Como registrar suas horas de voluntariado

Para registrar horas de voluntariado, anote a data, a organização, a atividade e os horários reais de início e de fim. Anote as pausas separadamente e depois calcule a duração.

Você pode manter esse registro para si mesmo, mesmo quando ninguém pede. Se precisar enviar as horas, confira antes os requisitos da organização que vai recebê-las. Seu próprio registro fornece os detalhes; a aceitação depende do processo dela.

Confira para onde as horas precisam ir

Se uma organização já fornece um formulário ou portal, use-o. Um segundo registro é útil quando você quer sua própria cópia ou é voluntário em vários lugares.

Antes da primeira sessão, pergunte quais atividades contam, como enviá-las, quem precisa confirmá-las e qual é o prazo. Confira deslocamento, treinamento e pausas se isso afetar seu registro.

Por exemplo, o Shoreline Community College pede que estudantes de aprendizagem em serviço levem o registro de horas da instituição para que um supervisor do local confirme o serviço.

Mantenha as instruções do seu programa ao lado do registro. Se você só quer um total pessoal, pode pular os detalhes de envio.

Um registro de horas de voluntariado para copiar

Copie estes cabeçalhos numa planilha ou use-os como rótulos num caderno. Mantenha a organização em cada linha se você ajuda em mais de um lugar.

Este é um exemplo inventado. As duas organizações dele pedem o tempo ativo de voluntariado, sem as pausas. As entradas abaixo já foram conferidas e corrigidas.

A primeira visita abrange 115 minutos. Subtraindo a pausa de 15 minutos, ficam 100 minutos, ou 1 hora e 40 minutos de tempo ativo.

De 14 a 19 de setembro, o total do banco de alimentos é de 3 horas e 15 minutos. O total da biblioteca é de 1 hora e 20 minutos. Juntos, são 4 horas e 35 minutos.

Mantenha esses totais por organização disponíveis separadamente. A biblioteca não precisa das entradas do banco de alimentos quando pede as suas horas.

“Preparei as mesas da venda de livros” é detalhe suficiente para identificar a atividade. Deixe de fora nomes ou informações pessoais das pessoas que você ajudou. Se o programa exigir os dados de um supervisor, mantenha-os nos campos indicados.

Registre a visita que você concluiu

Anote o horário de início quando começar e o de fim quando terminar. Você pode usar um relógio, uma nota no celular ou um cronômetro manual.

Um turno marcado até o meio-dia pode terminar às onze. Registre quando você realmente parou. Deixe visível qualquer diferença entre o tempo dedicado e as horas creditadas em vez de mudar seus horários para coincidir com a escala.

Para uma pausa, anote a duração ou pare e reinicie o cronômetro. Não a subtraia duas vezes. No exemplo, a pausa de 15 minutos está dentro do intervalo entre início e fim, então é subtraída uma vez.

Se também quiser saber quanto do seu dia o voluntariado ocupa, registre o deslocamento separadamente. Assim você vê seu compromisso pessoal sem supor que o programa aceita deslocamento como tempo de serviço.

Corrija uma entrada errada antes de somar

Imagine que a linha da biblioteca terminava originalmente às 19:40 porque você esqueceu de parar o cronômetro. A coordenadora confirma que você terminou às 19:20.

Corrija o horário de fim e deixe uma breve nota explicando a mudança:

Entrada da biblioteca de 16 de setembro: fim alterado de 19:40 para 19:20 em 17 de setembro. Terminei a montagem às 19:20; confirmado com a coordenadora.

Isso remove 20 minutos. A entrada da biblioteca passa a ter 1 hora e 20 minutos, e o total combinado passa a ser de 4 horas e 35 minutos, como mostrado acima.

Se você já enviou a entrada mais longa, pergunte também como corrigir esse envio. Editar a sua cópia não atualiza o registro da organização.

Para uma entrada que falta, confira qualquer registro de presença e pergunte à pessoa que estava lá. Marque nas suas notas os horários incertos como estimativas. Resolva-os pelo processo do programa antes de apresentá-los como horas confirmadas.

Prepare só as horas que estão sendo pedidas

Na hora de enviar, selecione primeiro a organização e as datas do relatório. Depois confira em cada entrada incluída se faltam horários de fim, se há visitas duplicadas e se há correções.

No exemplo acima, um relatório do banco de alimentos de 14 a 19 de setembro contém duas entradas que somam 3 horas e 15 minutos. O total combinado de 4 horas e 35 minutos pertence à sua visão pessoal.

Use as unidades do formulário. Três horas e 15 minutos são 3,25 horas decimais, porque 15 ÷ 60 = 0,25. Escrever 3,15 significaria 3 horas e 9 minutos.

Algumas durações não se convertem de forma exata. A primeira visita ao banco de alimentos, de 1 hora e 40 minutos, equivale a 1,666… horas decimais. Se o formulário pedir decimais, confira se ele quer 1,67, quartos de hora ou outro formato antes de arredondar.

Copie as entradas para o formulário ou portal exigido e obtenha a confirmação necessária. Guarde uma cópia do que você enviou e a data do envio. Se for preciso aprovação, distinga nas suas notas as horas enviadas das horas aprovadas.

Mantenha seu próprio registro com o TimeRetain

O TimeRetain ajuda você a ver quanto tempo dedica a cada organização. Mantenha as visitas ao banco de alimentos e os turnos na biblioteca num único registro pessoal, com uma breve nota para lembrar o que você fez.

Você tem seu próprio registro para consultar, seja para um envio, seja só para ver a sua contribuição.