Jak zapisywać własne godziny wolontariatu

Zapisuj datę, organizację, czynność i rzeczywisty początek oraz koniec wolontariatu. Przerwy zanotuj osobno, a potem oblicz długość.

Możesz zachować zapis dla siebie, nawet gdy nikt go nie wymaga. Jeśli zgłaszasz godziny, najpierw sprawdź wymagania odbiorcy. Twój rejestr dostarcza szczegółów; przyjęcie zależy od jego procesu.

Sprawdź miejsce zgłoszenia

Jeśli organizacja ma formularz lub portal, używaj go. Drugi rejestr pomaga zachować własną kopię lub zebrać pracę w kilku miejscach.

Przed pierwszą sesją zapytaj o uznawane czynności, sposób zgłoszenia, osobę potwierdzającą i termin. Sprawdź dojazd, szkolenie i przerwy, jeśli wpływają na zapis.

Shoreline Community College prosi np. uczestników programu nauki przez służbę społeczną o przyniesienie rejestru czasu udostępnionego przez program, aby opiekun na miejscu potwierdził pracę.

Instrukcje programu trzymaj obok rejestru. Przy samej osobistej sumie pomiń szczegóły zgłoszenia.

Rejestr do skopiowania

Skopiuj nagłówki do arkusza lub użyj jako pól w zeszycie. Zachowaj organizację w każdym wierszu, jeśli pomagasz w kilku miejscach.

To wymyślony przykład. Obie organizacje liczą aktywny czas bez przerw. Wpisy zostały sprawdzone i poprawione.

Pierwsza wizyta obejmuje 115 minut. Po odjęciu 15-minutowej przerwy zostaje 100 minut, czyli 1 godzina 40 minut aktywnej pracy.

Za 14–19 września punkt ma 3 godziny 15 minut, a biblioteka 1 godzinę 20 minut. Razem to 4 godziny 35 minut.

Zachowuj osobne sumy organizacji. Biblioteka nie potrzebuje wpisów punktu przy pytaniu o godziny.

„Przygotowanie stołów na kiermasz książek” wystarcza do rozpoznania czynności. Pomijaj nazwiska i dane osób, którym pomagasz. Jeśli program wymaga danych opiekuna, trzymaj je w wyznaczonych polach.

Zapisz rzeczywistą wizytę

Zapisuj początek przy rozpoczęciu, koniec przy zakończeniu. Użyj zegarka, notatki w telefonie lub ręcznego stopera.

Dyżur planowany do południa może skończyć się o jedenastej. Wpisz rzeczywisty koniec. Zachowaj różnicę między poświęconym czasem a uznanymi godzinami zamiast dopasowywania czasu do planu.

Przerwę zapisz jako długość albo zatrzymaj i wznów stoper. Nie odejmuj jej dwa razy. W przykładzie 15 minut jest wewnątrz przedziału, więc odejmujesz raz.

Jeśli chcesz znać całe zaangażowanie dnia, dojazd zapisuj osobno. Poznasz własny nakład bez zakładania, że program uznaje dojazd jako wolontariat.

Popraw błąd przed sumowaniem

Przyjmij, że wpis biblioteki początkowo kończył się o 19:40 przez zapomniany stoper. Koordynator potwierdza koniec o 19:20.

Popraw koniec i krótko wyjaśnij:

Wpis z biblioteki z 16 września: 17 września koniec zmieniony z 19:40 na 19:20. Przygotowanie zakończone o 19:20; potwierdzone z koordynatorem.

Usuwasz 20 minut. Biblioteka ma 1 godzinę 20 minut, a wspólna suma 4 godziny 35 minut, jak powyżej.

Jeśli dłuższy wpis został już zgłoszony, zapytaj też o poprawę zgłoszenia. Zmiana własnej kopii nie aktualizuje rejestru organizacji.

Przy brakującym wpisie sprawdź listę obecności i zapytaj osobę na miejscu. Niepewne godziny oznacz w notatkach jako szacunkowe. Wyjaśnij je zgodnie z procesem programu przed podaniem jako potwierdzonych.

Przygotuj tylko godziny do zgłoszenia

Przed zgłoszeniem wybierz organizację i daty. Potem sprawdź brakujące końce, duplikaty i poprawki każdego wpisu.

Raport punktu za 14–19 września obejmuje dwa wpisy z sumą 3 godzin 15 minut. Wspólne 4 godziny 35 minut należą do osobistego przeglądu.

Dopasuj jednostki formularza. Trzy godziny 15 minut to 3,25 godziny w zapisie dziesiętnym, bo 15 ÷ 60 = 0,25. 3,15 oznaczałoby 3 godziny 9 minut.

Niektóre czasy nie przeliczają się równo. Pierwsza wizyta w spiżarni, 1 godzina 40 minut, to 1,666… godziny dziesiętnej. Jeśli formularz prosi o liczby dziesiętne, przed zaokrągleniem sprawdź, czy chce 1,67, kwadransów czy czegoś innego.

Przenieś wpisy do wymaganego formularza lub portalu i uzyskaj ewentualne potwierdzenie. Zachowaj kopię z datą zgłoszenia. Jeśli wymagane jest zatwierdzenie, odróżniaj godziny zgłoszone od zatwierdzonych.

Własny rejestr w TimeRetain

TimeRetain pomaga zobaczyć czas dla każdej organizacji. Trzymaj wizyty w punkcie i dyżury biblioteki w jednym osobistym rejestrze, z notatką przypominającą czynność.

Masz własny zapis do powrotu, zarówno przy zgłoszeniu, jak i dla poznania swojego wkładu.