Ehrenamtliche Stunden erfassen: So geht's

Wenn du ehrenamtliche Stunden erfassen willst, notiere Datum, Organisation, Tätigkeit sowie den tatsächlichen Beginn und das Ende. Halte Pausen getrennt fest und berechne daraus die Dauer.

Du kannst dieses Protokoll für dich selbst führen, auch wenn niemand danach fragt. Musst du Stunden einreichen, prüfe zuerst die Vorgaben der Organisation, an die du die Stunden gibst. Dein Protokoll liefert die Einzelheiten; ob die Stunden anerkannt werden, entscheidet deren Verfahren.

Prüfe, wohin die Stunden gehören

Wenn eine Organisation bereits ein Formular oder ein Portal bereitstellt, nutze es. Ein zweites Protokoll ist nützlich, wenn du eine eigene Kopie möchtest oder an mehreren Orten hilfst.

Frage vor dem ersten Einsatz, welche Tätigkeiten zählen, wie du die Stunden einreichst, wer sie bestätigen muss und wann die Frist endet. Prüfe auch Anfahrt, Schulungen und Pausen, wenn sie dein Protokoll beeinflussen.

Zum Beispiel bittet das Shoreline Community College Studierende seines Service-Learning-Programms, ihr Stundenprotokoll mitzubringen. Eine betreuende Person am Einsatzort kann damit ihren Einsatz bestätigen.

Bewahre die Vorgaben für dein Programm neben dem Protokoll auf. Wenn du nur deine persönliche Summe wissen willst, brauchst du keine Angaben zur Einreichung.

Eine Vorlage für dein Stundenprotokoll

Übernimm diese Spalten in eine Tabelle oder als Überschriften in ein Notizbuch. Schreibe die Organisation in jede Zeile, wenn du an mehreren Orten hilfst.

Dies ist ein erfundenes Beispiel. Beide Organisationen zählen nur die aktive ehrenamtliche Zeit, ohne Pausen. Die folgenden Einträge wurden geprüft und berichtigt.

Der erste Einsatz dauerte vom Beginn bis zum Ende 115 Minuten. Nach Abzug der 15-minütigen Pause bleiben 100 Minuten, also 1 Stunde und 40 Minuten aktive Zeit.

Vom 14. bis 19. September kommen bei der Tafel 3 Stunden und 15 Minuten zusammen. Für die Bibliothek sind es 1 Stunde und 20 Minuten. Insgesamt sind das 4 Stunden und 35 Minuten.

Halte die Summen der Organisationen getrennt bereit. Wenn die Bibliothek nach deinen Stunden fragt, braucht sie die Einträge der Tafel nicht.

„Tische für den Bücherverkauf vorbereitet“ beschreibt die Tätigkeit ausreichend. Lass Namen und persönliche Angaben der Menschen weg, denen du geholfen hast. Verlangt das Programm Angaben zur betreuenden Person, trage sie in die vorgesehenen Felder ein.

Erfasse den tatsächlichen Einsatz

Notiere die Startzeit, wenn du beginnst, und die Endzeit, wenn du fertig bist. Dafür kannst du eine Uhr, eine Notiz auf dem Handy oder einen manuellen Timer nutzen.

Ein Einsatz, der bis Mittag geplant war, kann schon um elf enden. Trage ein, wann du wirklich aufgehört hast. Falls die geleistete Zeit von den gutgeschriebenen Stunden abweicht, halte den Unterschied fest, statt deine Zeiten an den Dienstplan anzupassen.

Notiere bei einer Pause ihre Länge oder halte den Timer an und starte ihn danach wieder. Ziehe sie nicht zweimal ab. Im Beispiel liegt die 15-minütige Pause zwischen Start und Ende und wird daher einmal abgezogen.

Wenn du auch wissen willst, wie viel Zeit das Ehrenamt insgesamt in deinem Tag beansprucht, erfasse die Anfahrt getrennt. So siehst du deinen persönlichen Zeitaufwand, ohne davon auszugehen, dass das Programm die Fahrt als Einsatzzeit anerkennt.

Berichtige Fehler vor dem Zusammenrechnen

Angenommen, der Eintrag für die Bibliothek endete zunächst um 19:40, weil du vergessen hast, den Timer anzuhalten. Die koordinierende Person bestätigt, dass du um 19:20 fertig warst.

Berichtige die Endzeit und erkläre die Änderung mit einer kurzen Notiz:

Eintrag Bibliothek vom 16. September: Ende am 17. September von 19:40 auf 19:20 geändert. Aufbau um 19:20 beendet; durch die koordinierende Person bestätigt.

Damit entfallen 20 Minuten. Der Bibliothekseintrag beträgt nun 1 Stunde und 20 Minuten. Die Gesamtsumme beträgt, wie oben gezeigt, 4 Stunden und 35 Minuten.

Falls du die längere Zeit bereits eingereicht hast, frage auch nach dem Verfahren zur Berichtigung. Eine Änderung in deiner Kopie ändert den Eintrag der Organisation nicht.

Wenn ein Eintrag fehlt, prüfe vorhandene Anwesenheitslisten und frage jemanden, der dabei war. Kennzeichne unsichere Zeiten in deinen Notizen als Schätzung. Kläre sie über das Verfahren des Programms, bevor du sie als bestätigte Stunden angibst.

Reiche nur die angeforderten Stunden ein

Wähle zuerst die Organisation und den Berichtszeitraum aus. Prüfe danach alle betreffenden Einträge auf fehlende Endzeiten, doppelte Einsätze und Berichtigungen.

Im Beispiel enthält ein Bericht für die Tafel vom 14. bis 19. September zwei Einträge mit zusammen 3 Stunden und 15 Minuten. Die gemeinsame Summe von 4 Stunden und 35 Minuten gehört in deine persönliche Übersicht.

Nutze die Einheit des Formulars. Drei Stunden und 15 Minuten entsprechen 3,25 Dezimalstunden, denn 15 ÷ 60 = 0,25. Der Wert 3,15 entspräche dagegen 3 Stunden und 9 Minuten.

Manche Dauern lassen sich nicht glatt umrechnen. Der erste Einsatz bei der Tafel, 1 Stunde 40 Minuten, ergibt 1,666… Dezimalstunden. Verlangt das Formular Dezimalwerte, prüfe vor dem Runden, ob es 1,67, Viertelstunden oder etwas anderes erwartet.

Übertrage die Einträge in das geforderte Formular oder Portal und hole die nötigen Bestätigungen ein. Bewahre eine Kopie und das Einreichungsdatum auf. Wenn eine Freigabe nötig ist, unterscheide in deinen Notizen zwischen eingereichten und anerkannten Stunden.

Führe dein eigenes Protokoll mit TimeRetain

TimeRetain hilft dir, den Zeitaufwand je Organisation zu sehen. Halte Tafeleinsätze und Bibliotheksdienste in einem persönlichen Protokoll fest, mit einer kurzen Erinnerung an deine Tätigkeit.

So hast du eigene Aufzeichnungen zum Nachsehen, ob du sie für eine Einreichung brauchst oder nur deinen Beitrag sehen willst.