk gewerkt uur $80 oplevert.

De hoofdregistratie blijft op je apparaat en je hebt geen account nodig. Met optionele synchronisatie wordt een versleutelde kopie op de servers van TimeRetain opgeslagen.