Abrechenbare Stunden ohne Mehraufwand erfassen
Aktualisiert 6 Minuten Von David von TimeRetain
Erfasse abrechenbare Stunden so, dass jede Zeile auf eine Rechnung passt und sich später erklären lässt. Das Protokoll soll so wenig Aufwand machen, dass es deinen Arbeitstag nicht bestimmt.
Oft wird zu wenig erfasst: Du nimmst dir vor, den Tag später aufzuschreiben, und versuchst dann, ihn aus dem Gedächtnis zu rekonstruieren. Zur Rechnungszeit ist die Tabelle halb leer. Du rätst, ob ein Gespräch vierzig oder siebzig Minuten dauerte, und rundest nach Gefühl.
Das andere Extrem ist zu viel Erfassung. Du notierst jeden Tab, beschriftest jede Pause und teilst den Tag in winzige Stücke. Dann verlangt der Zeiterfasser so viel Aufmerksamkeit wie die Arbeit, die du abrechnen wolltest.
Wozu ein Abrechnungsprotokoll dient
Ein Produktivitätsprotokoll und eine Aufzeichnung abrechenbarer Stunden sehen ähnlich aus, beantworten aber verschiedene Fragen. Das erste zeigt, wohin deine Zeit ging. Das zweite fragt, wofür der Kunde bezahlen soll und warum.
Das verändert das Ziel. Du musst nicht den ganzen Tag aufzeichnen. Du brauchst eine Zeile, die du auch nach drei Wochen erklären kannst, falls ein Kunde fragt: „Was war das?“
Wenn ein Eintrag diese Frage beantwortet, ist er ausführlich genug.
Die nötigen Angaben
Beschränke einen Zeiteintrag auf das, was die Rechnung braucht:
| Feld | Warum du es brauchst |
|---|---|
| Kunde | Wem du die Arbeit berechnest. |
| Projekt | Zu welchem Auftrag die Zeit gehört, falls der Kunde mehrere hat. |
| Datum | Wann die Arbeit stattfand. |
| Beginn und Ende | Tatsächliche Grenzen statt einer Dauer aus dem Gedächtnis. |
| Arbeitsnotiz | Was du getan hast, in Worten, die der Kunde versteht. |
| Satz | Welcher Satz gilt, falls du mehr als einen berechnest. |
| Abrechnungsstatus | Ob die Arbeit auf die Rechnung gehört. |
Alles andere ist freiwillig: Stimmung, Energie oder eine laufende Tagesgeschichte. Ein Feld, das weder die Rechnung verändert noch einen Eintrag erklärt, ist Ballast.
Ein hypothetischer Donnerstag mit Notizen, die sich noch nach drei Wochen erklären lassen:
| Datum | Beginn | Ende | Kunde / Projekt | Notiz | Dauer |
|---|---|---|---|---|---|
| 3. Sep. | 09:10 | 11:00 | Hartwell › Einführung | Begrüßungsserie per E-Mail entworfen. | 1 Std. 50 Min. |
| 3. Sep. | 11:15 | 12:00 | Hartwell › Einführung | Änderungen am Vertragsentwurf geprüft und kommentiert. | 45 Min. |
| 3. Sep. | 13:00 | 14:30 | Northstar › Website | Fehlermeldungen im Bezahlvorgang umgesetzt. | 1 Std. 30 Min. |
| 3. Sep. | 16:00 | 16:25 | Verwaltung | Buchhaltung und Änderungen an der Angebotsvorlage. | 25 Min. |
Angenommen, Hartwell zahlt $120 pro Stunde. Die beiden Einträge ergeben zusammen 2 Std. 35 Min., also $310 vor jeder Rundung. Die 25 Minuten allgemeiner Verwaltung bleiben in deiner Wochensumme, gehören aber nicht auf eine Kundenrechnung.
Wenn die Woche bereits in einer Tabelle steht, addiert der Rechner für abrechenbare Stunden ihre Zeilen im Browser. Für noch nicht erfasste Arbeit brauchst du weiterhin dieses Protokoll.
Ein leichter Ablauf für abrechenbare Stunden
Erfasse zuerst und bereinige später. Überarbeite Rechnungsformulierungen einmal täglich, damit sie nicht jede Aufgabe unterbrechen.
- Erfasse während der Arbeit. Starte den Timer zu Beginn. Notiere Kunde und Projekt gleich beim Start und ergänze eine grobe Notiz. Stoppe beim Aufgabenwechsel.
- Prüfe einmal am Tag. Kläre vage Notizen und korrigiere Fehler, solange die Arbeit frisch ist. Halte Kundenstunden getrennt.
- Prüfe vor der Rechnung. Nimm die vereinbarte Arbeit zum vereinbarten Satz auf. Fasse verwandte Arbeit unter Beschreibungen zusammen, die der Kunde kennt.
Ein wöchentlicher Rückblick dient Summen, Retainern und der Frage, ob dein Satz die Woche noch trägt. Er ist nicht das erste Lesen der Notizen.
Wie ausführlich die Notizen sein sollten
Eine Abrechnungsnotiz zeigt den Wert der Arbeit für jemanden, der nicht dabei war. Dafür gibt es eine Unter- und eine Obergrenze.
Unter der Grenze sind Notizen zu knapp: „Arbeit: 2 Std.“ sagt dem Kunden nichts und deinem zukünftigen Ich noch weniger.
Über der Grenze liegt ein minutengenaues Protokoll jeder App und jedes Tastendrucks. Diese Details erklären nicht unbedingt die Arbeit. Wenn ein App- oder Fenstertitel die Aufgabe nicht nennt, entscheidest du weiterhin, ob der Eintrag eine Rechnung stützen kann. Wenn ein erfasster Titel noch eine Entscheidung braucht behandelt diesen Fall.
Eine brauchbare Notiz nennt das Ergebnis oder den Fortschritt offener Arbeit. „Begrüßungsserie per E-Mail entworfen“ erklärt mehr als „in Google Docs geschrieben“. „Vertragsänderungen geprüft und kommentiert“ erklärt mehr als „90 Minuten ein PDF gelesen“.
Schwierige Fälle
An normalen Tagen reicht ein einfacher Ablauf. In unübersichtlichen Momenten gehen abrechenbare Minuten verloren. Eine kleine, gleichbleibende Regel hilft.
Unterbrechungen zerstückeln dein Protokoll. Gehört eine kurze Nachfrage zu demselben Kunden, derselben Arbeit und demselben Satz, lass sie im umgebenden Eintrag. Wenn nicht, gib ihr einen eigenen Eintrag, auch wenn er kurz ist.
Verwandte Teile für denselben Kunden zum gleichen Satz können eine Rechnungsposition werden. Fasse unterschiedliche Arbeit nicht als allgemeine „Kleinigkeiten“ zusammen.
Bewahre tatsächliche Anfangs- und Endzeiten auf. Wenn du rundest, könntest du vor Arbeitsbeginn Einheit, Richtung und Bezugsgröße der Rundung vereinbaren und die Regel auf eine Kopie anwenden. Stundenzettel runden erklärt, warum Originalzeiten genau bleiben. Stundenabrechnung zeigt Beispiele mit 6 und 15 Minuten.
Vergisst du Start oder Stopp, suche Anhaltspunkte in versendeten E-Mails, gespeicherten Dateien und Kalenderterminen. Sie können einen Arbeitsblock eingrenzen, aber ein einzelner Zeitstempel belegt nicht seine ganze Länge. Kannst du einen Block nicht belegen, ist es sicherer, ihn von der Rechnung wegzulassen.
Erfasse Festpreisstunden, wenn du den Zeitwert des Honorars beurteilen willst. Teile nach Abschluss das Honorar durch alle Projektstunden, um den Umsatz pro Stunde vor Kosten zu sehen. Liegt er unter deinem Ziel, prüfe unerwartet lange Aufgaben. Soweit du das nächste Angebot ändern kannst, könntest du diese Grundlage für eine andere Zeitschätzung, einen anderen Preis oder Umfang nutzen.
Halte allgemeine Unternehmensverwaltung getrennt von Kundenarbeit. Unbezahlte Kundenarbeit bleibt im Kundenprotokoll, auch wenn sie von der Rechnung bleibt. Wenn du einen Stundensatz festlegst, vergleiche abrechenbare mit gesamten Stunden. Du könntest die unbezahlten Stunden in diesen Satz einrechnen, sodass die abrechenbaren sie mittragen.
Wie das Zeitprotokoll eine Rechnung stützt
Ein Abrechnungsprotokoll liefert Datum, Beschreibung und Stunden hinter einer Rechnung. Es garantiert nicht, dass ein Kunde zustimmt oder bezahlt.
Gruppiere Rechnungspositionen nach gelieferten Ergebnissen, nicht nach zufälligen Zeitstücken.
Passe den Detailgrad an den Kunden an. Manche wollen eine Zeile je Aufgabe, andere eine je Projekt. Nutze ihre Begriffe statt deiner privaten Abkürzungen.
Wenn du nur ein Beschreibungsfeld hast, kann der Kunde genau diese Notiz sehen. Bewahre deine eigene exportierbare Kopie auf. Bei einer Nachfrage öffnest du dann ein Protokoll, statt über Erinnerungen zu streiten.
So nutzt du TimeRetain
TimeRetain hält die Stunden und Arbeitsnotizen eines Kunden zusammen. So hast du Einzelheiten hinter einer Rechnungsposition. Bei Rückfragen zum Aufwand kannst du auf das Protokoll zurückgreifen.
Prüfe Projektstunden, um den Zeitaufwand des Auftrags zu sehen, oder schaue bei Rechnungsfragen auf die Kundenarbeit zurück.
Die App funktioniert ohne Konto. Das Hauptprotokoll bleibt auf deinem Gerät. Die optionale Synchronisierung speichert eine verschlüsselte Kopie auf den Servern von TimeRetain.
Beginne mit deiner nächsten Kundenaufgabe. Halte die Stunden und die Notiz fest, die du für die Rechnung brauchst.
Fragen und Antworten
Was bedeutet abrechenbare Stunden erfassen?
Du hältst Kundenarbeit fest, um sie später zu berechnen und zu erklären. Notiere Kunde, Projekt, Datum, tatsächlichen Beginn und Ende sowie eine kurze Ergebnisnotiz. Ziel ist eine Zeile, die du noch Wochen später erklären kannst, kein Protokoll des ganzen Tages.
Welche Angaben braucht das Protokoll?
Erfasse Kunde, Projekt, Datum, tatsächlichen Beginn und Ende, Arbeitsnotiz, Satz und Abrechenbarkeit. Halte allgemeine Unternehmensverwaltung getrennt von Kundenarbeit. Unbezahlte Kundenarbeit bleibt im Kundenprotokoll und seiner Summe, aber außerhalb der Rechnung.
Wie ausführlich sollen Einträge sein?
Zeige den Wert der Arbeit, mit gerade genug Einzelheiten. Eine brauchbare Notiz nennt Ergebnis oder Fortschritt, etwa einen E-Mail-Entwurf, statt die verwendete App. Ein Protokoll je App erklärt trotz zusätzlicher Details nicht unbedingt, wofür der Kunde bezahlt.
Soll ich Festpreisarbeit erfassen?
Ja, wenn du beurteilen willst, was das Honorar für deine Zeit bezahlt hat. Teile nach Abschluss das Honorar durch alle Projektstunden, um den Umsatz pro Stunde vor Kosten zu sehen. Liegt er unter deinem angestrebten Stundensatz, könntest du das Protokoll beim nächsten Auftrag für eine andere Schätzung, einen anderen Preis oder Umfang nutzen, soweit du das entscheiden kannst.
Wie mache ich Rechnungsstunden für Kunden leichter nachprüfbar?
Gruppiere Positionen nach Ergebnissen, passe Einzelheiten an den Kunden an und nutze seine Begriffe. Wenn du Rechnungsstunden rundest, könntest du die Methode vor Arbeitsbeginn vereinbaren und die Originalzeiten genau aufbewahren. Behalte ein exportierbares Protokoll für spätere Rückfragen.