Vrijwilligersuren bijhouden voor jezelf

Wil je vrijwilligersuren bijhouden, noteer dan de datum, organisatie, activiteit en werkelijke begin- en eindtijd. Houd pauzes apart bij en bereken daarna de duur.

Je kunt dit overzicht voor jezelf bewaren, ook als niemand erom vraagt. Moet je uren indienen, controleer dan eerst de eisen van de ontvangende organisatie. Je eigen overzicht levert de details; de organisatie bepaalt volgens haar procedure of ze de uren accepteert.

Controleer waar de uren naartoe moeten

Heeft een organisatie al een formulier of portaal, gebruik dat dan. Een tweede overzicht is handig als je zelf een kopie wilt bewaren of op meerdere plekken vrijwilligerswerk doet.

Vraag vóór je eerste dienst welke activiteiten meetellen, hoe je de uren indient, wie ze moet bevestigen en wanneer ze binnen moeten zijn. Controleer reistijd, training en pauzes als die je overzicht beïnvloeden.

Shoreline Community College vraagt studenten die service-learning volgen bijvoorbeeld hun urenoverzicht mee te nemen, zodat een begeleider op locatie hun inzet kan bevestigen.

Bewaar de instructies van jouw programma bij je overzicht. Wil je alleen een persoonlijk totaal, dan kun je de indieningsdetails overslaan.

Een urenoverzicht om over te nemen

Neem deze kolommen over in een spreadsheet of schrijf ze als kopjes in een notitieboek. Vermeld de organisatie op elke regel als je op meer dan één plek helpt.

Dit is een verzonnen voorbeeld. De twee organisaties tellen actieve vrijwilligerstijd; pauzes tellen niet mee. De regels hieronder zijn gecontroleerd en verbeterd.

Het eerste bezoek duurde van begin tot eind 115 minuten. Trek de pauze van 15 minuten af en er blijven 100 minuten over: 1 uur en 40 minuten actieve tijd.

Van 14 tot en met 19 september is het totaal voor de voedselbank 3 uur en 15 minuten. Voor de bibliotheek is het 1 uur en 20 minuten. Samen is dat 4 uur en 35 minuten.

Bewaar de totalen per organisatie apart. Als de bibliotheek naar je uren vraagt, heeft ze de regels van de voedselbank niet nodig.

‘Tafels voor de boekenverkoop klaargezet’ bevat genoeg detail om de activiteit te herkennen. Laat namen en persoonlijke gegevens weg van de mensen die je hebt geholpen. Als het programma gegevens van een begeleider vereist, zet die dan in de daarvoor bedoelde velden.

Registreer de dienst die je echt hebt gewerkt

Schrijf de begintijd op zodra je begint en de eindtijd zodra je klaar bent. Dat kan met een horloge, een notitie op je telefoon of een handmatige timer.

Een dienst die tot twaalf uur was gepland, kan om elf uur eindigen. Noteer wanneer je werkelijk stopte. Houd een verschil tussen gewerkte en toegekende uren zichtbaar, in plaats van je tijden aan het rooster aan te passen.

Noteer de duur van een pauze of stop en herstart de timer. Trek dezelfde pauze niet twee keer af. In het voorbeeld ligt de pauze van 15 minuten tussen begin en einde en wordt ze één keer afgetrokken.

Wil je ook weten hoeveel van je dag het vrijwilligerswerk kost, registreer de reistijd dan apart. Zo zie je je persoonlijke tijdsinvestering zonder aan te nemen dat het programma reizen als diensttijd accepteert.

Verbeter fouten voordat je optelt

Stel dat de regel voor de bibliotheek eerst om 19:40 eindigde omdat je de timer vergat te stoppen. De coördinator bevestigt dat je om 19:20 klaar was.

Verbeter de eindtijd en laat een korte toelichting achter:

Bibliotheekregel van 16 september: eindtijd op 17 september veranderd van 19:40 naar 19:20. Klaar met opbouwen om 19:20; bevestigd door de coördinator.

Daarmee verdwijnen 20 minuten. De bibliotheekregel wordt 1 uur en 20 minuten en het gezamenlijke totaal wordt 4 uur en 35 minuten, zoals hierboven.

Heb je de langere regel al ingediend, vraag dan ook hoe je die inzending verbetert. Een wijziging in je eigen kopie verandert het overzicht van de organisatie niet.

Ontbreekt een regel, raadpleeg dan eventuele aanwezigheidslijsten en vraag iemand die erbij was. Markeer onzekere tijden als schatting in je notities. Laat ze via de procedure van het programma bevestigen voordat je ze als vaststaande uren opgeeft.

Bereid alleen de gevraagde uren voor

Kies eerst de organisatie en de verslagperiode. Controleer daarna alle betrokken regels op ontbrekende eindtijden, dubbele diensten en verbeteringen.

In het voorbeeld bevat een overzicht voor de voedselbank van 14 tot en met 19 september twee regels met samen 3 uur en 15 minuten. Het gezamenlijke totaal van 4 uur en 35 minuten hoort in je persoonlijke overzicht.

Gebruik de eenheid van het formulier. Drie uur en 15 minuten is 3,25 decimale uren, want 15 ÷ 60 = 0,25. Een waarde van 3,15 betekent 3 uur en 9 minuten.

Sommige tijden zijn niet netjes om te rekenen. Het eerste bezoek aan de voedselbank, 1 uur en 40 minuten, is 1,666… decimale uren. Vraagt het formulier om decimalen, controleer dan of het 1,67, kwartieren of iets anders wil voordat je afrondt.

Neem de regels over in het verplichte formulier of portaal en regel eventuele bevestiging. Bewaar een kopie van wat je hebt ingediend en noteer de datum. Is goedkeuring vereist, onderscheid dan ingediende van goedgekeurde uren in je notities.

Houd je eigen overzicht bij met TimeRetain

Met TimeRetain zie je hoeveel tijd je aan elke organisatie geeft. Bewaar voedselbankbezoeken en bibliotheekdiensten in één persoonlijk overzicht, met een korte notitie die je helpt herinneren wat je deed.

Je hebt een eigen overzicht om op terug te kijken, of je het nu voor een inzending nodig hebt of alleen je bijdrage wilt zien.