Registrera volontärtimmar för egen del

Registrera datum, organisation, aktivitet och faktiska start- och sluttider för volontärarbete. Anteckna pauser separat och räkna sedan ut längden.

Du kan behålla underlaget för egen del även om ingen ber om det. Om du behöver lämna in timmar kontrollerar du först vad mottagaren kräver. Din egen logg ger detaljerna, men om timmarna godkänns beror på organisationens process.

Kontrollera vart timmarna ska lämnas

Om organisationen redan ger dig en blankett eller portal använder du den. Ett andra underlag är användbart om du vill ha en egen kopia eller arbetar ideellt på flera ställen.

Fråga före första passet vilka aktiviteter som räknas, hur du lämnar in dem, vem som måste bekräfta dem och när de ska lämnas in. Kontrollera vad som gäller för resor, utbildning och pauser om det påverkar underlaget.

Shoreline Community College ber till exempel studenter inom lärande genom samhällsinsats (service-learning) att ta med högskolans tidslogg så att en handledare på plats kan bekräfta deras insats.

Behåll programmets instruktioner tillsammans med loggen. Om du bara vill ha en personlig totalsumma kan du hoppa över inlämningsdetaljerna.

En volontärlogg att kopiera

Kopiera rubrikerna till ett kalkylblad eller använd dem i en anteckningsbok. Ha organisationen på varje rad om du hjälper till på flera ställen.

Det här är ett påhittat exempel. De två organisationerna räknar aktiv volontärtid utan pauser. Posterna nedan har kontrollerats och rättats.

Det första besöket sträcker sig över 115 minuter. Drar du bort pausen på 15 minuter får du 100 minuter, alltså 1 timme och 40 minuter aktiv tid.

För den 14–19 september är matutdelningens summa 3 timmar och 15 minuter. Bibliotekets summa är 1 timme och 20 minuter. Tillsammans blir det 4 timmar och 35 minuter.

Behåll summorna per organisation separat. Biblioteket behöver inte matutdelningens poster när det ber om dina timmar.

”Förberedde bord för bokförsäljning” räcker för att känna igen aktiviteten. Utelämna namn och personuppgifter om människorna du hjälpte. Om programmet behöver handledarens uppgifter skriver du dem i de avsedda fälten.

Registrera besöket som faktiskt blev av

Skriv starttiden när du börjar och sluttiden när du slutar. Du kan använda en klocka, en telefonanteckning eller en manuell timer.

Ett pass som är planerat att sluta klockan tolv kan sluta klockan elva. Skriv när du faktiskt slutade. Håll skillnaden mellan nedlagd tid och tillgodoräknade timmar synlig i stället för att ändra tiderna för att matcha schemat.

För en paus registrerar du längden eller stoppar och startar timern. Dra inte bort den två gånger. I exemplet ingår pausen på 15 minuter mellan start och slut och dras därför bort en gång.

Om du också vill veta hur stor del av dagen volontärarbetet tar registrerar du resor separat. Då ser du ditt personliga åtagande utan att anta att programmet räknar restid som volontärtid.

Rätta fel innan du summerar

Anta att biblioteksraden först slutade 19:40 eftersom du glömde att stoppa timern. Samordnaren bekräftar att du blev klar 19:20.

Rätta sluttiden och lämna en kort anteckning om ändringen:

Biblioteksposten den 16 september: sluttiden ändrad från 19:40 till 19:20 den 17 september. Förberedelserna klara 19:20, bekräftat med samordnaren.

Det tar bort 20 minuter. Biblioteksposten blir 1 timme och 20 minuter och den sammanlagda tiden blir 4 timmar och 35 minuter, som ovan.

Om du redan lämnade in den längre posten frågar du också hur du rättar inlämningen. Att ändra din egen kopia uppdaterar inte organisationens underlag.

Om en post saknas kontrollerar du eventuella närvarolistor och frågar personen som var där. Märk osäkra tider som uppskattningar i anteckningarna. Red ut dem enligt programmets process innan du presenterar dem som bekräftade timmar.

Förbered bara timmarna som efterfrågas

När du ska lämna in väljer du först organisation och rapporteringsdatum. Kontrollera sedan de valda posterna för saknade sluttider, dubbla besök och rättningar.

I exemplet innehåller matutdelningens rapport för den 14–19 september två poster på totalt 3 timmar och 15 minuter. Den sammanlagda tiden på 4 timmar och 35 minuter hör till din personliga översikt.

Använd blankettens enheter. Tre timmar och 15 minuter är 3,25 decimaltimmar, eftersom 15 ÷ 60 = 0,25. 3,15 skulle betyda 3 timmar och 9 minuter.

Vissa tider går inte jämnt upp. Det första besöket på matutdelningen, 1 timme och 40 minuter, är 1,666… decimaltimmar. Om blanketten vill ha decimaler kontrollerar du om den vill ha 1,67, kvartstimmar eller något annat innan du avrundar.

Kopiera posterna till den begärda blanketten eller portalen och få den bekräftelse som behövs. Behåll en kopia av vad du lämnade in och datumet för inlämningen. Om godkännande krävs skiljer du inlämnade och godkända timmar åt i anteckningarna.

Behåll en egen logg med TimeRetain

TimeRetain hjälper dig att se hur mycket tid du ger varje organisation. Behåll matutdelningsbesök och bibliotekspass i ett personligt underlag med en kort anteckning om vad du gjorde.

Du har ett eget underlag att gå tillbaka till, oavsett om du behöver det för inlämning eller bara vill se ditt bidrag.