Kirjaa vapaaehtoistyön tunnit omaan käyttöösi

Kirjaa vapaaehtoistyön päivämäärä, järjestö, tehtävä sekä todelliset aloitus- ja lopetusajat. Merkitse tauot erikseen ja laske sitten kesto.

Voit pitää kirjanpitoa itsellesi, vaikka kukaan ei pyytäisi sitä. Jos sinun pitää ilmoittaa tunnit, tarkista ensin vastaanottavan järjestön vaatimukset. Oma lokisi antaa yksityiskohdat, mutta hyväksyntä riippuu sen menettelystä.

Tarkista, minne tunnit pitää ilmoittaa

Jos järjestöllä on lomake tai portaali, käytä sitä. Toinen kirjanpito on hyödyllinen, kun haluat oman kopion tai toimit useassa paikassa.

Kysy ennen ensimmäistä kertaa, mitkä tehtävät lasketaan mukaan, miten ne ilmoitetaan, kenen pitää vahvistaa ne ja mihin mennessä ne pitää ilmoittaa. Tarkista matkustaminen, koulutus ja tauot, jos ne vaikuttavat kirjanpitoon.

Esimerkiksi Shoreline Community College pyytää palveluoppimisen opiskelijoita tuomaan tuntikirjanpitonsa, jotta toimipaikan ohjaaja voi vahvistaa heidän työpanoksensa.

Pidä ohjelmasi ohjeet lokin vieressä. Jos haluat vain henkilökohtaisen yhteissumman, voit jättää ilmoittamisen yksityiskohdat pois.

Kopioitava vapaaehtoistyön tuntikirjanpito

Kopioi nämä otsikot taulukkoon tai käytä niitä muistikirjan kenttinä. Säilytä järjestö jokaisella rivillä, jos autat useassa paikassa.

Tämä on keksitty esimerkki. Sen kaksi järjestöä pyytävät aktiivista vapaaehtoistyöaikaa ilman taukoja. Alla olevat merkinnät on tarkistettu ja korjattu.

Ensimmäinen käynti kestää 115 minuuttia. Kun vähennät 15 minuutin tauon, jäljelle jää 100 minuuttia eli 1 tunti 40 minuuttia aktiivista aikaa.

Syyskuun 14.–19. päivän ruoka-avun summa on 3 tuntia 15 minuuttia. Kirjaston summa on 1 tunti 20 minuuttia. Yhteensä se on 4 tuntia 35 minuuttia.

Pidä järjestökohtaiset summat saatavilla erikseen. Kirjasto ei tarvitse ruoka-avun rivejä pyytäessään tuntejasi.

”Kirjamyyntipöytien valmistelu” riittää tehtävän tunnistamiseen. Jätä auttamiesi ihmisten nimet ja henkilötiedot pois. Jos ohjelma vaatii ohjaajan tietoja, säilytä ne niille tarkoitetuissa kentissä.

Kirjaa toteutunut käynti

Kirjoita aloitusaika aloittaessasi ja lopetusaika lopettaessasi. Voit käyttää kelloa, puhelimen muistiinpanoa tai manuaalista ajastinta.

Puoleenpäivään suunniteltu vuoro voi päättyä yhdeltätoista. Kirjaa todellinen lopetus. Pidä käytetyn ajan ja hyväksiluettujen tuntien ero näkyvissä sen sijaan, että muuttaisit kellonajat aikataulun mukaisiksi.

Merkitse tauon pituus tai pysäytä ja käynnistä ajastin uudelleen. Älä vähennä taukoa kahdesti. Esimerkissä 15 minuutin tauko sisältyy alku- ja loppuajan väliin, joten se vähennetään kerran.

Jos haluat myös tietää, paljonko päivästä vapaaehtoistyö vie, kirjaa matkat erikseen. Näin näet oman ajallisen panoksesi olettamatta, että ohjelma hyväksyy matkustamisen palveluajaksi.

Korjaa virhe ennen yhteenlaskua

Oletetaan, että kirjastorivi päättyi alun perin 19:40, koska unohdit pysäyttää ajastimen. Koordinaattori vahvistaa sinun lopettaneen 19:20.

Korjaa lopetusaika ja jätä lyhyt muistiinpano muutoksesta:

16. syyskuuta kirjastorivi: lopetus muutettu 19:40
    19:20
    17. syyskuuta. Valmistelu päättyi 19:20; vahvistettu koordinaattorilta.

Se poistaa 20 minuuttia. Kirjaston kestoksi tulee 1 tunti 20 minuuttia ja yhteissummaksi 4 tuntia 35 minuuttia kuten yllä.

Jos olet jo ilmoittanut pidemmän merkinnän, kysy, miten korjaat myös ilmoituksen. Oman kopiosi muokkaaminen ei päivitä järjestön kirjanpitoa.

Puuttuvan merkinnän kohdalla tarkista mahdollinen läsnäololista ja kysy paikalla olleelta. Merkitse epävarmat ajat arvioiksi muistiinpanoihin. Selvitä ne ohjelman menettelyllä ennen niiden esittämistä vahvistettuina tunteina.

Valmistele vain pyydetyt tunnit

Valitse ilmoittaessa ensin järjestö ja raportointipäivät. Tarkista sitten jokaisesta mukaan tulevasta merkinnästä puuttuvat lopetukset, kahteen kertaan kirjatut käynnit ja korjaukset.

Yllä olevassa esimerkissä syyskuun 14.–19. päivän ruoka-apuraportti sisältää kaksi merkintää, yhteensä 3 tuntia 15 minuuttia. Yhdistetty 4 tunnin 35 minuutin summa kuuluu omaan yleiskuvaasi.

Käytä lomakkeen yksiköitä. Kolme tuntia 15 minuuttia on 3,25 desimaalituntia, sillä 15 ÷ 60 = 0,25. Luku 3,15 tarkoittaisi 3 tuntia 9 minuuttia.

Kaikki kestot eivät muunnu siististi. Ensimmäinen ruoka-apukäynti, 1 tunti 40 minuuttia, on 1,666… desimaalituntia. Jos lomake pyytää desimaaleja, tarkista ennen pyöristämistä, haluaako se 1,67, varttitunteja vai jotain muuta.

Kopioi merkinnät vaadittuun lomakkeeseen tai portaaliin ja hanki tarvittava vahvistus. Säilytä kopio lähettämästäsi sekä lähetyspäivä. Jos hyväksyntä vaaditaan, erota ilmoitetut ja hyväksytyt tunnit muistiinpanoissa.

Pidä omaa kirjaa TimeRetainilla

TimeRetain auttaa näkemään, paljonko aikaa annat kullekin järjestölle. Pidä ruoka-avun käynnit ja kirjastovuorot samassa omassa kirjanpidossa ja lisää lyhyt muistiinpano tekemisestä.

Sinulla on oma kirjanpito myöhempää tarkastelua varten, tarvitsetpa sitä ilmoittamiseen tai oman panoksesi näkemiseen.