Noter ses heures de bénévolat pour soi

Pour noter vos heures de bénévolat, inscrivez la date, l’organisme, l’activité et les heures réelles de début et de fin. Notez les pauses séparément, puis calculez la durée.

Vous pouvez tenir ce relevé pour vous, même si personne ne le demande. Si vous devez transmettre les heures, regardez d’abord les exigences de l’organisme destinataire. Votre relevé apporte les détails, mais leur acceptation dépend de sa procédure.

Vérifier où transmettre les heures

Si l’organisme fournit un formulaire ou un portail, utilisez-le. Un second relevé sert à garder votre copie ou à réunir plusieurs lieux de bénévolat.

Avant la première séance, demandez quelles activités comptent, comment les transmettre, qui doit les confirmer et à quelle date. Vérifiez les déplacements, la formation et les pauses s’ils influencent votre relevé.

Par exemple, Shoreline Community College demande aux étudiants de son programme d’apprentissage par le service d’apporter le relevé d’heures du programme pour que leur responsable sur place confirme leur participation.

Gardez les consignes du programme avec le relevé. Pour un simple total personnel, vous pouvez laisser de côté les détails de transmission.

Un relevé de bénévolat à copier

Copiez ces en-têtes dans un tableur ou utilisez-les dans un carnet. Gardez l’organisme sur chaque ligne si vous aidez à plusieurs endroits.

Cet exemple est fictif. Les deux organismes comptent le bénévolat actif, pauses exclues. Les entrées ci-dessous ont été vérifiées et corrigées.

La première visite couvre 115 minutes. Retirer la pause de 15 minutes donne 100 minutes, soit 1 heure 40 de temps actif.

Du 14 au 19 septembre, la banque alimentaire totalise 3 heures 15 minutes. La bibliothèque totalise 1 heure 20 minutes. Ensemble, cela donne 4 heures 35 minutes.

Gardez les totaux par organisme disponibles séparément. La bibliothèque n’a pas besoin des entrées de la banque alimentaire pour connaître vos heures.

« Préparation des tables de vente » suffit à identifier l’activité. Laissez de côté les noms et renseignements personnels des personnes aidées. Si le programme exige les coordonnées d’un responsable, mettez-les dans les champs prévus.

Enregistrer la visite réellement effectuée

Notez le début quand vous commencez et la fin quand vous terminez. Une montre, une note sur téléphone ou un chronomètre manuel conviennent.

Une séance prévue jusqu’à midi peut finir à onze heures. Inscrivez la fin réelle. Gardez visible la différence entre temps passé et heures reconnues, au lieu de modifier les horaires pour correspondre au programme.

Pour une pause, notez sa durée ou arrêtez puis redémarrez le chronomètre. Ne la soustrayez pas deux fois. Dans l’exemple, les 15 minutes sont comprises entre le début et la fin, donc retirées une seule fois.

Si vous voulez aussi connaître la place du bénévolat dans votre journée, notez les déplacements à part. Vous voyez ainsi votre engagement personnel sans supposer que le programme accepte le trajet comme temps de service.

Corriger une erreur avant de faire le total

Supposons que la ligne de la bibliothèque finissait d’abord à 19:40 parce que vous aviez oublié d’arrêter le chronomètre. Le coordinateur confirme une fin à 19:20.

Corrigez la fin et laissez une courte note :

Entrée de la bibliothèque du 16 septembre : fin modifiée de 19:40 à 19:20 le 17 septembre. Préparation terminée à 19:20, confirmation du coordinateur.

Vous retirez 20 minutes. La bibliothèque revient à 1 heure 20 et le total à 4 heures 35, comme dans le tableau.

Si vous avez déjà transmis la durée supérieure, demandez aussi comment corriger cette transmission. Modifier votre copie ne met pas à jour le relevé de l’organisme.

Pour une entrée manquante, consultez les traces de présence et demandez à quelqu’un qui était là. Signalez les horaires incertains comme des estimations dans vos notes. Résolvez-les selon la procédure du programme avant de les présenter comme confirmés.

Préparer seulement les heures demandées

Au moment de transmettre, choisissez d’abord l’organisme et les dates concernées. Vérifiez ensuite chaque entrée : fin manquante, visite en double ou correction.

Dans l’exemple, le rapport de la banque alimentaire du 14 au 19 septembre contient deux entrées totalisant 3 heures 15. Le total combiné de 4 heures 35 appartient à votre vue personnelle.

Utilisez les unités du formulaire. Trois heures quinze font 3,25 heures décimales, car 15 ÷ 60 = 0,25. Écrire 3,15 signifierait 3 heures 9 minutes.

Certaines durées ne se convertissent pas proprement. La première visite à la banque alimentaire, 1 heure 40, fait 1,666… heure décimale. Si le formulaire demande des décimales, vérifiez s’il attend 1,67, des quarts d’heure ou autre chose avant d’arrondir.

Copiez les entrées dans le formulaire ou le portail demandé, puis obtenez la confirmation nécessaire. Gardez une copie et la date de transmission. Si une validation est requise, distinguez dans vos notes les heures transmises des heures approuvées.

Garder votre relevé avec TimeRetain

TimeRetain aide à voir le temps donné à chaque organisme. Gardez les visites à la banque alimentaire et les séances à la bibliothèque dans un seul relevé personnel, avec une courte note pour vous rappeler l’activité.

Vous avez votre propre historique à consulter, pour une transmission ou simplement pour voir votre contribution.