Sådan registrerer du timer med frivilligt arbejde

For at registrere frivillige timer skriver du dato, organisation, aktivitet og de faktiske start- og sluttider. Noter pauser separat, og beregn derefter varigheden.

Du kan føre loggen for dig selv, selv når ingen beder om den. Skal timerne indberettes, så undersøg først modtagerorganisationens krav. Din egen log giver detaljerne. Om timerne godkendes, afhænger af organisationens proces.

Undersøg, hvor timerne skal afleveres

Hvis organisationen allerede har en formular eller portal, så brug den. En ekstra registrering er nyttig, når du vil have din egen kopi eller hjælper flere steder.

Før den første session spørger du, hvilke aktiviteter der tæller, hvordan de indberettes, hvem der skal bekræfte dem, og hvornår de skal afleveres. Spørg også til transport, oplæring og pauser, hvis de påvirker din log.

Shoreline Community College beder for eksempel studerende i service-learning om at medbringe skolens timelog, så en ansvarlig på stedet kan bekræfte deres indsats.

Gem instruktionerne for dit forløb ved siden af loggen. Hvis du kun vil have din egen sum, kan du springe oplysninger om indberetning over.

En log over frivillige timer, du kan kopiere

Kopiér overskrifterne til et regneark, eller brug dem som felter i en notesbog. Skriv organisationen på hver række, hvis du hjælper flere steder.

Dette er et opdigtet eksempel. De to organisationer vil have aktiv frivilligtid uden pauser. Posterne nedenfor er gennemgået og rettet.

Det første besøg spænder over 115 minutter. Træk pausen på 15 minutter fra, og du får 100 minutter, altså 1 time og 40 minutters aktiv tid.

For 14.–19. september er summen hos maduddelingen 3 timer og 15 minutter. Bibliotekets sum er 1 time og 20 minutter. Tilsammen er det 4 timer og 35 minutter.

Behold summerne pr. organisation hver for sig. Biblioteket har ikke brug for maduddelingens poster, når det beder om dine timer.

»Klargjorde borde til bogsalg« er nok til at identificere aktiviteten. Undlad navne og personoplysninger om dem, du hjalp. Hvis forløbet kræver oplysninger om en ansvarlig, så gem dem i de felter, der er beregnet til det.

Registrer det besøg, du gennemførte

Skriv starttiden, når du begynder, og sluttiden, når du er færdig. Du kan bruge et ur, en note på telefonen eller et manuelt stopur.

En vagt planlagt til at vare indtil middag kan slutte klokken elleve. Skriv det tidspunkt, du faktisk stoppede. Lad forskellen mellem brugt tid og godskrevne timer være synlig i stedet for at ændre tiderne, så de passer til planen.

Ved en pause noterer du dens længde eller stopper og starter uret igen. Træk den ikke fra to gange. I eksemplet ligger pausen på 15 minutter inden for start- og sluttiden og trækkes derfor fra én gang.

Vil du også vide, hvor meget af dagen det frivillige arbejde tager, så registrer transport separat. Så kan du se din egen indsats uden at antage, at forløbet godkender transport som frivilligtid.

Ret en forkert post, før du lægger timerne sammen

Forestil dig, at biblioteksrækken oprindeligt sluttede kl. 19:40, fordi du glemte at stoppe uret. Koordinatoren bekræfter, at du var færdig kl. 19:20.

Ret sluttiden, og skriv en kort note om ændringen:

Biblioteksposten 16. september: slut ændret fra 19:40 til 19:20 den 17. september. Færdig med opstilling kl. 19:20; bekræftet af koordinatoren.

Det fjerner 20 minutter. Biblioteksposten bliver til 1 time og 20 minutter, og den samlede tid bliver til 4 timer og 35 minutter som vist ovenfor.

Har du allerede indberettet den længere post, så spørg også, hvordan indberetningen rettes. En ændring i din egen kopi opdaterer ikke organisationens registrering.

Mangler en post, så se efter en fremmøderegistrering, og spørg den person, der var til stede. Markér usikre tider som skøn i noterne. Afklar dem gennem forløbets proces, før du præsenterer dem som bekræftede timer.

Klargør kun de timer, der bliver bedt om

Når du skal indberette, vælger du først organisationen og perioden. Gennemgå derefter de medtagne poster for manglende sluttider, dobbelte besøg og rettelser.

I eksemplet ovenfor indeholder maduddelingens rapport for 14.–19. september to poster på i alt 3 timer og 15 minutter. Den samlede tid på 4 timer og 35 minutter hører til i dit personlige overblik.

Brug formularens enheder. Tre timer og 15 minutter er 3,25 decimaltimer, fordi 15 ÷ 60 = 0,25. Skriver du 3,15, betyder det 3 timer og 9 minutter.

Nogle varigheder går ikke pænt op. Det første besøg ved maduddelingen, 1 time og 40 minutter, er 1,666… decimaltimer. Beder formularen om decimaler, så tjek, om den vil have 1,67, kvarter eller noget andet, før du afrunder.

Kopiér posterne til den krævede formular eller portal, og få den nødvendige bekræftelse. Gem en kopi af indberetningen og datoen, du afleverede den. Hvis der kræves godkendelse, så skeln mellem indberettede og godkendte timer i noterne.

Gem din egen registrering med TimeRetain

TimeRetain hjælper dig med at se, hvor meget tid du giver hver organisation. Gem besøg hos maduddelingen og biblioteksvagter i én personlig log med en kort note om arbejdet.

Du har din egen registrering at se tilbage på, uanset om den skal bruges til indberetning, eller du bare vil se din indsats.